對優(yōu)化高校基建檔案管理工作的探討

摘要：1988年1月1日，《中華人民共和國檔案法》開始施行，這是我國檔案事業(yè)發(fā)展歷史上具有里程碑意義的重大事件，標(biāo)志著我國檔案工作從此步入有法可依的軌道。但于此同時(shí)，高?；n案與教學(xué)檔案、科研檔案等相比一般不受重視，高?；n案工作依舊前路漫漫，因此加強(qiáng)高?；n案管理工作勢在必行。本文從高?；n案的重要性入手，介紹了高校基建檔案的內(nèi)容、作用及其特點(diǎn)，分析了高?；n案管理存在的問題，提出了幾點(diǎn)可實(shí)施的建議。

關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；管理；對策；優(yōu)化

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）40-0014-02

隨著我國高等教育的快速發(fā)展，招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校的基本建設(shè)進(jìn)入了高速發(fā)展時(shí)期，隨之而來的是高校園區(qū)、大學(xué)城、新校區(qū)建設(shè)如雨后春筍，蜂擁而上，每個(gè)建設(shè)新校區(qū)的高校要花幾個(gè)億或十幾個(gè)億，用于學(xué)校的征地、建設(shè)、原校區(qū)舊房的維修與改造等一系列基本建設(shè)。高校基建部門工程檔案涉及規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，但建設(shè)單位作為工程項(xiàng)目管理的主體，自然要做好基建檔案管理工作。

一、高校基建檔案的主要內(nèi)容和特點(diǎn)

高?；n案作為高校建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，是高?；窘ㄔO(shè)圖紙、文字記錄、工程價(jià)款結(jié)算書、審計(jì)結(jié)論以及后期使用過程中的維修、翻修改造等有關(guān)技術(shù)資料?；n案是指在基建管理和基建工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)過程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等。一套完整的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料包括工程項(xiàng)目每一個(gè)環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄，其主要特點(diǎn)如下。

1.專業(yè)性，是指基建檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)具有鮮明的、不同于其他行業(yè)的專業(yè)特征。

2.成套性，是指每一套完整的檔案資料是以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目為對象進(jìn)行收集和歸檔。

3.現(xiàn)實(shí)性，是指檔案有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值，不同于其他檔案資料歸檔后是用來做歷史查找，而基建檔案在學(xué)校將來發(fā)展規(guī)劃中具有重要的使用價(jià)值。

4.周期長，主要是檔案要收集從項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收、結(jié)算等多個(gè)階段形成的第一手資料。歸檔工作隨著工程項(xiàng)目竣工結(jié)算才能完結(jié)，持續(xù)時(shí)間長，一般為1～2年，大型項(xiàng)目需要二年或更長時(shí)間，時(shí)間跨度不可預(yù)見。這些獨(dú)有的特點(diǎn)決定了基建檔案的作用是不可估量的。

二、高校基建檔案管理的意義

1.記錄高校建設(shè)歷史?；n案承載了高?；窘ㄔO(shè)大量的信息，它真實(shí)地記載了學(xué)校內(nèi)各類建筑物、構(gòu)筑物及地上、地下各種管線等基本建設(shè)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工以及使用過程中的維護(hù)等實(shí)際經(jīng)過的詳細(xì)資料。它是從征地、地質(zhì)勘察、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工合同、監(jiān)理合同、施工組織、竣工驗(yàn)收到各類來往文件、變更簽證、圖表、數(shù)據(jù)等第一手資料。

2.對高校的續(xù)建和發(fā)展具有參考作用。完整系統(tǒng)的基建檔案會(huì)給后來的建設(shè)者提供翔實(shí)的基礎(chǔ)資料。技術(shù)人員通過查閱歷史資料，在新建、擴(kuò)建、改建等工程圖紙的設(shè)計(jì)工作中汲取精華、去其糟粕，可使建設(shè)過程不走彎路，節(jié)省時(shí)間，提高效率。如某高校擬在原教學(xué)大樓上加層，該樓的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)承載7層的荷載，當(dāng)時(shí)由于資金不足僅建了4層，那么可以直接查閱原始圖紙資料，根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙直接施工。

