學校檔案管理淺說

鄧成梅

（荊州廣播電視大學，湖北 荊州 434020）

學校的檔案管理工作屬于學校日常事務中的一項重要內容，是學校整體運行機制中不可或缺的部分。不僅因為學校檔案記載著學校建立、建設與發展的歷史過程，它還詳細記載了學校教學、科研和各項工作所取得的成績與經驗。從這些歷史記錄中歸納出的有關問題與教訓，可為今后學校的科學發展提供切合實際并完整可靠的決策依據。

一、檔案在學校工作中的重要地位與作用

（一）檔案是學校辦學歷史的真實記錄。檔案是由學校歷年在教育教學過程中形成的文件材料積累轉化而來的，無論是學校的征地建設、領導更迭，還是教職工的進出與職稱評聘，學生的人數與學籍變異等等，在學校檔案上都會一一留下原始記錄。因此，檔案能客觀地記載學校的辦學歷史，反映學校過去教育教學活動的完整情況，是學校總結過去工作中的成功經驗和失敗教訓的憑據，是學校處理教學與管理工作不可缺少的輔助資料，是學校領導與教職工尤其是新任領導與新入職教職工熟悉學校工作情況、處理學校事務時，需要查考和利用的重要音像與文字材料。

（二）檔案是學校領導決策的得力參謀。學校領導為了使自己的工作能切合實際、有效開展，必須對學校過去的辦學情況進行必要的、全面的調查研究，精心謀劃，才能做出正確的決策。為此，不得不借助學校檔案開展一些必要的調查和研究工作，了解各時期的辦學師資、專業設置、課程開設、教學實驗、招生與畢業生人數等多方面的情況，根據這些情況，及時調整辦學思路、改進管理方法，確保學校教育、教學工作順利進行。

（三）檔案是學校宣傳工作的主要素材。檔案的內容極其豐富，集中了學校各個時期生動的音像文字資料，具有較強的說服力和感染力，其中有些內容還可以為學校宣傳教育提供生動素材。例如，學校檔案保留的照片、數據及其他文字資料就是對廣大師生員工進行校史宣傳，校情教育的最好資料，可以激發師生敬業愛校的熱情；同時，利用學校檔案資料舉辦各類展覽、宣傳專刊和報告會，宣傳學校的辦學經驗與成果，可以提升學校的社會形象、擴大學校的辦學規模、提高學校的辦學質量。

（四）檔案是學校工作評估的原始資料。對學校過去工作的查考，離不開真實數據，離不開音像文字資料，這就必然離不開檔案。一次全面的學校工作評估，必須對學校的辦學理念、發展建設、辦學條件、領導配備、師資力量、管理績效、教學水平，以及學生的德、智、體、美、勞成績，甚至學生走向社會后的各種情況進行認真的調查和分析。只有依靠檔案提供的原始資料，才能得到系統、全面、準確、科學、切合實際的評估結論。

（五）檔案是學校人才培養的可靠依據。檔案中的教職工檔案部分都是由確鑿的原始材料和歷史證件構成的，它客觀地反映了每個人的政治素質、道德品質、思想水平、工作能力、業務專長、家庭和社會關系以及身體健康狀況等等。通過查閱完整的檔案，就能掌握一個人德、才、體的全面情況，了解他的全部歷史，適當調整其工作、變動其職務，搞好優秀人才的培養工作，使其能更好地發揮才能和作用。如學校人事檔案，它是個人經歷和工作實踐的歷史記錄，再如學校教學檔案，它是教師教學活動與教學效果的真實反映。

（六）檔案是學校科學研究的重要基礎。科學研究工作，主要依靠人類的社會實踐，只有通過不斷總結前人的研究成果，吸取有益的經驗教訓，才能避免少走彎路或不走彎路。學校開展科學研究，必須聯系學校的發展實際、必須充分占有材料。在這項活動中，檔案一方面能提供學校的原始記錄和研究成果供直接借鑒，另一方面能提供學校大量的基礎材料供間接參考，其真實可靠性是任何材料都不可替代的，因而可以說檔案是學校科學研究的重要基礎。

二、學校檔案管理工作現狀及存在的問題

自《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》實施以來，絕大多數學校在檔案管理工作中不斷貫徹落實《檔案法》和《實施辦法》，努力適應改革發展的需要，在建立科學的管理制度、加強檔案管理隊伍建設和改善檔案硬件設施等方面，均有了很大的提高，但在具體工作中仍然存在著許多問題，主要表現在以下幾個方面：

（一）學校有些領導對檔案工作重視不夠。由于檔案是歷史的產物，不能在當前產生直接的成果與效益，往往是到檢查評估利用的時候才顯出其價值，所以，有些急功近利的領導對檔案管理的意義認識不足，往往不把檔案工作作為學校工作的一項重要內容來納入工作日程，只是把檔案工作擺在學校工作的附屬位置，對《檔案法》學習、宣傳不夠，致使學校大多數人不了解檔案法律責任，不明確統一管理檔案的意義，不重視學校檔案工作。

