淺談教學秘書工作中寫作能力的培養

摘要：“教學是立校之本，科研是強校之路”，教學作為高校工作重中之重，教學管理水平的高低必將影響教學的質量及其人才培養。作為高校教學基層的管理者及執行者，教學秘書扮演著無比重要的角色，工作素養的高低直接影響著學校、系部的教學管理水平。寫作能力素養是教學秘書職業素質中要求較高卻又容易忽視的一個職能。本文將從如何提升教學秘書寫作能力這一視角入手，結合工作實際，提出建設性意見。

關鍵詞：教學秘書；寫作能力；實用寫作

中圖分類號：G451 文獻標志碼：A？搖 文章編號：1674-9324（2013）42-0046-02

人們常用“既管天文地理，又管雞毛蒜皮”這樣生動的描述來定義秘書的職責：“政策性強、業務性強、服務性強、時間性強，工作繁雜，責任重大。”而教學秘書作為秘書行業的一個重要分支，工作內容亦是相通的，這就要求教學秘書在教學管理中必須具備較高的綜合素質。教學秘書作為系部主任教學管理工作的助手，具體執行著學校制定的各項教學管理制度及規定。如協助系部做好學校評估、專業建設、擬定系部教學計劃、總結，修訂和制定教學管理文件等，這些工作除需要具備良好的溝通能力、計算機操作能力外，更需要扎實的文字寫作能力作為后盾。文字寫作能力是教學秘書的基本功，是衡量一個教學秘書是否合格的必備標準之一，無論是系部內部信息的溝通，還是對外進行交流，都離不開文稿的撰寫。因此提高教學秘書的寫作能力勢在必行。

一、高校教學秘書寫作能力現狀

目前我國高等教育沒有明確的政策、條文對教學秘書崗位的任職條件、崗位規范進行界定。雖然目前很多高校在招聘教學秘書崗位時限定了學歷，但在選拔專業方面限制較少，所以大部分教書秘書都是非中文類、管理類、文秘類專業出身，這就導致了教學秘書隊伍的專業對口性不強，在擔任教學秘書工作中動筆能力較差，對于政策及條例的描述不規范以及撰寫書稿時措辭及格式的較不專業，不擅用政策支撐行文立意；語言、語法結構不合理，邏輯混亂等問題，既影響了文章的質量，又延誤了政策的執行，大大降低了工作效率，不能發揮公文的現實效用。因此能夠準確地使用書面語言，清晰完整地闡述表達相關政策及文件起草，是教學秘書工作得以正常高效運轉的強有力后盾。

二、結合實際工作，提高寫作能力

（一）大事記的編寫

教學秘書是協助系部主任做好日常教學管理的工作人員。其中，大事記編寫是教學秘書的重要工作之一。大事記是某個部門各方面人事、要事的記載，是編纂資料、總結工作、查證歷史的重要依據。教學秘書要想條理清晰、內容規整地進行系部大事記的記錄，首先要做好對大事記材料、內容的收集與記載。

大事記內容一般圍繞系部教學管理、科研、行政、建設等幾個方面展開，具體內容如：系部召開的重要會議、舉辦的重要活動、系部再教育、重大教學成果、教學改革等。而在編寫這些內容前，材料的收集與整合是編寫大事記的關鍵環節。資料搜集與整理要注重資料的積累，如果沒有豐富的材料，即便再高的寫作技巧也是“巧婦難為無米之炊”。這就要求教學秘書平時要善于捕捉信息，如留意系部簡報、學報，系部活動的介入等，在時間允許的情況下，要及時做好記錄，避免關鍵信息遺忘。善于通過各種渠道及時將有用的材料進行采編，為謀篇布局、選材用材打好基礎，做到突出重點，大事要事不遺漏。

其次，撰寫大事記要深入掌握其編寫的原則與要求。大事記屬于應用文，應用文寫作時要突出實用性，要如實反映客觀事物、客觀情況及真實的思想情感。語言要精辟準確，時間、地點、人物、引文等重要信息都要準確無誤，不可模棱兩可，含糊其辭；文字敘述要直陳其事、通俗易懂、干凈利索，不必像文學作品一樣去追求豐富的想象、奇特的細節、華麗的辭藻。

（二）系部計劃與總結的編寫

計劃與總結的書寫是一個系部健康發展的標尺，學校、系部教師通過清晰的目的計劃總結能清楚地了解工作的各個方面及要求，進行目標明確的教學安排。所以，此項內容也是考查其寫作能力的一項重要指標。

計劃與總結是對情況與事實概括性的綜合歸納，是對事物本質的分析。提高計劃與總結的寫作水平，首先要提高思想認識能力。思想是公文的主旨、靈魂，寫出有思想深度的文字材料，必須要形成自己的公文寫作思想庫，這就要通過閱讀文件、參加會議、參加調研等多種渠道開拓來形成新思路、新概念、新見解。其次，掌握此類文體寫作的語言特點。計劃與總結也同屬應用文體，簡潔凝練、文約事豐、質樸平正是這種公文的一貫要求。簡潔就是要簡單、扼要、不羅嗦；事豐就是敘事豐富；質樸就是符合事實、不浮夸。提高語言水平，需要長時間的積累，模仿是學習的重要形式。教學秘書要根據自己系部的實際情況，選擇一些好文章精心研究，用心揣摩作者的思路及語言風格，仔細體會其謀篇布局，形式特征，只有通過大量的練習才能寫出好文章。

（三）新聞稿的編寫

新聞稿是教學秘書撰寫文稿中使用頻率較高的一種文體，新聞稿的發布有利于系部文化的宣傳，促進系部向更積極的方向發展，是展現系部風采的重要窗口。

由于目前大部分教學秘書的專業對口性不強，缺乏對新聞知識的系統學習，寫作經驗尚淺。因此，深入學習并掌握新聞稿的寫作特點與寫法是寫好一篇新聞稿的前提。我們可以從以下幾個方面入手來提升新聞稿撰寫的能力。第一，掌握結構布局。一篇結構嚴密的新聞稿，一般由標題、導語、主體、結語、背景五部分組成。這五個部分邏輯性較強，因此寫作時要正確把握它們之間的邏輯關系。第二，明確主題。主題是文章的靈魂，中心思想。只有明確主題，才能伏案動筆。第三，撰寫新聞主體。主體是文章的主要部分，要想使新聞內容簡練明確地切入中心，首先要有豐富的新聞素材作為鋪墊。積累新聞素材、選好新聞題材、找準新聞角度是寫好一篇新聞稿的基礎。然而這種業務素質并不是與生俱來的，這就要求教學秘書在平時的工作中培養敏銳捕捉新聞的能力，做工作中的有心人，學會觀察與思考，把自己的所見、所想、所感及時記錄下來形成文字素材，再從中挑選，再次要通過多閱讀報紙及收看新聞的方式進行揣摩與練習，久而久之，集腋成裘就會得心應手地寫出優秀的新聞稿件。第四，把握語言特色。靈活的語言運用能力可直接展示書寫文章的功底，是寫好新聞稿的關鍵。在寫新聞稿時尤其要注意文字的運用。簡潔、準確是新聞稿的語言特色，不可過分修飾，追求華麗，勿拖泥帶水、畫蛇添足。

宋代李凃在《文章精義》中寫道：“文章不難于巧而難于拙；不難于曲而難于直；不難于細而難于粗；不難于華而難于質。”此言從一個特殊的角度告訴我們，提高公文寫作能力是一個永無止境的過程，深入淺出地敘事明理，傳情達意，需要付出艱苦的努力，唯有堅持勤練筆，才能做到厚積薄發、妙筆生花。

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