淺論學校檔案管理模式的構建

楊麗

[摘要] 學校檔案管理工作是學校管理工作中的一部分，必須適應現代化實驗學校和新時代的需要。檔案管理既要做到為利用者提供優質服務，又要使檔案管理和保密工作嚴格操作進行。

[關鍵詞] 學校； 檔案管理； 模式； 構建

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0105- 01

學校檔案管理工作是學校管理工作中的一部分，必須適應現代化實驗學校和新時代的需要。檔案管理既要做到為利用者提供優質服務，又要使檔案管理和保密工作嚴格操作進行。本文就從學校檔案管理的重要性，學校檔案管理現狀、學校檔案管理的原則，學校檔案管理的基本要求和流程， 學校檔案管理電子化， 學校管理創新等幾方面進行論述。并對現行學校檔案管理工作提出了相應的建議，以期為有關檔案工作者提供參考。

1 學校檔案管理模式構建的重要性

學校檔案是指學校在經營活動中形成的對國家、社會和本學校具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。學校檔案主要包括：行政管理檔案、人事管理檔案、教學管理檔案、學籍管理檔案、設備儀器檔案、基建檔案、會計檔案等方面的內容。是學校工作中不可缺少的一部分，它是學校一份完整的、寶貴的無形資產，具有真實性、客觀性、歷史性的特點。是學校活動的真實記錄和憑證，是學校科技發展的催化劑；是知識形態的生產力；學校檔案是學校社會效益的表現形式，是學校文化的重要組成部分，同時也是學校成功的橋梁。

2 學校檔案管理構建之現狀

目前，學校在管理、運營、科研各項活動中形成的大量檔案已成為經濟發展的重要信息資源，這些檔案真實地記錄了我們學校的誕生、發展的歷史過程，記錄了學校在國民經濟和社會發展中所發揮的重要作用。目前學校領導越來越重視檔案工作，舍得投入，配備管理人員，檔案材料的收集、整理、歸檔及保管相對規范。但也有少部分學校不重視檔案工作，檔案管理基本處于原始、松散和家庭式管理狀態，對自己的檔案材料隨處亂放，不及時整理歸檔，致使一些有價值的檔案材料丟失，導致學校在經濟交往、產權變更和擴大再生產時出現無檔可查的被動局面，給學校造成了無法彌補的損失，嚴重影響了學校的發展壯大。主要原因和導致的問題主要表現在以下方面：

（1） 檔案管理制度不健全。一些學校由于檔案管理方式簡單，沒有嚴格的檔案管理制度，致使檔案管理處于混亂狀態，造成了學校檔案資料收集困難，極易遺失等問題。

（2） 檔案管理機制落后。許多學校是各科室負責保管自己科室的檔案，一些重要的文件材料保存在部門負責人手中，雖有專人管理，借閱時沒有例行借閱手續。

（3） 檔案資源信息傳遞速度慢。由于一些學校檔案資料沒有實行集中統一管理，加之管理不規范，信息資料無法及時匯總，致使提供綜合信息服務速度緩慢，影響了學校的工作效率。

（4） 檔案資料保護措施不到位。沒有設置防火、防潮設施設備，檔案柜內沒有放置防蟲藥物，“十防”（防盜、防火、防潮、防霉、防塵、防蟲、防高溫、防光、防鼠、防有害氣體）措施落實不到位，嚴重影響到檔案資料的安全存放和保管期限。

3 檔案管理模式構建中解決問題的對策

（1） 加強宣傳力度，增強檔案意識。由于歷史的原因，檔案和檔案工作在社會上的“認知度”不高，許多人不了解檔案工作的理論、方針、政策和有關規章制度，這樣就給檔案工作開展造成了困難。因此，我們要采取各種形式、廣泛宣傳“檔案法”、“檔案法實施辦法”以及“江蘇檔案管理條例”等法律、法規，讓全社會都有了解檔案，讓學校的領導都認識到檔案是一種潛在價值的客觀事物，只有當它轉換為直接價值的時候，才能產生巨大的經濟效益和社會效益。從而激發他們保護檔案、利用檔案的意識，把做好建檔工作變成他們的自覺行動，納入學校管理計劃，增加檔案資金投入，提高檔案保管條件，提升我校江蘇省一級檔案室綜合管理水平，為學校競爭發展打下良好基礎。

（2） 采取相應措施，引導規范建檔。學校建檔工作可以采取典型引路的方式逐步推進。① 按照先易后難的原則，先在那些具備建檔條件、建檔熱情高的學校開展規范建檔工作，樹立典型，召開工作經驗交流會，讓他們切實感受到建檔工作的重要性，以及檔案規范管理后給學校帶來的種種方便和好處，使其變被動為主動，推進整體工作的開展。② 協同學校的有關主管部門，把建檔工作列入學校管理考核目標，督促他們規范建檔，并逐步達標升級。

（3） 因材施教，強化服務。建立符合學校自身特點的“自我管理、自我完善、自我服務、自我發展”的檔案工作機制，檔案主管部門要本著“學校自愿、為學校保密、不收取任何費用”的原則，積極為學校做好指導服務。要建立服務學校的工作機制，落實責任目標。要多與學校溝通交流，了解各類學校檔案狀況，對不同類型、不同規模、不同發展水平的學校，采取不同的指導方式和管理方式，幫助學校逐步實現檔案規范化管理。

（4） 提高檔案人員的素質，滿足學校發展的需要。檔案人員的素質決定著檔案工作的質量和效率。隨著學校的改革和發展，檔案工作面臨范圍廣、內容新、任務重、責任大的挑戰，要適應檔案工作發展的需要，提高檔案管理水平，就必須加強檔案隊伍建設，提高檔案人員的政治、業務素質。特別是隨著高新技術的應用，給檔案工作提出了更高要求。因此，我們要采取自學和專業培訓相結合、政治學習和業務學習相結合的方式，盡快培養和建立一支適應現代化管理的高素質學校檔案管理隊伍，使他們具備強烈的事業心和良好的職業道德，具備較高的管理水平和熟練的操作技能，為學校發展獻策獻力。

總之，學校檔案構建工作是學校發展的重要組成部分。建立現代學校制度，促進學校發展，離不開檔案工作。同時，學校建檔工作是一項龐大的工程，工作艱巨，任務繁重，需要大家的支持和參與，我們將繼續尋求為學校服務的新途徑、新方法，進一步完善工作機制，積極做好檔案工作，為我國的經濟建設貢獻力量。