煙草行業(yè)資金監(jiān)管系統(tǒng)的實際應(yīng)用

譚冬竹

(重慶市渝中區(qū)煙草專賣局(分公司)，重慶 400010)

姜成康局長曾強調(diào)，要根據(jù)煙草企業(yè)管理體制和業(yè)務(wù)流程的變化，重點抓好和完善對“兩煙”生產(chǎn)經(jīng)營資金、固定資產(chǎn)項目、投資工程、大額物資采購和廣告宣傳費開支的內(nèi)部控制制度，加強投資項目、重大工程、大宗物資采購等資本性支出的管理。中紀委派駐國家局紀檢組長潘家華從紀檢監(jiān)察工作的角度，在總結(jié)正反兩方面經(jīng)驗教訓的基礎(chǔ)上，提出了“管住錢，就管住了事;管住了事，就能管住人;把人管住，也就能把權(quán)管住”的創(chuàng)新思路。在煙草行業(yè)國有資產(chǎn)中，資金是最重要組成部分，也是最積極、最活躍的元素。近年來，煙草行業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營資金流量高達數(shù)千億元，防范資金風險儼然成為一個極其重要的課題。因此，加強煙草行業(yè)國有資產(chǎn)監(jiān)管最關(guān)鍵、最具實質(zhì)性的工作，就是加強資金監(jiān)管，提高資金使用效率，保證資金安全。

一、資金監(jiān)管的作用

煙草行業(yè)資金監(jiān)管系統(tǒng)以“管住錢”為理念，按照“以信息為載體，以銀行為樞紐，變規(guī)范為程序，變監(jiān)管為控制，實現(xiàn)透明操作，痕跡化運行”的指導思想和“四個進一步完善提高”的要求［1］，充分發(fā)揮監(jiān)管優(yōu)勢，利用信息化手段，對資金支付行為進行多視角監(jiān)管、全過程控制，將監(jiān)督關(guān)口透明化，實現(xiàn)事前預(yù)算、事中控制、事后監(jiān)督的管理，進一步推進預(yù)算、核算、結(jié)算“三算合一”的管理模式。資金監(jiān)管系統(tǒng)的實施為實現(xiàn)這3個環(huán)節(jié)上的同步和統(tǒng)一起到了至關(guān)重要的作用。

(一)全程跟蹤，實時監(jiān)控

資金監(jiān)管系統(tǒng)通過對賬戶和大額資金進行全程跟蹤，實時監(jiān)控，更加真實的反映資金支付情況，通過查詢系統(tǒng)內(nèi)各賬戶的余額及明細，掌握資金的收支兩條線運行情況，加強阻止賬外賬和“小金庫”現(xiàn)象的發(fā)生。

(二)預(yù)算機制，剛性控制

資金監(jiān)管系統(tǒng)把預(yù)算作為一種有效的控制機制，在對每類預(yù)算進行總量控制的前提下，嚴格預(yù)算執(zhí)行的過程管理，只要預(yù)算審核確定，即成為了企業(yè)內(nèi)部組織生產(chǎn)經(jīng)營活動的法定依據(jù)，便不得隨意更改，有效的解決預(yù)算編制和執(zhí)行“兩張皮”的現(xiàn)象，強化預(yù)算的“硬約束”［2］。

(三)安全穩(wěn)定，對賬方便

資金監(jiān)管系統(tǒng)作為一項安全的監(jiān)管體系，能夠?qū)γ抗P賬進行確認并監(jiān)督，消除不明資金來源。支持手工和自動對賬方式，記錄更詳細的對賬日志，并保存對賬文件。資金監(jiān)管系統(tǒng)通過對資金及其運用效果的管理和控制，完整、準確地取得資金各類信息，對行業(yè)資金實施有效監(jiān)控，為掌控預(yù)算執(zhí)行情況和整體資金動向，提供經(jīng)營決策。

資金管理系統(tǒng)的實施，是煙草行業(yè)財務(wù)審計工作創(chuàng)新的一大亮點，也能有效避免各類經(jīng)濟行為的失誤和錯誤，加強了經(jīng)濟業(yè)務(wù)的可行性、科學性方面的監(jiān)管，資金監(jiān)管系統(tǒng)為煙草行業(yè)健康持續(xù)發(fā)展提供了強有力的基礎(chǔ)支撐，或許這也是未來煙草行業(yè)內(nèi)部監(jiān)管的一個重要轉(zhuǎn)折。

