論高校檔案的編研與利用

摘 要 近年來，社會信息化對檔案管理對象與服務對象產生了巨大影響。為提升高校檔案編研和利用水平，應與數字校園建設同步，擴大檔案編研的服務范圍；探索檔案編研的新方式與新途徑；充分發揮展覽的傳播功能；主動為高校及社會用戶提供知識服務。

關鍵詞 高校檔案 編研 檔案利用 知識服務

中圖分類號：G640 文獻標識碼：A

Discussion on the studying and utilization of colleges archives

PENG Mei

（Xi'an Aeronautical Polytechnic Institute， Xi'an， Shaanxi 710089）Abstract In recent years， the social informationization has a huge effect on archives management and the service. To improve the level of research and utilization of archives in colleges and universities， synchronized with the digital campus construction， expand the service scope of archives studying； explore the new way and new method of archives studying； give full play to the transmission function of the exhibition； take the initiative to provide knowledge service for the universities and society.

Key words studying college； archives files； using exhibition； knowledge service社會信息化對高校檔案管理對象與服務對象產生了巨大影響。檔案工作環境由以往的手工操作轉變為計算機操作，檔案用戶也希望在查閱和利用資源不再受到時空限制，希望獲得更多更好的遠程檔案服務。但從實際情況來看，高校檔案部門并不能滿足學校和社會的需要，檔案編研和利用工作還存在許多不足之處。據統計，截至2007 年底，全國72所部屬高校檔案事業機構的檔案利用量僅占館藏檔案總量的8.37%。①因此，提升高校檔案編研和利用水平是一個亟待解決的問題。本文對此進行了一些探討，并提出四點具體的建議。

1 與數字校園建設同步，擴大檔案編研的服務范圍

數字校園建設是指利用先進的計算機網絡技術和信息通訊技術，將現實校園的各種資源數字化，形成一個數字空間，并對這些數字化信息資源進行整合和集成，以實現教育與管理過程的信息化與自動化。②數字校園系統一般由統一信息門戶、數據庫資源、業務應用系統和基礎平臺應用系統組成。目前，國內各高校掀起數字校園建設的熱潮，為此投入了大量的人力、物力和財力。

高校檔案部門應抓住數字校園建設的有利時機，主動與本校主管數字校園建設的部門合作，取得支持，實施適合本單位檔案信息化建設的工程項目。此外，高校檔案部門還應克服封閉意識，增強對外服務的主動性，提升對外交往能力。檔案編研人員應走出校門，了解社會公眾關注的熱點問題，選擇合適的編研題目，推出深受企業、社會組織和一般公眾歡迎的編研成果，切實提高高校檔案編研的美譽度和社會影響力。

以南京大學檔案館為例，該館于2001年就開發應用了“南大之星”檔案網絡管理系統6.0，實現館藏多媒體檔案數字化、檔案信息管理數據庫化和檔案信息查詢網絡化，在南京大學校園上建立了“南京大學檔案館”和“南京大學校史博物館”網站，向社會發布50多萬條檔案信息，目前網站的訪問量已經達到近200萬人次。③

2 探索檔案編研的新方式與新途徑

為了適應對高校檔案工作發展的新要求，我們應探索檔案編研的新方式和新途徑，積極開發和整合包括檔案在內的各種信息資源。編研人員通過研究國家、學校所在地及本校未來五到十年的發展規劃，明確重點，廣泛搜集和整理與學校發展相關的信息資源，并對這些信息資源進行深加工，提煉出能為學校中心工作服務，為領導決策服務的檔案編研精品成果。

此外，檔案編研工作既可由本校檔案部門來承擔，也通過與校外其他檔案機構和信息科技公司聯合承擔。聯合編研不僅能克服本校館藏信息不全面、不完整的弊端，還能匯集各家之所長，提高檔案編研成品的質量，增強編研成果的社會影響力。

3 充分發揮展覽的傳播功能

舉辦各種展覽活動，是近年來高校檔案館開展的檔案利用新方式。內容豐富、形式多樣的各種展覽能夠讓觀眾直接看到甚至摸到展品，比純文本形式的檔案材料更直觀、更真實。同時，對展覽活動現場的精心布置，還能夠調動觀眾的各種感官，給他們留下深刻的印象。

