商務英語信函中禮貌原則的探討及教學啟發

摘要： 禮貌的溝通是商業合作成功的前提之一。通過運用語用學禮貌原則的理論來分析和歸納商業信函的用語時，發現有不少常規性的言語表達是符合部分禮貌原則的，但同時也存在著違反禮貌原則的言語現象。雖然已有學者研究過類似議題，但卻較少探討信函中違反禮貌原則的現象及其對教學上的啟發意義。

關鍵詞：禮貌原則；體現與違反；商函教學

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A

禮貌是一種社會現象，是人們在交際中自覺遵守的一種行為規范。對于人們如何使用禮貌，比較有代表性的研究是Lakoff和Leech的禮貌原則。運用這兩種禮貌原則探討商務英語信函用語時，可以發現，商函中大部分的言語表達都遵循了一些基本的禮貌原則，但由于商業活動的特殊性，有時為了促成彼此的合作或者爭取最大利益，人們也會故意違反這些原則。通過歸納總結商務英語信函中這些體現或違反禮貌原則的常規性言語表達，可以給教學帶來啟發，幫助學生更深刻地理解在商英信函中禮貌原則的使用和表達方法，提高他們的商函寫作水平和交流能力。

1 Lakoff的禮貌原則

美國語言學家Lakoff從行為主義心理學的角度出發，依據人們對行為的心理反應是否愉悅這一標準，定義了禮貌的三個基本原則（politeness rules）：規則1 ：不要強加于人；規則2：給對方留有余地；規則3：增進彼此之間的友情。[1]規則1 的意思是說在交際中，人們往往通過較為婉轉的語言表達來避免受話人感到自己在把個人意愿強加給對方。規則2尤其適用于交際雙方比較平等的情況下，例如商務活動中的買方和賣方，發話者會使用比較緩和的表達方式給對方留有選擇和拒絕權。規則3在商務信函中則體現得并不多。

2 Leech的禮貌原則

英國語言學家Leech在上世紀80年代提出了禮貌原則（politeness principle），由六條準則組成：準則1：得體準則；準則2：慷慨原則；準則3：贊譽原則；準則4：謙遜原則；準則5：一致原則；準則6：同情原則。[2] 準則1的意思是盡量減少對他人的損害，多強調對他人的益處。準則2與準則1相對，表示盡量減少自己的益處，多強調自己所付的代價。準則3是少貶損他人，多稱贊他人。準則4是少表揚自己，多批評自己。準則5是減少與他人觀點上的不一致。準則6即減少自己與他人感情上的對立。[3]在商函中，可以找到不少對得體準則和慷慨準則的遵循，以及對謙遜準則的違反，然而贊譽、一致和同情準則在商函中體現得較少。

3 商英信函中禮貌原則的體現

運用兩位學者的禮貌原則分析商務信函用語時，可以找出許多符合部分禮貌原則的常規性表達。掌握這些表達方式對提高學生的商務英語信函的寫作水平十分有幫助，下面的語言實例均選自《外貿英語函電》[4]。

3.1Lakoff禮貌原則體現之一：不要強加于人

禮貌原則之一就是避免讓受話人感到意愿被強加。在商英信函中，為了避免這點，發信方應少用指令性的言語，而多選用間接或者委婉的語句。比較常見的表達有以下四種：

（1）Can/Could/May： Can you please send us some samples and quote your lowest FOB price？ （請

問你能寄給我們 一些樣品并且向我們報你們的離岸價嗎？） May we suggest that you contact the company directly？ （我們可以建議你們直接聯系公司嗎？）

（2）We wish/hope： We wish to draw your attention to a special offer which we have made on it.

