優(yōu)化教務(wù)管理方式的探索和實(shí)踐

摘要：高職院校教務(wù)管理工作是整個(gè)學(xué)校管理的核心和基礎(chǔ)。優(yōu)化教務(wù)管理工作流程，是學(xué)院教務(wù)創(chuàng)新、發(fā)展的關(guān)鍵，本文通過(guò)分析教務(wù)管理工作現(xiàn)狀和梳理教務(wù)管理工作流程，進(jìn)而對(duì)教務(wù)管理流程的優(yōu)化方面進(jìn)行探索，以期通過(guò)規(guī)范教務(wù)管理來(lái)提升教務(wù)管理質(zhì)量，從而推動(dòng)浙江特殊教育職業(yè)學(xué)院的教務(wù)、教學(xué)管理體系進(jìn)一步系統(tǒng)化，保障特殊教育人才培養(yǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：高職院校；教務(wù)管理；流程優(yōu)化

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2013）40-0233-02

學(xué)校的中心工作是教學(xué)，作為一所以培養(yǎng)高技能聽(tīng)障生為主要任務(wù)的院校，筆者所在的學(xué)校是由中等專業(yè)學(xué)校升格組建而成的一所高職院校，學(xué)生群體的特殊性也決定了教學(xué)管理方法的特殊性，即要參照普通高職院校的管理經(jīng)驗(yàn)，又要針對(duì)本校教育對(duì)象的身心特點(diǎn)及學(xué)校發(fā)展的現(xiàn)狀。目前，在發(fā)展過(guò)程中，教務(wù)管理工作主要表現(xiàn)為還沒(méi)有完全擺脫掉以前中專學(xué)校管理的影子，隨著辦學(xué)規(guī)模的增大，學(xué)生人數(shù)的增加，仍按照中專學(xué)校的管理方式來(lái)管理高校教務(wù)工作已經(jīng)跟不上學(xué)校發(fā)展的步伐，影響了管理效率。作為一名教學(xué)部的教學(xué)秘書(shū)，在平時(shí)工作中通過(guò)對(duì)教務(wù)管理流程分析，探索教務(wù)流程系統(tǒng)各節(jié)點(diǎn)之間的關(guān)聯(lián)與順序，合并相關(guān)及相近工作，減少不必要的中間環(huán)節(jié)，實(shí)施流程化管理，提高管理工作效率。

一、優(yōu)化學(xué)院教務(wù)管理體系的必要性

1.學(xué)院教學(xué)管理重要地位的必然要求。教學(xué)管理工作可分為教學(xué)發(fā)展決策工作和日常教務(wù)管理工作。教學(xué)發(fā)展決策工作包括確定專業(yè)方向、制定和調(diào)整教學(xué)計(jì)劃、調(diào)度師資力量等，主要由主管教學(xué)工作的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)主持，教學(xué)秘書(shū)等有關(guān)人員協(xié)助。日常教務(wù)管理工作是圍繞落實(shí)教學(xué)決策方案所開(kāi)展的日常程序化工作，目的在于完成規(guī)定的教學(xué)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)既定的教學(xué)目標(biāo)。教學(xué)管理體系是學(xué)校維持正常教學(xué)秩序、實(shí)施基本教學(xué)計(jì)劃、實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)的根本保證，教學(xué)管理部門(mén)人員的分工協(xié)作是教學(xué)活動(dòng)的正常運(yùn)行的基本保障，影響學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的順利開(kāi)展，因此高職院校的教學(xué)管理在整個(gè)學(xué)校的綜合管理中占有十分重要的地位。