目前，國內許多高校檔案部門利用現有的數字化館藏檔案資源，以網絡為平臺，再結合網下現場展覽，不僅把校檔案館建設成為檔案保管基地和檔案信息資源開發利用中心，更成為愛國愛校的教育基地。以北京大學檔案館為例，自2000年以來，該館成功舉辦了“北京大學檔案館館藏與利用成果展”、“回顧歷史 再現輝煌——‘一字級’同學身邊的人和事”、“在共產主義旗幟下——北京大學慶祝中國共產黨成立80周年圖片展”、“紀念江澤涵院士誕辰100周年”等專題展覽，取得較好的社會反響。該館還聯合北京市檔案局向北京市委宣傳部申請將北京大學檔案館建設成為北京市青少年愛國主義和精神文明建設基地。④

高校檔案部門還可根據自身情況，建立校史展覽館，對本校師生員工進行校史、校情教育，激發他們愛校的熱情，為已畢業校友提供與母校親密接觸，引發美好回憶的交流園地，并借此搭起對外交流合作的平臺，使校史展覽館成為展示本校團結進取、人文日新的窗口。

不過，從目前一些已建成的校史展覽館展覽來看，普遍存在著規模小，缺少經費支持和專業人員參與等問題，從而影響了高校檔案展覽的效益。為此，可以考慮聯合辦展，即各高校檔案部門采取橫向、縱向以及跨行業合作的方式，盡量將某一主題的相關資源收集齊全，為觀眾提供更加豐富的展品，從而提高展覽的吸引力，產生更好的宣傳效果。例如2010年4月，中國人民抗日戰爭紀念館與清華大學、北京大學、南開大學、云南師范大學等高校的檔案館聯合主辦了“抗戰時期的西南聯大”專題展覽。此次展覽史料翔實，內涵豐富，展出的檔案資料系從南開大學檔案館、北京大學檔案館、清華大學檔案館及云南檔案館精選，西南聯大的老校友及西南聯大教師的后人也為展覽提供了大量珍貴文物。⑤

值得指出的是，在舉辦各種展覽的同時，高校檔案部門要積極聯系新聞媒體，對展覽進行廣泛宣傳，使其能為更多的公眾所知悉。

4 主動為高校及社會用戶提供知識服務

知識服務是指對檔案信息進行深層次開發，將文獻單元轉變為知識單元，為用戶提供學術層面的服務，具有動態性、連續性和針對性的特點。高校檔案部門應主動為高校及社會用戶提供知識服務，主要是開展主題信息服務和信息推送服務。

首先，開展專業主題信息服務。主題信息服務是針對特定的檔案需求，對相關資源、服務和工具進行整合，為用戶提供信息搜索、傳遞和交流服務。專業主題信息服務必須對用戶需求進行精確分析，從而提高信息資源的利用效率。

其次，開展信息推送服務。推送服務改變了以往高校檔案部門坐等用戶的局面，利用互聯網絡主動向用戶傳遞信息。檔案信息推送服務的過程是：檔案用戶首先向系統輸入信息需求，包括用戶個人信息、感興趣的信息主題等，然后由系統進行針對性的搜索，并定期將有關信息推送至檔案用戶郵箱中或其它指定位置。

注釋

① 藺海波，張勝強. 教育部直屬高校檔案工作調查報告[A].學府蘭臺，如歌歲月[C].廈門：廈門大學出版社，2008：5.

② 武昊宇.應用現代信息技術的數字化校園解決方案研究[J].硅谷，2011（23）.

③ 南京大學檔案館網站.南京大學檔案館、校史博物館簡介[EB/OL].http：//dawww.nju.edu.cn/pub/？fpub=1fid=1id=18showbtn=1.

④ 北京大學檔案館網站.北京大學檔案館簡介[EB/OL].http：//www.dag.pku. edu.cn/gaikuang/bgjj.asp.

⑤ 南開大學檔案館網站工作動態欄目.我校檔案館參加“抗戰時期的西南聯大”展覽[EB/OL].http：//user.nku.cn/dag/publizes/publize.aspx？id=38.