淺談辦公自動化條件下文檔一體化管理

摘 要：辦公自動化的廣泛應用，為文檔一體化管理提供了契機，本文重點對文檔一體化管理的特點、意義以及應遵循的原則和主要內容進行了分析和闡述。

關鍵詞：辦公自動化；文件檔案；一體化管理

提高文檔工作的效率和管理水平，使檔案管理工作逐步實行自動化，以適應科技發展的需要，是文檔工作者必須面對和解決的問題。

1 文檔一體化管理的特點

文檔一體化管理，就是從公文處理和檔案管理的連續性和整體性出發，借助計算機網絡和信息處理技術展開工作。文檔一體化管理有以下特點：

1.1 整體性

借助計算機及其網絡，把文件處理過程和檔案管理作為一個整體，在同一個控制中心的組織指導下，按照檔案工作的要求協調文書工作，加強了文書人員與檔案人員的配合協作，減少了工作環節，縮短了文件的歸檔時間，實現了信息共享，使文檔的整體優勢得到有效發揮。

1.2 規范性

實行文檔一體化管理，從文件的形成開始直到立卷歸檔，按照統一的標準格式進行文件處理，使文檔管理逐步達到科學化、標準化、規范化的要求。

1.3 前控性

運用計算機對文件、檔案進行一體化管理，可以達到對文件處理的超前控制，實現從文件到檔案的有效轉換，為提高檔案質量奠定了基礎。

1.4 準確性和時效性

如果輸入的信息準確無誤，計算機就能完整地提供所需要的信息；通過計算機網絡管理，可依據不同授權實現便捷查尋、分析利用、檢索調閱、打印復印等多種功能，用戶可根據實際需要對檢索信息進行各種排列組合，并輸出信息，滿足了不同利用者的多層次需求，提高了工作時效。

1.5 經濟性

簡化了傳統管理方式中的人工整理、分類、制卡等過程，達到了一次輸入多次輸出，降低了人力、物力、財力成本，節約了存儲場地和空間。

1.6 創新性

檔案部門可以利用文書部門歸檔的機讀目錄，進行文檔統計和編研，提供各種案卷目錄、基礎數字匯編、專題匯編、文件匯編等。

2 實行文檔一體化管理的意義

2.1 實行文檔一體化管理是檔案實體數字化的需要

隨著計算機和網絡的廣泛應用，紙質文件和電子文件共存的時代已經來臨。為了使館藏檔案資源進入網絡并實現資源共享，就必須將紙質檔案轉化成數字形式，即電子檔案，以提高檔案的使用效率。同時為了保障信息時代所產生大量電子文檔的真實性、完整性、有效性，必須對電子文件實行前端控制和全程管理，即采用文檔一體化管理模式，使檔案更好地服務于機關，服務于公眾。

2.2 實行文檔一體化管理是檔案傳遞網絡化的需要

網絡技術作為信息時代的主要特征，淡化了信息交流和傳遞之間的距離感，人們可以不受限制的進行隨時隨地的溝通。其開放性、快捷性特點，使辦公效率極大提高。通過網絡進行檔案信息的收集、鑒定、整理、保管、利用等工作，是信息時代檔案管理發展的必然趨勢。

2.3 實行文檔一體化管理是檔案資源利用社會化的需要

檔案信息化的根本目的在于借助網絡實現信息資源共享，為用戶提供高質量的服務。實行文檔一體化管理，將文書和檔案管理部門統一起來，彼此間資源共亨，相互協作，共同發展，發揮了文件和檔案的整體優勢，滿足了人們隨時隨地進行溝通和獲取信息的需求，提高了管理效率，促進了文檔工作的社會化。

3 實行文檔一體化管理應遵循的原則

3.1 將檔案信息化納入到機關辦公自動化之中的原則

即在進行辦公自動化建設之初，就要把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，統一安排，統籌規劃，使二者融為一體，同步進行，協調發展。

3.2 紙質文件和電子文件并存保管的原則

在目前法律和技術不完善的情況下，為了保障電子文件的安全，國家檔案局要求，重要的文件要實行歸檔“雙軌制”，即“紙質”與“電子”兩種文件形式同步歸檔、同時存在。

3.3 保證檔案信息安全的原則

辦公自動化系統涉及大量國家秘密和敏感信息，必須與公共信息網實行物理隔離。涉密電子文件和檔案要限制在被授權范圍內查看，防止信息泄露。檔案信息資源開放利用必須經過嚴格審查。同時要采取技術防范措施，確保辦公局域網和檔案信息的安全。

4 文檔一體化管理的主要內容

4.1 文檔生成一體化

是指在文件生成階段，就要按照文件歸檔的標準和要求進行系統設計，確保生成的電子文件符合檔案管理的功能與需求。由于電子文件的內容易受損失和被修改，為保證電子文件的原始性，檔案工作必須向前端延伸，參與到文件工作中去，記錄電子文件從“出生”到歸檔成為電子檔案的一切活動過程和處理情況，即實現前端控制。并盡可能多的捕獲電子文件的元數據（如文件創建者、收件者、文件主題和格式，創建日期、歸檔日期、重要程度等），確保電子公文真實可靠。

4.2 文檔管理一體化

是指對文件和檔案的運動流程實施統籌規劃、全面控制和綜合管理，包括管理體制的統一設計，組織機構的統一設置，管理人員的統一配備，管理制度的統一規范等。電子文件形成后即成為電子檔案，應及時進行積累，防止在分散狀態下發生信息損失和變動。機關辦公活動中形成的公文性電子文件，一經定稿就不得進行任何修改。收集過程中的一切變更都應記錄在案，收集的電子文件要進行備份。

4.3 文檔利用一體化

是指對文件和檔案的利用進行合理協調，在文件階段就要樹立服務的意識，使文件盡快盡早地發揮作用。用戶根據需要，借助辦公自動化系統，輸入檢索命令即可查到所需的全部文檔信息，而不用考慮所需信息是文件信息還是檔案信息，以滿足用戶的個性化需求，擴大利用的廣度和深度，提高利用效率。

4.4 文檔規范一體化

在管理過程中，要根據《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》，參照公文格式和檔案著錄的各項標準，針對現行的文件管理過程，制定具體的標準規范和實施要求。

總之，辦公自動化為實行文檔一體化管理奠定了基礎，也為檔案管理現代化、科學化提供了契機。檔案工作者只有轉變觀念、創新方法，逐步推進文檔一體化建設進程，才能充分發揮文書和檔案的整體效益，為日常管理、科研生產提供高效的信息服務。

參考文獻

[1]王紅珊 辦公現代化趨勢下的文檔一體管理分析，辦公室業務，2012.10

[2]趙彥昌 電子時代文檔一體管理資新論，科技檔案，2008.3

[3]李向前 淺談辦公自動化環境與文檔一體化管理，求實，2006.11

作者簡介

盧禮盈（1964-7），男，漢族，陜西洛南人，中國人民武裝警察部隊學院訓練部，065000，河北省廊坊市，大學本科，副研究館員，主要從事文件管理。