2.學(xué)院教務(wù)管理特殊性的內(nèi)在要求。特殊教育學(xué)校是在一定特殊教育思想和觀念的指導(dǎo)下，根據(jù)聾啞人自身特點(diǎn)和學(xué)校自身功能地位，確定培養(yǎng)目標(biāo)和人才規(guī)格，并圍繞培養(yǎng)目標(biāo)為受教育者設(shè)計(jì)知識(shí)、能力、素質(zhì)結(jié)構(gòu)，以及實(shí)現(xiàn)學(xué)校所探索的培養(yǎng)方式。由于其教育對(duì)象的特殊性，所以在教務(wù)管理方面也存在著自己的個(gè)性特點(diǎn)：（1）培養(yǎng)目標(biāo)：主要是培養(yǎng)能適應(yīng)社會(huì)，適應(yīng)生產(chǎn)、流通等職業(yè)崗位需要，具有一定學(xué)歷，基礎(chǔ)理論適用、夠用，技能技巧熟練，職業(yè)道德好，能自食其力的勞動(dòng)者。（2）專業(yè)建設(shè)：既要全面適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，又要適應(yīng)聾啞學(xué)生的生理特點(diǎn)；既要符合社會(huì)和市場(chǎng)的要求，又要充分利用學(xué)校現(xiàn)有的條件和優(yōu)勢(shì)，針對(duì)聾啞學(xué)生個(gè)體特點(diǎn)開(kāi)設(shè)專業(yè)。（3）課程體系：在學(xué)校教育中培養(yǎng)聾啞學(xué)生正確的價(jià)值觀，發(fā)展聾啞學(xué)生的語(yǔ)言和思維，提高聾啞學(xué)生溝通能力是最根本的要求。

因此在教育教學(xué)過(guò)程中教務(wù)管理目標(biāo)是重視學(xué)生個(gè)體差異的基礎(chǔ)上，培養(yǎng)學(xué)生生存實(shí)踐力和社會(huì)適應(yīng)力，提升專業(yè)技能。

二、學(xué)院教務(wù)管理流程分析

1.確定教務(wù)管理的核心流程。教務(wù)管理的核心流程是為了學(xué)生的知識(shí)獲取的學(xué)習(xí)過(guò)程服務(wù)的流程。學(xué)生從進(jìn)入學(xué)校開(kāi)始，首先完成注冊(cè)環(huán)節(jié)，獲得學(xué)院學(xué)籍，然后進(jìn)入專業(yè)教學(xué)過(guò)程環(huán)節(jié)，學(xué)期結(jié)束進(jìn)入考試環(huán)節(jié)，考試結(jié)束后進(jìn)入成績(jī)管理，最后對(duì)成績(jī)進(jìn)行整理和分析，根據(jù)學(xué)院學(xué)籍管理?xiàng)l例，對(duì)學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍處理。

2.明確教務(wù)管理基本業(yè)務(wù)流程。目前學(xué)院教務(wù)管理工作主要包括教學(xué)管理制度完善、教學(xué)文件制定、教學(xué)日常管理、教學(xué)保障服務(wù)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控以及教學(xué)效果測(cè)評(píng)等。按照教學(xué)組織的先后順序，傳統(tǒng)教學(xué)環(huán)節(jié)大致可劃分為如下流程：學(xué)生報(bào)到注冊(cè)—開(kāi)課計(jì)劃生成—教學(xué)任務(wù)落實(shí)—教學(xué)活動(dòng)安排—考試考核安排—網(wǎng)上成績(jī)發(fā)布—學(xué)籍異動(dòng)處理—畢業(yè)審核。教學(xué)流程化管理按一個(gè)完整學(xué)期進(jìn)行規(guī)劃，可以歸納為三個(gè)主要的階段，即下一學(xué)期教學(xué)計(jì)劃落實(shí)與規(guī)劃、本學(xué)期成績(jī)管理及學(xué)籍管理。

3.規(guī)劃教務(wù)管理流程運(yùn)行結(jié)構(gòu)。浙江特殊教育職業(yè)學(xué)院（籌）的教學(xué)管理機(jī)構(gòu)是教務(wù)處、各教學(xué)部、各教研室，直接體現(xiàn)到教師的作用發(fā)揮上，但同時(shí)各教學(xué)部又各自以計(jì)劃、操作、控制等形式體現(xiàn)出教學(xué)管理的內(nèi)容，包括教學(xué)常規(guī)管理、教務(wù)管理和質(zhì)量管理。這些管理內(nèi)容，同時(shí)又有計(jì)劃、措施、教學(xué)、實(shí)踐、教材等方面的管理。教學(xué)管理工作的實(shí)質(zhì)就是設(shè)計(jì)和保持一種良好的教學(xué)環(huán)境，組織教師進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)，使教師和學(xué)生在教學(xué)活動(dòng)中高效率地達(dá)到既定的教學(xué)目標(biāo)，確保教學(xué)質(zhì)量，培養(yǎng)合格型人才。

