業務外包在企業管理中的應用研究

【摘 要】企業實行業務外包有利于企業的自身發展，也有利于企業的規范化發展。但是業務外包在實施中也存在著諸多風險，如承包方選擇不當、外包業務界定不夠準確、商業機密被泄露等。本文就業務外包的有利一面以及可能存在的風險展開分析，并提出相應管理措施。

【關鍵詞】業務外包；企業管理；應用；措施

業務外包是指企業利用自身的分工化優勢，將部分日常經營中的業務項目委托給專業的服務機構、經濟組織去完成，以降低自身創造成本，提高在同行業中的競爭力，實現風險分擔的目的。隨著我國經濟的快速發展，這種企業合作現象日益增多，其有有利的一面，但也存在著諸多風險。本文就其展開研究探討，提出相關改進措施，以為企業的外包業務能夠健康、持續發展作參考。

一、業務外包對企業的發展意義

我國企業業務外包行業的迅速發展趨勢與我國普及企業核心競爭力的概念及供應理念有著密不可分的關系。在以往傳統的企業發展觀念中，資源外取現象被視為企業敗落的標志，是企業處于劣勢的表現，但是隨著社會的進步，經濟的發展，隨著人們觀念的改變以及越來越多的新理念被提出，企業外包這種經營模式逐漸被社會企業所認可，越來越成為了智慧型企業運轉的關鍵。企業在業務外包時合理分配有效資源，如對優秀人才與低成本人力資源進行責任分工，實現各司其職，分工明確，能夠有效提高企業競爭力。將企業的薄弱環節外包給該領域相對較有專業優勢的企業，實現兩者之間的有效聯合，極大的改善了自身薄弱環節，提高了企業核心競爭力。此外，企業決定是否外包還需要考慮另外一個重要因素，即企業外包出去的業務成本是否高于企業內制成本。企業在實行外包選擇接收單位時，一般考慮專業服務機構的服務內容及其專一性規模化，而這些特點就決定了接收單位的成本遠遠比企業的整體成本低，同時企業實行業務外包后，一般均會及時調整自身發展策略，重新規劃發展步驟、合理分配與利用有效資源，減少了部分基礎設施的投入、人力投入以及相關技術投入，極大地減輕了自身的整體運行負擔，運轉效率將大大提高。

二、企業外包存在的風險

（1）事前風險。一是企業外包業務界限不準確。企業在實行業務外包計劃時，未對自身情況進行具體了解具體分析，未明了自身存在的薄弱環節到底是哪一方面，對于自身核心業務及非核心業務定義不明確，這就造成企業不知道從何入手提高競爭力；二是對于承包商的選擇不夠嚴格。企業在選擇承包商時，未對接收單位進行全面調查，承包單位或許未經相關部門審批，不是合法設立的法人主體，承包單位在職員工缺乏相關專業技能與素養，缺乏從事接收企業外包項目的經驗，造成企業不可避免的損失甚至引發法律糾紛。（2）事中風險。一是與承包商簽訂的合同存在缺陷。與承包商簽訂合同時，未對業務外包具體條款進行強調并作出明確的約定，導致承包商對業務重點不夠了解，企業在后來的驗收工作中困難重重，付款時遇見種種障礙。企業在業務外包過程中未得到理想的效果，難以發揮業務外包優勢，嚴重的還會遭受巨大的企業損失；二是缺乏對承包商合同期內的履行能力監督。企業進行業務外包過程中，缺乏與承包商之間的有效交流溝通，缺乏對承包商合同期內的履行能力監督，承包商由于自身原因受市場變化影響而出現不能履約的現象，無法按照合同簽訂的相關條例完成相關工作，導致企業外包失敗及企業正常經營過程的中斷，或者承包商未按簽訂的條例要求保證企業工作產品質量、服務等行為，均給企業造成巨大的損失。（3）事后風險。一是驗收工作做不到位。企業在驗收外包業務的完成效果時，沒有明確的驗收標準或者沒有規范的驗收制度，使得驗收不過走一下過場，而并非嚴把質量關，不能及時發現外包業務完成質量中的問題，從而使該成果在企業應用運轉中出現這樣或那樣的問題，整體降低了企業的質量及效率；二是外包業務不劃算。企業實現外包后，沒有對相關成本進行要求與控制，導致承包商沒有一定的成本概念，企業外包業務不符合自身成本利益原則，從而花費超出成本，造成企業的財務損失。