二、資金監(jiān)管的原則

1.總量控制、重點監(jiān)管。資金監(jiān)管系統(tǒng)一方面在總量上對預(yù)算加以控制，確保資金支付不突破全年預(yù)算，保證預(yù)算剛性和執(zhí)行力度。

2.注重效果、兼顧效率。在系統(tǒng)功能設(shè)置和監(jiān)管規(guī)則的構(gòu)建過程中，充分考慮監(jiān)管的效果，注重在總量控制、重大資金支出方面的把握和控制，以確保實現(xiàn)國家局提出的監(jiān)管目標，著力處理好自律和效率關(guān)系，對于一般性、日常性或面向煙草行業(yè)內(nèi)部企業(yè)的資金支付，規(guī)定上傳附件及審批節(jié)點，以保證生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展。

3.統(tǒng)一管理、分級審批。為了實現(xiàn)有效監(jiān)管，對于風險較高的資金支付類別，在完成紙質(zhì)流程審批的基礎(chǔ)上，再通過預(yù)算等監(jiān)管規(guī)則校驗，確定審批權(quán)限，分級審批。

4.雙軌運行、確保安全。資金監(jiān)管系統(tǒng)在不替代原有企業(yè)內(nèi)控制度規(guī)定的紙質(zhì)流程審批等其他內(nèi)控措施的原則下，加強資金風險的控制，對于原有審批規(guī)定起到了鞏固的效果。可見，煙草資金監(jiān)管規(guī)則是通過確定關(guān)鍵環(huán)節(jié)來確定審批流程，從而檢查內(nèi)控制度的執(zhí)行過程是否規(guī)范，進而確保資金的安全。

三、資金監(jiān)管系統(tǒng)在實際工作中的應(yīng)用

煙草行業(yè)資金監(jiān)管系統(tǒng)通過賬戶管理、預(yù)算控制、支付監(jiān)管、統(tǒng)計分析、系統(tǒng)管理、事務(wù)查詢、接口管理等環(huán)節(jié)進行上下匹配、前后關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)資金支付行為的多方位監(jiān)管、透明化支付、全過程控制。通過信息系統(tǒng)的客觀性避免個人主觀行為的不利影響，提升外部監(jiān)管的手段，實現(xiàn)他律對自律的良性促進。

(一)賬戶管理

在傳統(tǒng)的管理模式下，企業(yè)賬戶數(shù)量比較多，且分散在不同的銀行，沒有形成統(tǒng)一的銀行賬戶信息庫。煙草行業(yè)資金監(jiān)管系統(tǒng)上線后，為實現(xiàn)源頭治理，對銀行賬戶進行規(guī)劃、清理，企業(yè)內(nèi)部只保留一個支出戶和一個收入戶，確定了兩個賬戶的資金來源，實行收支兩條線管理。并將銀行賬戶信息錄入資金監(jiān)管系統(tǒng)，對今后賬戶的開立、銷戶、停用、啟用、凍結(jié)等，都制定了嚴格的監(jiān)管流程，把煙草行業(yè)所有銀行賬戶全部納入系統(tǒng)管理，進行有效監(jiān)控［3］。

(二)預(yù)算控制

在傳統(tǒng)的管理模式下，企業(yè)的預(yù)算總量上雖然能夠得到一定控制，但是在具體項目上卻不能精確度量。在預(yù)算進度的管理上也不能直觀有效地體現(xiàn)管理的想法，甚至還在一定程度上存在沒有預(yù)算就違規(guī)操作使用資金的事情。

資金監(jiān)管系統(tǒng)上線以來，對預(yù)算實行總量控制和重點監(jiān)管，讓“有預(yù)算才能開支”的模式得以實現(xiàn)，企業(yè)的年度預(yù)算和項目預(yù)算經(jīng)過預(yù)算委員會審定之后，方能導入資金監(jiān)管系統(tǒng)，從而進行總量和時間的進度控制。通過資金監(jiān)管系統(tǒng)對超額度、超進度的資金支付行為進行監(jiān)管，進而體現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行的嚴肅性和剛性，促進預(yù)算管理上水平。

企業(yè)只能在全年預(yù)算總額的基礎(chǔ)上按預(yù)算進度使用資金，如物資采購、專項資金使用、固定資產(chǎn)購置、廣告宣傳費用、在建工程支付、對外捐贈等行業(yè)普遍關(guān)注的資金尤其需要重點監(jiān)管。