3.在建設(shè)過程中可以重復(fù)利用。檔案的信息價(jià)值不僅是項(xiàng)目建設(shè)歷史的真實(shí)記錄，而且是工程使用過程中的維護(hù)、改造和將來學(xué)校建設(shè)的重要依據(jù)。工程建設(shè)檔案具備可以重復(fù)利用或參考的特征。工程設(shè)計(jì)檔案已經(jīng)過實(shí)踐的考驗(yàn)，通用性很強(qiáng)的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)圖整理歸檔后，重復(fù)利用不僅可以縮短建設(shè)時(shí)間，而且還能節(jié)省勞動(dòng)耗費(fèi)，同時(shí)也能提高工作效益及建設(shè)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。

三、高?；n案管理存在的問題

1.檔案資料收集不齊全?；n案涉及建設(shè)方、招投標(biāo)、監(jiān)理、施工等多個(gè)部門，施工程序復(fù)雜、時(shí)間跨度大，直接導(dǎo)致基建檔案成為工程項(xiàng)目管理工作中的滯后點(diǎn)和難點(diǎn)。參與工程建設(shè)的各個(gè)主體單位，只重視工程進(jìn)度、工程質(zhì)量等硬性指標(biāo)，對表示工程形象進(jìn)度的階段性資料不收集、不整理。在項(xiàng)目竣工接近驗(yàn)收時(shí)采取補(bǔ)救措施，按照以往工作慣例編制資料，交到建設(shè)單位的資料不是能真實(shí)反映施工現(xiàn)場的實(shí)際數(shù)據(jù)。

2.檔案資料編制質(zhì)量不高。大多數(shù)高校對基建檔案的管理沒有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或制度可以執(zhí)行，普遍存在管理意識較差的現(xiàn)象。如果參建的施工單位技術(shù)水平、管理水平不高，工程資料歸檔意識薄弱，對于要?dú)w檔的資料純屬應(yīng)付竣工資料的要求。竣工圖是工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣，它是真實(shí)、準(zhǔn)確、完整反映和記錄各種地下和地上建筑物、構(gòu)筑物等的技術(shù)文件。許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時(shí)也不嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范執(zhí)行，導(dǎo)致歸檔資料質(zhì)量不高。

3.檔案資料的數(shù)據(jù)內(nèi)容缺乏準(zhǔn)確性。施工過程中臨時(shí)發(fā)生變更，沒有將這些變更的數(shù)據(jù)及時(shí)反映到竣工資料中，變更執(zhí)行的程序也不規(guī)范，導(dǎo)致竣工資料存在誤差或失實(shí)。檔案管理人員只懂檔案知識，沒有工程項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的技術(shù)知識，難以確定歸檔資料能否反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況，判斷不清是否圖物相符，不能準(zhǔn)確識別數(shù)據(jù)可靠性。

4.檔案資料使用手段有待更新。傳統(tǒng)的基建檔案主要以紙質(zhì)、實(shí)物為載體，易損壞也不便于管理和使用。建立基建檔案的最終目的是為了利用，目前高校基建檔案的利用，一般是使用者到檔案室查閱或借閱，使用者登記借出檔案原件。這種使用方法的弊端，一方面是原件借出不能保證安全，一旦丟失不可補(bǔ)救；另一方面頻繁使用，原件會(huì)破損。因此，傳統(tǒng)的檔案使用手段無法適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求。