三、優(yōu)化教務(wù)管理流程的探索

通過(guò)梳理浙江特殊教育職業(yè)學(xué)院的教務(wù)管理工作流程，并根據(jù)教學(xué)教務(wù)流程管理優(yōu)化設(shè)計(jì)的原則，利用流程優(yōu)化的方法，清除、精簡(jiǎn)、簡(jiǎn)化、整合，減少流程的周期時(shí)間，將流程自動(dòng)化。同時(shí)，遵循學(xué)院教學(xué)方針，以師生的需求為導(dǎo)向，減少不必要的中間環(huán)節(jié)，實(shí)施流程化管理，從而得出適合學(xué)院發(fā)展的教務(wù)流程管理優(yōu)化設(shè)計(jì)的策略。

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的教務(wù)管理組織結(jié)構(gòu)。隨著對(duì)傳統(tǒng)教學(xué)管理流程的重組，學(xué)院改變了原先中專時(shí)期校級(jí)統(tǒng)一管理模式，探索適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和學(xué)院自身建設(shè)的院、部?jī)杉?jí)教務(wù)管理運(yùn)行模式，實(shí)行教學(xué)與教務(wù)互動(dòng)的新模式。學(xué)院將原來(lái)屬于學(xué)院教務(wù)管理職能部門(mén)的一部分管理權(quán)、決策權(quán)下移，增強(qiáng)教學(xué)部的職能，強(qiáng)化其在教務(wù)管理中的重要作用。教學(xué)部處于教學(xué)、科研等工作的第一線，對(duì)自身各方面情況比較了解，把原本中專學(xué)校職能部門(mén)教務(wù)科的權(quán)力逐步移置到教學(xué)部，形成分工協(xié)作、協(xié)調(diào)一致的教務(wù)管理運(yùn)行機(jī)制。

2.建立教學(xué)教務(wù)管理優(yōu)化的目標(biāo)。教學(xué)教務(wù)管理流程優(yōu)化的目標(biāo)就是分析現(xiàn)有的教務(wù)管理流程存在的問(wèn)題，制定本校教務(wù)管理流程優(yōu)化的目標(biāo)，對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行有效重組，以實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理工作的高效率、高滿意度、高質(zhì)量。