三、企業業務外包防控措施管理

（1）事前風險控制。一是對外包業務進行劃分。企業外包的業務必須是企業的非核心業務。故在實行企業業務外包之前應對本公司的實情進行細致了解，需分清本公司的核心業務與非核心業務，將非核心業務交由專業機構進行打理，將大大緩解企業的資源占用壓力，將主要精力放在本公司的核心業務上去，將核心業務做精做細，同時將非核心業務專業化，作為提升競爭力的突破口，提高企業整體運營效率。二是承包商的嚴格選擇。對于外包業務接收單位的選擇在整個外包過程中是至關重要的。所謂“道不同不相為謀”，企業在選擇合作伙伴時，一般是選擇企業文化與企業價值觀相同或相近的，最起碼不是理念相悖的，雙方要達成互相理解的戰略理念，雙方應該擁有各自的可信競爭力，這樣能提高整條生產鏈條的運作效率，從而實現企業最大利益的獲取。在外包之前，要對承包商進行全面調查，注重承包商的專業資質以及交貨、配送的速度，經過層層考察，從多家承包商中選擇整體水平較高的，避免由于承包商缺乏相關經驗而造成企業的損失。（2）事中風險的防控。一是嚴格制定合同條例。在制定與承包商之間的合作合同時，要明確提出對服務及質量的要求及違反協議應承擔的責任，使承包商充分認識到自己應該注重的工作及應該服從的義務，從而嚴格要求自身，力求達到雙方互贏的局面；二是注重與承包商的交流溝通。在企業實現業務外包后，不能就此擱置不管聽之任之，而是要派專門負責人經常到承包單位進行工作進程考察監督，及時發現承包單位在生產或提供服務過程中出現的問題并及時與承包商進行溝通交流，必要時給予承包單位提供一定的技術培訓，保持良好的長期合作關系，有利于有效發現及解決業務外包過程中存在的問題。（3）事后風險的防控。一是規范外包成果驗收。加強對業務外包成果的驗收工作管理，建立健全驗收體系以及質量評價體系，在日常驗收工作中做好原材料需求調查及承包商完成量、質量的考察，并對最終顧客的滿意度及企業接受成果的利益損耗進行調查。二是控制業務成本 企業對外包業務的選擇最終目的是實現自身獲益，則在選擇是否進行業務外包時，主要考慮是否符合成本效益原則。企業要對外包業務成本及收益進行定時的考核評價，以期達到預想獲益效果。

四、關注企業員工對于業務外包的看法

隨著業務外包形式的普及以及外包數量的增加，企業為了減輕自身負擔往往會大力裁員，在這種局勢下員工就會擔心自己能否保住工作，如果員工明白自己的工作遲早會被業務外包所代替，企業就會失去員工的信任，極有可能會出現各種負面情緒，導致職業素質顯露弊端以及工作態度變得消極，失去了努力工作的動力而造成業績水平下降。因此，企業在決定實行業務外包策略之前有必要與企業員工做好充分的交流與溝通，取得員工的諒解，協調好員工與企業之間的矛盾，盡量給予有效資源的合理分配。

企業業務外包在企業發展中的應用越來越被人們所接受，這種合作方式能有效降低企業成本，緩解企業運轉過程中過分緊張的資源壓力。但是進行企業業務外包也存在著諸多風險，對此，企業要全面分析風險形成的原因，采取措施進行有效防控。只要做到防控措施合理，并積極落實到位，就能將企業運營過程中存在的薄弱環節變為取得企業效益的優勢，有效提高企業的競爭力，使之在同行業中處于領先地位，并有利于企業外包業務健康、持續性的發展。

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