離退休人員紙質檔案與電子檔案之間保護技術的聯系

鄧靜波

摘 要：離退休人員檔案管理是整個檔案體系中的重要組成部分。面對辦公自動化的沖擊和影響，檔案管理的方式也在不斷發生變化。紙質檔案與電子檔案間的保護技術到底存在什么樣的區別和聯系，是本文探討的重點，也是檔案管理模式創新發展的關鍵。

關鍵詞：離退休人員；紙質檔案；電子檔案；保護技術；聯系

計算機及網絡技術向縱深深處的發展，辦公自動化正在普及應用，檔案管理也不例外。傳統檔案管理的弊端不斷顯現，如管理效率低、差錯率高、管理成本大等特點，不利于檔案管理的規模化、高層次發展。辦公自動化向檔案管理領域的滲透和發展，為檔案管理的可持續發展提供了機遇，但檔案管理的信息化也面臨著不少的挑戰，如信息化投入成本高、信息安全難以保證。離退體人員檔案管理面臨著復雜化的情況，面臨著新情況、新問題，如何破解檔案管理難題，引導檔案管理合理發展，是一個值得深思的問題。

1 離退休人員檔案管理面臨的形勢和基本情況

離退體人員檔案管理工作是一項復雜的工程。由于離退體人員的檔案多是傳統紙質檔案。紙質檔案對檔案工作環境，如溫度、濕度、條件等要求比較高，外界環境容易對檔案的材料等產生影響。此外，由于紙質檔案在保存過程中也容易發生變質、損壞的現象。這些都對檔案管理提出了嚴峻的挑戰。隨著網絡技術和計算機技術的深入發展，檔案管理信息化進行在不斷加強。信息化的檔案管理系統作為一種信息管理系統，為檔案管理的信息化、自動化和系統化提供了有效的措施和手段，同時電子檔案能夠克服紙質檔案保存過程中存在的問題和缺陷。因此，不少地區的檔案管理機構都開展了檔案管理信息化，從而提高效率節省成本。但由于離退休人員檔案管理的特殊性，檔案信息化中面臨著不少的困難。如信息量大、信息化成本高等特點，但作為未來發展主流，電子檔案在檔案管理中有著廣闊的發展前景。

2 離退休人員紙質檔案與電子檔案之間保護技術的區別

電子檔案與紙質檔案從實質上來看，它們之間還是有差異的。紙質檔案實質上是對檔案載體的保護，通過不斷的完善、優化措施、修復等物理環境或物理實體的保護從而確保檔案信息的安全。紙質檔案的管理并不需要特別的技術手段和措施，檔案的保護主要是對外圍環境的控制、調整，確保檔案室的外圍環境能夠滿足檔案實體的基本要求。在紙質檔案的保護過程中，注重對檔案信息的完整性、安全性的保護。相對來說，紙質檔案的管理成本比較高，人工管理費、檔案紙質、外圍環境控制設備等都占用了大量的費用。而電子檔案由于管理信息方式的不同，它主要是對計算機及軟件技術的依賴性較強。隨著計算機技術的發展，檔案管理信息系統的功能不斷增強，可以實現對紙質檔案管理的真實模擬，通過對信息系統的完善，功能設計增加、界面設計的優化等從而促進檔案管理的技術水平的提升。與紙質檔案最大的不同在于對技術的依賴較強，在投入成本方面，雖然一次性投入成本大，如信息系統的購買、計算機及網絡設備的購置等這些都需要較大的投入，隨著計算機技術的革新和進步，信息化的成本在不斷降低，信息系統的功能也在不斷完善，信息安全措施也在不斷提升，這些都為電子檔案的發展提供了巨大的機會。此外，電子檔案管理節省了大量的人工成本，有利于檔案管理的長遠發展。

3 離退休人員紙質檔案與電子檔案之間保護技術的聯系

紙質檔案與電子檔案是檔案管理中的主要形式，也是未來檔案發展的兩種主流趨勢。從檔案管理的原則、方法和技術情況來看，紙質檔案與電子檔案有著顯著的關聯性。它們的目的是一樣的，都是確保檔案的完整和安全。紙質檔案能夠克服電子檔案在管理中存在的信息脆弱現象，也能夠保證檔案信息的安全；而電子檔案由于信息的高效性、便捷性、方便性等特點，電子檔案能夠為紙質檔案的管理提供支持和借鑒，紙質檔案管理方式和手段的創新，有助于為電子檔案的管理和開展提供支持，電子檔案是紙質檔案管理的模擬和再現。紙質檔案管理方式的創新有助于電子檔案管理的優化和發展。從歷史進程來看，紙質檔案的管理具有悠久的歷史，在管理經驗、管理方式、管理措施等方面具有很強的優勢，并形成了一整套完整的管理體系，技術措施等都比較成熟。而電子檔案管理技術在一定程度上必須依賴和借鑒紙質檔案的管理措施和技術。紙質檔案能夠彌補電子檔案在管理中存在的不足，提升檔案管理的效率和水平，為檔案的科學化和合理化提供了幫助。紙質檔案與電子檔案間的關聯性將會改進檔案管理的模式，為檔案信息的權威性、真實性、安全性提供巨大的支持和幫助。所以，電子檔案與紙質檔案是相互聯系的，不存在一種方式對另一種方式的替代。正是電子檔案與紙質檔案在管理上的相互作用、相互依存，才能夠有效保證離退休人員檔案的安全性和客觀真實性。

4 結束語

總之，離退體人員紙質檔案與電子檔案保護技術是相互聯系，相互作用的。本文在對檔案保護技術的兩種形式的分析中，認識到檔案管理一個復雜的過程，紙質檔案與電子檔案的并存將會對完善檔案管理，優化檔案管理措施和手段提供支持和幫助。同時，紙質檔案與電子檔案是有區別的，紙質檔案是電子檔案管理中的良好補充。而電子檔案的存在和發展，也大大提高了檔案管理和檢索的效率和水平。因此，合理調整和平衡電子檔案與紙質檔案的比例，加大離退體人員檔案管理力度，促進檔案管理水平的提升。

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