3.探索優(yōu)化的教務(wù)管理體系。管理流程是管理工作之間的傳遞或轉(zhuǎn)移的動(dòng)態(tài)過(guò)程，所有的組織和管理都是面向流程的各部門(mén)對(duì)自己的業(yè)務(wù)全面負(fù)責(zé)，使學(xué)校上層與基層可以更及時(shí)地實(shí)現(xiàn)信息溝通，進(jìn)一步增強(qiáng)組織的凝聚力，提高教學(xué)管理實(shí)效性。學(xué)院在2011年將全院劃分成基礎(chǔ)教學(xué)部和專業(yè)教學(xué)部?jī)纱蠼虒W(xué)部門(mén)，明確學(xué)院教務(wù)處管理職責(zé)，比如，教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱審定、課程建設(shè)、學(xué)科建設(shè)等實(shí)行項(xiàng)目管理辦法。教學(xué)部工作的重心圍繞著學(xué)院的管理目標(biāo)，施行過(guò)程管理，比如，對(duì)于課堂授課質(zhì)量，明確規(guī)定通過(guò)備課、試講、聽(tīng)課查課、信息反饋、總結(jié)講評(píng)等環(huán)節(jié)實(shí)行全過(guò)程管理。（1）優(yōu)化常規(guī)性教務(wù)工作程序。①教學(xué)文件、規(guī)章制度。教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)校教學(xué)文件及規(guī)章制度的制定、解釋，各教學(xué)部執(zhí)行學(xué)校各類教學(xué)文件及規(guī)章制度，各教學(xué)部根據(jù)實(shí)際制定相關(guān)的實(shí)施細(xì)則。②教學(xué)計(jì)劃的制訂。教務(wù)處編制制訂（或修訂）教學(xué)計(jì)劃的原則意見(jiàn)，各專業(yè)制訂或修訂教學(xué)計(jì)劃，教學(xué)部論證、定稿，報(bào)至教務(wù)處匯總。③教學(xué)大綱。教務(wù)處制定編寫(xiě)教學(xué)大綱原則意見(jiàn)，教學(xué)系部組織教研室及有關(guān)教師編寫(xiě)課程教學(xué)大綱，教學(xué)部審定，報(bào)教務(wù)處審核，討論通過(guò)后匯編、備案。④專業(yè)建設(shè)。教務(wù)處組織制定學(xué)校專業(yè)建設(shè)規(guī)劃，專業(yè)教學(xué)部做好本部門(mén)專業(yè)建設(shè)分規(guī)劃，基礎(chǔ)教學(xué)部做好各專業(yè)基礎(chǔ)課程規(guī)劃，教務(wù)處組織制訂各專業(yè)建設(shè)的評(píng)估指標(biāo)和驗(yàn)收辦法，教務(wù)處組織對(duì)各專業(yè)的檢查評(píng)估工作。⑤教學(xué)任務(wù)書(shū)下達(dá)。教務(wù)處根據(jù)各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃向各教學(xué)部下達(dá)教學(xué)任務(wù)，教學(xué)部根據(jù)課程歸屬安排、落實(shí)教學(xué)任務(wù)，并將任課教師配備情況報(bào)教務(wù)處審核匯總。⑥學(xué)籍管理。教務(wù)處負(fù)責(zé)新生編班、分班，根據(jù)報(bào)到名單對(duì)新生進(jìn)行注冊(cè)；對(duì)新生報(bào)到情況進(jìn)行匯總并編制學(xué)號(hào)；對(duì)學(xué)生的休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、畢業(yè)、結(jié)業(yè)等進(jìn)行審核、批準(zhǔn)并上報(bào)等；審核符合畢業(yè)條件的學(xué)生名單匯總，負(fù)責(zé)畢業(yè)、結(jié)業(yè)證書(shū)打印并向各班統(tǒng)一發(fā)放。⑦考務(wù)管理。教務(wù)處根據(jù)教學(xué)部填報(bào)的期末考試課程，確定考試時(shí)間和考場(chǎng)，安排監(jiān)考教師。課程歸屬教學(xué)部，組織教師閱卷，統(tǒng)計(jì)期末成績(jī)，將試卷整理歸檔。考試課程試卷統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，試卷內(nèi)放有課程分析和試卷分析記錄，教學(xué)部審核后，教務(wù)處存檔。教務(wù)處確定補(bǔ)考時(shí)間，教學(xué)部安排好補(bǔ)考試卷、考場(chǎng)和監(jiān)考教師的準(zhǔn)備工作，學(xué)生在指定的時(shí)間和地點(diǎn)補(bǔ)考，課程歸屬教學(xué)部，組織教師閱卷、成績(jī)登錄管理系統(tǒng)，教學(xué)部匯總補(bǔ)考卷，上交歸檔。（2）優(yōu)化教務(wù)管理隊(duì)伍。為適應(yīng)現(xiàn)代教育發(fā)展的需要以及現(xiàn)代教務(wù)管理的要求，教務(wù)管理人員必須具備豐富的科學(xué)文化素質(zhì)、一定的管理能力和創(chuàng)新意識(shí)。因此，需要開(kāi)展專項(xiàng)培訓(xùn)，提高教務(wù)管理人員的專業(yè)性，使其了解特殊職業(yè)教育的過(guò)程和規(guī)律，熟悉特殊職業(yè)教務(wù)工作規(guī)程，同時(shí)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和信息管理能力的培訓(xùn)，以適應(yīng)教務(wù)管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的需要，為教務(wù)管理的全面信息化的實(shí)現(xiàn)提供有力的技術(shù)保障。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)學(xué)院教務(wù)工作流程優(yōu)化的根本目的就是要從特殊教育的特點(diǎn)出發(fā)，以教務(wù)管理流程規(guī)范化、信息化、效率化為切入點(diǎn)，以教師為本，合并相關(guān)及相近工作，激活教師教學(xué)的自覺(jué)能動(dòng)性，促進(jìn)學(xué)生個(gè)性化發(fā)展，培養(yǎng)適合社會(huì)需要的創(chuàng)新人才，最終實(shí)施流程化管理，提高管理工作效率。

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