(三)支付監(jiān)管

在傳統(tǒng)的管理模式下，企業(yè)的內(nèi)控制度總是寫在紙上、貼在墻上，在執(zhí)行過程中容易受各方面因素的干擾，違規(guī)使用資金的情況時有發(fā)生，自資金監(jiān)管系統(tǒng)與財務(wù)核算系統(tǒng)接口以來，所有的資金支付，都是由資金使用部門經(jīng)辦人員通過財務(wù)核算系統(tǒng)錄入報銷單，經(jīng)過層層審核，最終提交到資金監(jiān)管軟件進行效驗審核。

完整的資金支付流程包括:

第一步，在財務(wù)核算系統(tǒng)中錄入報銷單:個人或部門需要使用資金時，經(jīng)辦人員必須登錄財務(wù)核算系統(tǒng)，錄入并提交費用或借款報銷單申請，錄入的信息包括:登記部門、收款方名稱、收款方開戶銀行、收款方銀行賬號、報銷內(nèi)容、報銷說明、付款金額等內(nèi)容，并保存提交。同時填好相應(yīng)的紙制報銷單上的內(nèi)容，并完成所有簽字手續(xù)。

第二步，財務(wù)核算系統(tǒng)審核:財務(wù)稽核人員根據(jù)經(jīng)辦人員提交的財務(wù)核算系統(tǒng)中報銷單和紙制報銷單進行審核，形成資金支付申請，自動傳入資金監(jiān)管系統(tǒng)。

第三步，資金監(jiān)管系統(tǒng)審批:在資金監(jiān)管系統(tǒng)中對提交的資金支付申請進行“不同意支付”或“同意支付”操作，完成所有節(jié)點的審核或?qū)徟螅旁试S支付。

第四步，支付辦理:對于通過監(jiān)管的支付申請，由系統(tǒng)生成支付密碼(柜面方式)或向銀行發(fā)送支付指令并經(jīng)網(wǎng)銀支付審核員審核后(網(wǎng)銀方式)辦理實際資金支付。

第五步，銀企對賬:資金監(jiān)管系統(tǒng)將已通過支付的資金信息和銀行交易流水信息匹配，自動進行對賬。對于匹配異常或超時未匹配的信息，將及時予以警示。

此外，在實際的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，用于支付零星費用從銀行提取的備用金，這部分資金需要在規(guī)定時限內(nèi)，通過資金監(jiān)管系統(tǒng)的支付核銷功能，進行現(xiàn)金的核銷操作，否則將予以警示。

(四)警示管理

在傳統(tǒng)的管理模式下，企業(yè)設(shè)置了一些監(jiān)督崗位，也制定一些相關(guān)內(nèi)控制度，但卻總是出現(xiàn)了問題或者上級檢查時才能發(fā)現(xiàn)資金使用上的不規(guī)范行為，甚至是監(jiān)管中的漏洞。

資金監(jiān)管系統(tǒng)實施以來，企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)中涉及的所有資金收支必須全部通過資金監(jiān)管系統(tǒng)，進行有重點、分階段的實現(xiàn)資金監(jiān)督，一旦出現(xiàn)相關(guān)操作沒有按內(nèi)控制度的要求執(zhí)行，資金監(jiān)管系統(tǒng)將自動觸發(fā)警示，督促相關(guān)部門在過程中進行核查。

(五)統(tǒng)計分析

在傳統(tǒng)的管理模式下，采用人工的方式，無法對資金的運行情況進行快速分析、反饋和掌握，對重要的資金動態(tài)信息也缺少有效的檢驗手段，而資金監(jiān)管系統(tǒng)通過對賬戶管理、資金流向流量、警示信息等進行綜合統(tǒng)計分析，能夠多角度多視線的為決策部門提供數(shù)據(jù)分析［4］，為領(lǐng)導加強監(jiān)管、推動生產(chǎn)經(jīng)營和制定企業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供有力的決策依據(jù)。

四、加強與完善資金監(jiān)管系統(tǒng)的幾點思考

資金的使用涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的各個方面，這意味著加強資金監(jiān)管是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，簡單的完成資金監(jiān)管軟件的安裝并不能從源頭上解決問題。想要讓資金監(jiān)管系統(tǒng)切實發(fā)揮應(yīng)有效能，必須整合企業(yè)管理流程，完善資金監(jiān)管系統(tǒng)運行保障機制，統(tǒng)籌做好資金監(jiān)管系統(tǒng)與內(nèi)控制度建設(shè)、預(yù)算管理、審計監(jiān)督等多項工作［5］。