（希望你們能注意到我們所提出的一個特別的報價。） We hope you will appreciate our position. （希望你們能理解我們的處境。）

（3）We would appreciate/be obliged/be grateful： We shall appreciate it if you can send us a brochure and sample book by air immediately. （如能立即航寄一份說明書和一份樣本，不勝感激。） We shall be obliged if you will send us a copy of your latest catalog and please quote us for the supply of the item listed on the enclosed enquiry form. （如果你們能給我們寄一份你們最新的產品目錄的拷貝并提供查詢表格上所列商品的報價，我們將不勝感激。）

（4）We take the pleasure of/shall be pleased to/should be glad to： We should be pleased if you would respond to our request at your earliest convenience. （如果你們能盡早回復我們的請求，我們將十分高興。） We’d like to thank you for your letter of June 7 offering your services and should be glad to discuss the possibility of expanding trade with you. （我們想感謝你在六月七日的來信中表示愿意提供服務，并很高興能與你方討論進一步擴展貿易合作的可能性。）

以上是四種避免將自己的意愿強加給對方的表達方法，例如選用can， could或may等助動詞引導的疑問句比起使用帶有指令性色彩的祈使句，語氣上要緩和很多。又如在表達請求時，加入“希望”、“將不勝感激”及“十分高興”等修飾語后，大大降低了請求的強迫性，利于對方心理上的接受。

3.2 Lankoff禮貌原則之二：給對方留有余地

商業合作中，買賣雙方的地位往往比較平等，在提出請求時，比較禮貌的做法之一就是給對方保留拒絕的余地。這一類比較典型的用法是用wonder來引導：We wonder whether you can accept our proposal of payment by CAD on arrival of goods. （我想知道你方能否接受我們在貨物到達之后交單付款的提議。） “想知道”意思上就等同于沒有強迫對方接受，給對方保留了接受或者拒絕該提議的可能性。

3.3 Leech禮貌原則之一：得體準則。

少讓他人的利益受損，多讓他人獲益是得體準則的內容。此處的典型表達方法是You-attitude：即商務信函中常見的一種以代詞you來做主語的表達方式，它主要是為了突出對收信者的利益的尊重和維護。[5]也就是說要從對方的角度出發來陳述事實或表達請求。下面是兩組例子，體現了從不同角度描述同一件事情的不同效果：（1）You will earn 2 percent discount when you pay cash. （若現金支付，你能享受百分之二的折扣。） 比較：We allow 2 percent discount for cash payment. （現金支付時，我們允許百分之二的折扣。） （2）Depositing money with us， you earn high dividends. （把錢存在我們這里，你會得到高股息。） 比較： Depositing money with us， our bank pay you high dividends.（把錢存在我們這里，我們銀行會付給你高股息。） 同樣的事實和意思，卻因為表達時選用的主語不同，體現出了不同的效果。選You為主語，是完全以對方為出發點的表達，充分體現了多讓他人獲益的原則，不僅得體禮貌，而且還利于對方接受發函者的提議。

3.4Leech禮貌原則之二：慷慨準則。

盡量少讓自己獲益，多讓自己的利益受損是慷慨準則的內容，同時也可以看成是得體準則的另一面。為了達到多讓自己的利益受損的效果，發信方常會使用英語里形容詞的最高級或是選用與“exception”（例外）這個詞有關的短語來強調對自己利益的損害，例如：（1）It is the lowest price that we can offer you now. （這是我們可以給你提供的最低價格） We’ll give you our lowest quotations and try our best to comply with your requirement. （我們將給你方提供我們的最低報價并會盡最大努力去實現你方的請求。） 形容詞的最高級所描述的“提供最低價格”充分體現了發信方對自己利益最大程度上的損害以及維護對方利益的態度。

又如：（1）Although your price is below our level， we accept， as an exception， your order with a view to initiating business with you.（盡管你方的價格低于我們的水平，但是為了與你們開展業務合作，我們此次破例接受你們的訂單。） In compliance with your request， we exceptionally accept delivery against D/P at sight， but this should not be taken as a precedent. （依照你們的要求，我們這次破例接受即期付款交單，但下不為例。） 通過使用“破例”這類詞匯表達，發函者也很巧妙地突出了自己為了和對方實現成功的商業合作而做出的利益讓步。

