淺談中職院校檔案信息化建設

摘要：中等職業技術教育在國民經濟發展和社會主義文化建設中發揮的作用日益提高。本文闡述了新形勢下中職院校檔案信息化建設是深化職校教育改革的需要，是現代信息技術發展的必然要求。分析了中職院校檔案信息化建設中遇到的種種問題，提出了中職院校檔案信息化建設的初步構想。

關鍵詞：中職院校；檔案信息化；教育

一、檔案信息化建設是學校自身發展和信息技術發展的必然要求

檔案信息化是指檔案管理模式從原來的檔案室實物保管轉向數字化信息這種主要管理形勢并側重于向社會提供服務為重心的轉變過程。職業技術教育歷來被西方發達國家重視，中等職業技術教育在國民經濟發展和社會主義文化建設中發揮的作用日益提高。和其他學校相比，中職院校顯著的特點是學校教科研管理為培養專業人才服務，不僅要有學生的學籍檔案，還要對他們的就業情況進行有效建檔。這些具有鮮明特色的文本資料所形成的檔案是學校歷年來開展的各項工作的真實記錄，是學校發展歷程的真實寫照，也是制定學校發展規劃不可缺少的依據。檔案在社會生活的各個領域中發揮著其他載體所不可替代的積極的服務作用。

首先，中職院校檔案信息化建設是深化職業教育改革的需要。近年來，隨著改革的強勁推行，職業教育出現了一些新的辦學形式、新的教學模式、新的管理結構，檔案信息資源的利用速度快，效率高，更新頻率加速。其次，檔案被利用的范圍不斷擴大，內容越來越多，查找檔案不僅要提供文本檔案資料，還要提供各種形式的專題服務。最后，網絡技術的發展和電子政務的普及要求檔案人員要提升適應現代化信息化技術的要求，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息。

二、中職院校檔案信息化建設遇到的主要問題

眾所周知，我國的中職院校與全日制普通院校相比發展不平衡，起步晚，在檔案館室的建設中存在不少問題。總體的信息資源建設狀況尚存在以下問題。

1.檔案信息化對多數中職院校領導而言是個陌生的話題，他們對檔案信息這項資源的重要性缺乏足夠的認識。他們認為檔案管理工作就是建檔、管檔，這樣一來檔案信息很難發揮其應有的作用。由于對檔案資料的忽視甚至忽略，院校各部門不能積極參與檔案資料的收集、利用，更談不上對檔案信息化建設進行全面、深入的思考和研究。

2.檔案信息開發和利用的方式、手段不能適應信息技術高速發展的要求。過去學校的檔案管理一直以人工收集整理，形成紙質文本，裝訂成冊，入庫保管為主。目前，雖然許多中職院校檔案室配備了計算機，檔案文件目錄及有關的資料進入了電子管理的程序。但僅僅限于利用計算機查找檔案信息，不具有系統性甚至完整性都不夠。另外檔案文件不同于普通文件，有些文件是單位的機密文件不能隨意泄露，還有些音像文件要求高保真，而且檔案信息聯網受阻等因素導致信息資源共享常常不能順暢地進行。時間久了，信息容量急劇膨脹，給查找更新帶來不便。

3.專職檔案人員缺少，專業素質不高。不少人認為在學校工作中檔案管理是人人可做的，甚至可以突擊處理，不需要專人負責。所以檔案管理人員往往要身兼數職，或半路出家，缺少基本的專業技術、專業人基本理論知識；或只有專業知識而缺乏相關的信息處理的技術。這樣一來，檔案管理隊伍往往成了學校中素質最不能得到保障的，最容易被忽略的群體。即使是專業技術人員，學校對他們的知識和應用技術的更新也不重視。這就使檔案管理不適應學校發展和信息社會發展的需求。

三、中職院校檔案信息化建設的設想

1.加強認識。在中職院校的檔案管理中，檔案管理人員要重視自己所從事的工作，要充分認識到檔案管理工作在學校工作中的重要地位，因此要不斷更新管理觀念，重視并有效利用檔案資源信息，充分發揮檔案在教育教學、學校行政管理、后勤管理中的作用，充分利用檔案信息的真實性、連貫性、系統性，為學校中長期發展提供正式有效的事實依據。

2.隊伍建設。由于檔案管理者的素質存在較大的問題，優化檔案管理者的知識結構、能力結構、年齡結構都是檔案管理信息化建設中急需要解決的問題。要加強專業培訓，使檔案工作者的基本知識不斷更新，基本技能不斷升級，創新能力不斷加強，年齡結構更趨合理。努力做到檔案管理人員配備專業化、年輕化、科學化。

3.檔案管理電子化。要充分利用校園網，收集整理網上已有的重要信息。如學校重大決策、重要會議活動、學生檔案數據、學科設置情況等。實現檔案查詢和檢索自動化。學校各部門的檔案材料，如照片、錄音、錄像、文字等要統一以電子文件的形式按規定格式和要求上報。

4.注重特色。中職院校的專業設置行業特色明顯，注重技術應用型、實用型人才的培養。因此本校的重點專業、精品課程的特色數據庫要重點強化，突出本院校的專業特色。

5.強化安全意識。檔案本身具有一定的保密性，檔案的安全涉及到學校管理的方方面面，所以要建立檔案信息化安全保障體系，在技術層面上防止黑客攻擊、竊聽篡改等。

總之，檔案信息化建設是一項長期而復雜的系統工程，不僅需要專業技術人員不斷提升自身素質，同時要求全員參與。高品質的檔案信息不僅可以提高教育教學質量及管理效率，還在維護學校權益等方面起著不可替代的作用。

參考文獻：

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