(一)找準弱點促進機制完善

1.資金監(jiān)管系統(tǒng)與全面預(yù)算管理緊密結(jié)合。一是按照上級企業(yè)批復(fù)的年度預(yù)算導入資金監(jiān)管系統(tǒng)，對每筆資金支付都進行預(yù)算總量控制和匹配，超出預(yù)算的資金監(jiān)管系統(tǒng)一概不予支付。二是將資金監(jiān)管系統(tǒng)與預(yù)算考核相結(jié)合，經(jīng)過資金監(jiān)管系統(tǒng)的統(tǒng)計分析模塊，對行業(yè)重點費用資金使用執(zhí)行情況、執(zhí)行進度進行監(jiān)控、統(tǒng)計和匯總，最終實現(xiàn)財務(wù)核算系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、資金監(jiān)管系統(tǒng)的信息資源共享。

2.給于監(jiān)察和審計部門更多的監(jiān)管和查詢權(quán)限。將資金監(jiān)管與審計監(jiān)督、紀檢工作結(jié)合起來，讓他們掌握和了解整個資金支出的全過程，構(gòu)建以資金監(jiān)管為中心的多維內(nèi)部管理體系，并抓好財務(wù)收支審計、經(jīng)濟責任審計以及資金專項審計等重要內(nèi)容，進一步完善資金監(jiān)管系統(tǒng)的運行保障機制。

(二)依托預(yù)算執(zhí)行加強資金內(nèi)控

將財務(wù)內(nèi)控制度的流程和控制節(jié)點固化在資金監(jiān)管系統(tǒng)中，也可以與ISO9000質(zhì)量管理體系貫標工作相結(jié)合，重新逐條梳理并完善財務(wù)內(nèi)部控制制度，將其轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂锌刹僮餍院瓦壿嬓缘南到y(tǒng)模式，為資金監(jiān)管系統(tǒng)的完善打牢地基。通過優(yōu)化資金監(jiān)管系統(tǒng)，把內(nèi)部控制制度和對工作事項的規(guī)范要求予以程序化，把資金支付審批流程變?yōu)橥该骰僮鳂I(yè)務(wù)，讓每一筆資金在支付前都要通過資金監(jiān)管系統(tǒng)事先設(shè)置的預(yù)算規(guī)則校驗，避免人為處理的隨意性，從而實現(xiàn)監(jiān)管對預(yù)算的及時反饋與實時控制，讓預(yù)算執(zhí)行力度得到進一步強化，資金內(nèi)控也得到顯著增強。

資金監(jiān)管系統(tǒng)實施兩年多以來，逐步形成了行業(yè)統(tǒng)一的資金監(jiān)管規(guī)則，促進了企業(yè)內(nèi)部控制制度的健全和完善，強化了對預(yù)算剛性和嚴肅性的控制，實現(xiàn)了預(yù)算、核算和結(jié)算的“三算合一”，實現(xiàn)了資金支付過程公開、陽光操作，不讓監(jiān)管成虛設(shè)，起到了防止國有資產(chǎn)流失的作用。資金監(jiān)管系統(tǒng)在提高企業(yè)基礎(chǔ)管理水平、防范資金風險方面取得了良好成效，為煙草行業(yè)完善資產(chǎn)經(jīng)營管理制度，實現(xiàn)健康持續(xù)發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。

［1］馮愛華.淺談資金監(jiān)管平臺在煙草行業(yè)的運用［J］.中國經(jīng)貿(mào)，2011(12):107.

［2］張玉霞.煙草行業(yè)資金監(jiān)管系統(tǒng)基礎(chǔ)管理上水平的重要基石［EB/OL］.［2013－09－08］.煙草在線.

［3］佚名.煙草行業(yè)資金監(jiān)管系統(tǒng)功能介紹［EB/OL］.［2013－09－08］.煙草在線.

［4］唐劍放.加強煙草行業(yè)資金監(jiān)管推進國有資產(chǎn)保值增值——煙草行業(yè)資金監(jiān)管系統(tǒng)運行情況初探［J］.國有資產(chǎn)管理，2009(11):46.

［5］王勇.強化監(jiān)管意識落實監(jiān)管措施 加強監(jiān)管力度 務(wù)求監(jiān)管實效［J］.廣西煙草，2006(1).