4 商英信函中禮貌原則的違反

在商務信函中多貶低自己，少稱贊自己是謙遜準則的內容。[6]商務信函中常體現出對此準則的違反，并多見于在建立貿易關系時的自我介紹中。這種情況下，發信方不但不會貶低自己，反過來還會使用許多肯定的表達來描述自己公司和產品的優勢。違反禮貌準則的原因是為了成功地建立合作關系。例如：We are one of the largest computer manufacturers in our country and have exported the products for about 10 years. （我們是我們國內最大的電腦制造商之一，而且產品出口國外已經有十年多了。） We trust that the superior quality， attractive design and reasonable price of our products will surely enable us to defeat the competitors. （我們相信我方產品的優良質量、吸引人的設計、合理的價格定能擊敗競爭對手。） Our customers are always satisfied with our products and service after selling. （我們的顧客一向都對我們的產品和服務非常滿意。） 在上述三個例句中，發信方都選用了贊譽性的表達來突出自己的優點，雖然是對禮貌原則的一種違反，但對爭取對方與自己建立貿易關系卻起了很好的促進作用。因此，在商務信函中出現違反謙遜準則的原因多是出于建立良好商業合作的現實目的。

5 教學啟發

作為商務活動重要的溝通媒介之一，商務信函這一特殊功能使其語言具有禮貌性的表達特點。[7]教師在講授商務英語信函的寫作時，可以根據禮貌原則的理論和相關言語表達給學生進行一些系統性的講解和對比分析的探討。例如：

5.1 介紹和探討禮貌原則的內容。

給學生介紹一些簡單的理論知識有利于學生更全面地分析商業信函中的禮貌性原則，同

時可以引導學生對禮貌原則的使用和產生做一些探討。引導學生思考在不同的社會關系中，禮貌原則的使用有什么異同；以及在商務英語信函的交流中，為什么會出現遵循或違反禮貌原則的現象。

5.2 引導學生歸納禮貌性的言語表達。

除了給學生提供一些常見及典型的言語表達之外，教師還可以引導學生在課余時間里收集商務英語書信，然后對其語言進行歸納分析，找出更多體現禮貌原則的語言表達方式。這種發現式學習方式可以幫助學生更牢固地記憶語言和靈活地運用，也利于學生提高商英信函的寫作水平。

5.3 對比分析中外商業信函的禮貌原則。

語言的內涵因著使用者的不同而有所差異，禮貌原則的內容也同樣受到不同社會和文化背景的影響。對比分析中外商業信函中禮貌原則的異同不僅有其現實意義，更可使學生更好地使用書面語進行商業領域的跨文化交流。

6 結語

禮貌用語是商務英語信函的重要特點之一，Lakoff和Leech所總結的禮貌原則給人們提供了一個系統分析商英信函語言特點的工具和視角。因著商業目的不同，商英信函也會相應地出現體現或者違反禮貌原則的語言現象，總結歸納這些不同情況下的常規性語言表達對商務英語信函的教學有著實際的意義與啟發。

參考文獻

[1]李捷，何自然，霍永壽.語用學十二講[M].上海：華東師范大學出版社，2011.

[2] Leech G. .Principles of Pragmatics [M]. London and New York： Longman， 1983

[3]劉潤清.關于Leech的“禮貌原則” [J].外語教學與研究，1987（2）：44

[4]鄭文玲，肖揚軍.外貿英語函電[M].北京：清華大學出版社，2012.

[5]潘麗紅.You-Attitude禮貌原則下的英文商務信函寫作[J].職教論壇，2007（16）：48

[6]裴倩倩.禮貌原則與商務信函的句式運用[J].齊齊哈爾師范高等專科學校學報，2008（1）：50

[7]姜宏麗.禮貌原則在商務英語寫作中的應用[J].商場現代化，2008（5）：208

作者簡介：魏如晨（1984-），女，江西南昌人，廣東行政職業學院外語系，助教。（廣東省廣州市，510800）