（二）學校有些教職工依法治檔觀念淡薄。由于檔案違法行為所產生的后果具有間接性、隱蔽性，這導致有人忽視或輕視檔案違法行為，學校教職工依法歸檔的意識不強，把檔案資料的收集、移交看成是一種負擔，甚至以輕率的態度隨意處理。學期或學年結束，該交的檔案資料不能及時整理移交，需檔案管理人員多番催討，也不一定完全到位，造成年度立卷歸檔工作不能按時完成，以及材料收集不齊全，分散在各部門甚至個人的手中，這都嚴重影響了學校檔案的系統性和完整性。

（三）學校檔案管理手段大都比較落后。許多學校的檔案管理和應有技術還比較落后，不少檔案管理部門不僅沒有電腦等現代化管理設備對辦學信息進行集中存儲處理，就連起碼的分類裝訂、防火、防蛀的設施也不完備，檔案管理人員還是依靠手工方式和原始手段完成檔案的裝訂保管工作，這不但費時費力、效率低下，而且影響到檔案的長期安全保存和迅捷方便使用。因此，檔案管理工作一定要采用現代化管理手段，只有這樣才能適應學校科學發展的需要。

三、加強學校檔案管理工作的一些對策

（一）完善學校的檔案管理機制。學校領導必須重視檔案管理，要把檔案工作列入學校的議事日程，增加人、財、物的投入，學校設置綜合檔案室，各管理部門設立兼職檔案管理員，改善學校和各管理部門的檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中出現的問題。要對學校檔案工作實行統一領導、分級管理，成立與學校管理體制相適應的領導機構，組建一支由校領導牽頭、辦公室主任主抓、學校檔案專干負責、各部門領導和兼職檔案管理員參與的學校檔案管理隊伍。

（二）強化全員的檔案管理意識。學校要在全體教職工中加強對有關檔案法規與要求的宣傳教育工作，提高全員對檔案工作的認識。要使全體教職工深刻認識到，學校檔案的收集整理，不只是少數人的事情，而是全體人員的共同責任。學校要建立健全檔案管理制度，落實管理措施，通過制度建設，強化監督指導，加大管理力度，全員參與，共同努力，切實搞好學校檔案管理工作。

（三）完善學校的檔案管理制度。檔案資料的收集、移交和整理、保管，是發揮檔案工作整體功能的前提，也是做好檔案業務工作的重點。學校要加大力度，努力營造濃厚的檔案管理氛圍，依法健全和完善學校的檔案收集制度，采取必要的行政措施，促進各部門把應歸檔的材料收集齊全、及時移交，以便按時組卷、編目。加強檔案網絡建設，實現網絡環境下電子文件的實時接受、歸檔、管理和利用，確保有價值的電子文件及時、完整、真實、有效的保存在檔案部門，使學校的電子檔案和紙質檔案一樣得到科學保管和有效利用。

（四）提高專干的檔案管理水平。搞好檔案管理，一靠人員，二靠制度。因此，學校要為檔案部門配備高素質的專業人才，還要采取多種方式加強對檔案管理人員的在職培訓，使他們的知識結構及業務水平適應檔案管理需要，優化檔案隊伍的整體結構；同時，還要建立一套完整的檔案管理制度和崗位責任制，增強檔案管理專干和兼職檔案管理員的檔案管理責任。針對學校檔案分散性、系統性、周期性的特點，學校要組織定期或不定期的檢查或抽查，并對檢查與抽查情況在適當的范圍內予以公布，以此督促檔案管理人員以及全員養成及時收集、整理檔案的好習慣。

（五）提高學校檔案現代化管理水平。學校實現檔案管理手段現代化就是利用計算機等現代設備對檔案資料進行存儲、檢索、統計分析等，由傳統的手工操作過渡到以電子計算機為操作工具的管理方法，實現辦公自動化，這是提高檔案管理工作水平和效率的重要手段。因此，在工作中要逐步淘汰一些老化的管理手段，逐步增加計算機、掃描儀、刻錄機等現代設備，增加必要的軟硬件設施投入，努力實現檔案管理設備和手段的現代化、標準化、科學化和信息化。

（六）建立學校檔案信息安全保障體系 。在學校檔案信息化管理中，安全保障包括兩方面：一是檔案信息存儲安全，二是檔案信息利用安全。在信息存儲安全方面，要增強檔案信息安全和網絡安全意識，采取切實有效的技術手段和管理措施，做好身份認證和密鑰管理，加強計算機網絡管理系統的監控，存儲檔案信息的設備要加裝有效的防毒軟件，內部局域網要與一切外部網實行物理隔離，各種數據庫要及時進行備份，保存到符合保管要求的脫機載體上，確保檔案信息的安全保密和系統運行的安全可靠；在利用安全上既不能只強調利用而忽視保密，將不該上網公開的內容公開或不設置訪問權限，又不能只強調保密而限制利用，使可利用的檔案信息過少，應堅持利用和保密并重的原則，在信息安全的前提下做好檔案信息的充分利用工作。

學校檔案管理是學校工作的重要組成部分，在學校管理中具有不可低估的作用。因此，學校檔案管理工作不可不予以充分重視，要使學校全員形成依法治檔的共識，提高學校檔案工作水平，以便更好地為學校管理提供良好的服務和必要的保障，促進學校的科學發展。

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