高?；n案是高校基本建設(shè)發(fā)展和科學(xué)管理工作的真實(shí)記錄，是整個(gè)學(xué)校檔案的重要組成部分。其作用毋庸置疑，但基建檔案工作的狀況令人憂慮，在某些高校仍處于艱難的困境當(dāng)中，突出表現(xiàn)為基建檔案意識普遍淡薄，基建檔案的歸檔資料散失嚴(yán)重、數(shù)量不足、質(zhì)量不高等。（1）基建檔案意識普遍淡薄。檔案意識是指人們對檔案和檔案工作這一客觀事實(shí)的主觀反映，也是人們對檔案的性質(zhì)、構(gòu)成和價(jià)值的認(rèn)識水平。宣傳力度不夠、各方面重視程度不足等原因，導(dǎo)致許多人對檔案工作還缺乏了解，甚至對檔案工作不以為然，漠視其重要性，這給我們的工作帶來了很大的不便性。（2）基建檔案的歸檔材料散失嚴(yán)重、數(shù)量不足、質(zhì)量不高。要完善高?；n案的信息化管理，檔案資料的完整性是前提，數(shù)量是基礎(chǔ)，質(zhì)量是重心。而高校基建檔案歸檔材料的現(xiàn)狀是：散失嚴(yán)重、數(shù)量不足、質(zhì)量不高。其中，基建檔案材料的散失現(xiàn)象歸納起來主要表現(xiàn)為：一些項(xiàng)目論證、可行性研究等依據(jù)性文件缺漏不全；項(xiàng)目招投標(biāo)過程中，由于中標(biāo)單位外發(fā)包或歸檔不及時(shí)等導(dǎo)致資料散失；施工單位對于在施工過程中形成的，具有不可見性的相關(guān)檔案材料如地下管網(wǎng)等，在收集時(shí)的疏漏或缺失。而基建檔案的歸檔材料質(zhì)量不高主要表現(xiàn)在：①分類、分階段管理有待進(jìn)一步完善?；n案的分類、分階段管理方面存在的問題。②文件材料中“三色筆”現(xiàn)象嚴(yán)重。由于缺乏檔案意識，工程施工人員、技術(shù)人員隨意使用圓珠筆、鉛筆等書寫，這些不耐久字跡會(huì)隨著時(shí)間的推移磨損脫落、擴(kuò)散褪變。③信息記錄不夠完整準(zhǔn)確。（3）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展并在各種領(lǐng)域廣泛運(yùn)用。在這種大環(huán)境的影響下對于基建檔案管理高校也正在加大硬件方面的投入，許多高校已經(jīng)普及了利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行基建檔案管理。

四、加強(qiáng)基建檔案管理的措施

1.領(lǐng)導(dǎo)重視是做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵。學(xué)校主管基建的領(lǐng)導(dǎo)、基建部門以及工程管理人員應(yīng)充分認(rèn)識到做好基建檔案管理工作的重要性，尤其是校領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持。只有領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)檔案建設(shè)意識，思想上認(rèn)識到基建檔案管理工作的重要性，建立完善的檔案管理組織體系和制度體系，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理，才能切實(shí)有效保證基建檔案管理和歸檔工作的積極性。

2.增強(qiáng)學(xué)校基建部門收集檔案的責(zé)任感。在工作中要堅(jiān)持基建檔案“三個(gè)同步”原則，即基建工程一開始就與建立檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收與提交一整套合格的竣工圖同步進(jìn)行。

3.加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專業(yè)化管理水平。檔案管理部門應(yīng)有針對性地加強(qiáng)對基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識，領(lǐng)會(huì)現(xiàn)代化管理的業(yè)務(wù)要求標(biāo)準(zhǔn)，鼓勵(lì)檔案管理人員從思想上接收新方法、新理論，摒棄傳統(tǒng)的陳舊管理模式。檔案管理人員不但要了解基建專業(yè)基礎(chǔ)知識，更要熟悉工程項(xiàng)目建設(shè)流程，知道基建檔案中四大部分資料即工程準(zhǔn)備階段資料、監(jiān)理資料、施工階段資料和工程竣工階段資料是如何收集和整理的。

4.明確職責(zé)、及時(shí)收集，確保檔案工作有效落實(shí)。工程項(xiàng)目施工過程中，高校基建部門甲方工地代表要密切注意工程變更，及時(shí)查驗(yàn)、監(jiān)督監(jiān)理和施工單位做好技術(shù)變更記錄和竣工圖繪制。監(jiān)理單位和施工單位要把完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的施工變更數(shù)據(jù)和有關(guān)信息及時(shí)反饋給甲方工地代表，確?；üこ炭⒐n案是準(zhǔn)確的第一手資料。

5.逐步完善基建檔案現(xiàn)代化管理。隨著高校辦公系統(tǒng)信息化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，高校檔案館的管理模式也在逐步現(xiàn)代化，基建檔案歸檔形式必須更新。因此，高?；n案管理工作，必須從傳統(tǒng)手工作業(yè)方式向信息化管理過渡。采用科學(xué)、先進(jìn)的應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和利用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案材料通過計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化為可以自動(dòng)檢索、網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用的技術(shù)。

五、結(jié)語

檔案工作的終極目的就是提供利用，如何有效地開發(fā)基建信息資源，早日實(shí)現(xiàn)高?；n案的信息化管理，已經(jīng)成為高校檔案工作的重點(diǎn)。

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