管理心理學在檔案管理中的運用

白厚偉

摘要：管理心理學是把心理學的知識應用于分析、說明、指導管理活動中的個體和群體行為的工業心理學分支，是研究管理過程中人們的心理現象、心理過程及其發展規律的科學。在我國企事業單位檔案管理工作中，由于檔案管理工作的枯操性、復雜性、繁瑣性，往往容易導致管理人員情緒低落、成就感不高，從而產生職業倦怠。將管理心理學運用到檔案管理中可以最大限度地調動檔案工作人員的主動性、積極性和創造性，提高工作績效，完善和優化我國檔案管理機制。

關鍵詞：管理心理學 檔案管理 激勵

檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產。檔案工作是黨和國家各項事業的重要組成部分，也是統計工作的重要組成部分。檔案工作從狹義上講，就是檔案業務工作，它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業務工作，是利用科學的原則和方法管理檔案，為社會各項事業服務的工作。機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

檔案工作相對于其他職業來說，各工作環節、操作程序化明顯受條例、規則限制，長期跟文件、資料、檔案、電腦打交道，工作瑣碎、單調、枯燥，重復性較強，缺乏新鮮感，缺少機遇和挑戰性，個人能力得不到發揮，沒有成就感，缺乏認同感。使得檔案管理工作在未來發展中，遇到了瓶頸。

一、檔案管理人員職業倦怠產生的原因

1.缺乏成就認可和發展的機會。調查發現，一些單位重業務重發展，卻忽視了對檔案管理人員的重視。有的單位由于經費的緊張和管理體制問題，檔案人員缺少培訓、進修的機會，知識落后。檔案工作缺乏先進科學的管理模式，個人發展受阻，而同代人卻因不乏機會而遙遙領先，在職稱評定、工資待遇上也體現出不平衡，時間長了，難免有失落感。

2.工作負擔過重，缺乏工作自主性。檔案管理人員干好檔案管理工作不僅需要熱情、細心、耐心，還必須有高度的保密意識，還要掌握檔案管理的專業知識和相關法律法規知識。由于任務繁雜，往往缺乏工作自主性。

3.工作內容或職場環境的失衡。面對大量的檔案材料的收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統計、編研、利用等缺乏自主性的日常工作，經常被動應付，容易引起心理疲勞。

4.理想與現實之間存在較大的差距。檔案記錄著一個單位的發展軌跡。檔案管理人員使檔案具備成為現代信息機構的基礎和可能，未來的發展應該是前程燦爛的。但是，現狀與未來之間存在著巨大的差距，尤其是這種差距長期未能得到很本性的改變，使一部分人對未來的前景產生了懷疑，對檔案事業的發展喪失了信心，甚至懷疑自已的未來前途，以致對檔案職業失去了興趣。

二、管理心理學在檔案管理中的作用

引進管理心理學對進一步完善檔案館管理，使檔案館管理更加科學化、現代化有著重要作用。具體表現在以下幾方面：

1.推進檔案館管理現代化。檔案館管理現代化的重要內容，只有通過有效的科學管理，才能更好地實現檔案館的社會效益和經濟效益。管理心理學是現代管理理論的重要組成部分，它對于檔案館提高現代化管理水平，調動檔案人員的積極性，實現檔案館管理效能化、科學化、現代化將起到積極作用。

2.進一步調動館員積極性。加強檔案館管理必須著眼于搞好對館員的管理。檔案館管理的主要對象是館員，是通過對館員的管理達到預期的目標。充分調動廣大館員的積極性，是搞好檔案管理的關鍵。

3.有利于科學安排和使用人力資源。長期以來，在強調館員服從檔案館需要的前提下，往往忽視了工作性質和人的心理差異，在館員的選拔、考核和培訓方面缺乏有力的科學依據，這也是造成一些檔案館館員素質不高的主要原因。管理心理學在群體心理管理機制中，對個人的氣質、性格、能力、需要、動機、態度和價值觀等存在的共性及差異性做了深刻的研究和闡述。檔案館領導者應該承認并詳細了解、分析這些共性和差異性，更加合理地安排和使用人力資源，做到人盡其才，才盡其用。

4.有利于改進政治思想教育。政治思想工作是檔案館管理工作的重要內容。當前，面對市場經濟大潮的沖擊，檔案工作人員的思想、道德、價值觀等發生了較大的變化，因此，檔案館領導者應學習管理心理學的一些有關理論和方法，把握人們思想、行為轉變的規律，研究檔案工作人員的接受心理，使思想教育更易于使人欣然認同。

在研究方法方面，管理心理學并沒有一種適用于解決一切問題的通用方法。它主要以心理學及社會學的研究方法，如觀察法、訪談法、問卷法、量表法、個案分析、準實驗研究、社會調查、公眾意見調查等方法為基礎，結合管理實際，根據不同的情況、不同的問題，采用適宜的方法，使問題的解決有客觀的科學的根據。雖然管理心理學不能代替具體的檔案管理工作，但在這些理論的指導下，只要我們結合檔案館自身的特點，結合過去許多成功的管理經驗，不斷學習、引進和運用管理心理學的理論和方法，及時總結經驗，必將逐漸形成一個符合檔案館發展規律、適應社會發展要求、具有檔案館特色、在檔案館管理中發揮重要作用的管理心理學體系。

參考文獻：

[1]李輝，鄢淇，將管理心理學引入檔案管理工作的思考[J].蘭臺世界，2009（02）

[2]戴喜梅，管理心理學在檔案管理中的應用[J].河南理工大學學報（社會科學版），2009（03）