提高高校行政秘書人員信息素質(zhì)的對(duì)策

摘要：一個(gè)具有高度責(zé)任感，做事機(jī)動(dòng)靈活的高校行政秘書人員，應(yīng)該具備一些特定的工作能力，比如他（她）能夠在有限的時(shí)間內(nèi)有條不紊、極具效率并且準(zhǔn)確地去完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所布置的任務(wù)，同時(shí)也能夠及時(shí)無誤地向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供或者匯報(bào)有效的、富有針對(duì)性的信息。本文就是立足于這一點(diǎn)，分析了高校行政秘書人員應(yīng)具備的信息素質(zhì)的內(nèi)涵，也在高校行政秘書人員的信息素質(zhì)提高方面，提出了一些有效的建議與對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校；行政；秘書；信息素質(zhì)

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)知識(shí)爆炸的社會(huì)，也是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的社會(huì)。在此基礎(chǔ)上，也是一個(gè)需要各行各業(yè)人才的社會(huì)。于是，現(xiàn)在的高等教育的發(fā)展，也逐漸轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)化、科技化、現(xiàn)代化。同時(shí)，我們也可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在很多高校所設(shè)的專業(yè)里，都配備有專門的行政秘書專業(yè)，而他們主要負(fù)責(zé)的是做好各類行政資料文件的收發(fā)與傳遞等工作。能夠在有限的時(shí)間內(nèi)有條不紊、極具效率并且準(zhǔn)確地去完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所布置的任務(wù)，同時(shí)也能夠及時(shí)無誤地向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供或者匯報(bào)有效的、富有針對(duì)性的信息。這些也是作為行政秘書人員所具有的前提條件。相反，如果不能及時(shí)有效地向領(lǐng)導(dǎo)提供或者匯報(bào)有效的信息，不僅不會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)的特殊關(guān)注，而且還會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)幫倒忙。所以，提高工作效率是高校行政秘書人員必備的信息素質(zhì)條件。

一、行政信息素質(zhì)的意義

隨著信息素質(zhì)這一概念的提出，加上人們對(duì)其認(rèn)識(shí)的不斷深化，信息素質(zhì)其本身的內(nèi)涵與外延也在逐漸地豐富與發(fā)展。同時(shí)，在此基礎(chǔ)之上，也促使人們不斷地對(duì)各行各業(yè)中的行政秘書人員進(jìn)行定義與培養(yǎng)。在當(dāng)今這個(gè)信息爆棚的時(shí)代，高校的行政秘書要做好自己的本職工作，不僅要具備高尚的職業(yè)道德素質(zhì)和高超的專業(yè)技能，還應(yīng)具備一流的信息素質(zhì)。

1.獲取信息的意識(shí)。高校中的行政秘書人員，在工作中應(yīng)該對(duì)工作能夠具備一種超強(qiáng)的嗅覺，能夠快別人一步去感知它的存在。強(qiáng)烈的信息意識(shí)具體體現(xiàn)在對(duì)信息的獲取是否有一種特殊的洞察力、敏銳力以及感受力等。進(jìn)而言之，就是在獲取信息方面的敏感度。假如，高校行政秘書人員對(duì)信息的獲取意識(shí)很薄弱，不能及時(shí)去理解、分析信息，對(duì)信息沒有絲毫的敏感度，對(duì)信息的開發(fā)與利用程度也不是很高，那么，這樣的行政秘書人員就不能充分發(fā)揮其作用，就會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)層的管理工作，對(duì)工作的效率與進(jìn)度也是大大的不利。長(zhǎng)此以往，就會(huì)造成決策的失誤，工作的紊亂，甚至是造成不可挽救的損失。

2.理解、分析信息的能力。在獲取了信息之后，接著就會(huì)考驗(yàn)行政秘書人員解讀、分析信息的能力，如何將有效的信息簡(jiǎn)單、明了且無誤地傳達(dá)出去，這也是一個(gè)值得深思的問題。我覺得，這時(shí)他們應(yīng)該具備以下幾個(gè)基本的處理信息的能力。首先是電子計(jì)算機(jī)的操作能力。如今電腦已經(jīng)很普及了，大部分工作任務(wù)都是在電腦上完成，所以，必須要能熟練操作計(jì)算機(jī)。其次是數(shù)據(jù)處理的能力，可能在第一時(shí)間獲取的信息是很復(fù)雜的，這就要求行政秘書人員能夠較為快捷地去解讀它們，化繁為簡(jiǎn)，讓領(lǐng)導(dǎo)較為便捷地去獲取信息。最后就是新信息的開發(fā)能力，因?yàn)橥粭l信息并不是僅僅只包含其表面的一層含義，在它的內(nèi)容里面可能還會(huì)夾雜著更深層次的信息，這就要求行政秘書人員具備開發(fā)信息的能力。

二、提高行政信息素質(zhì)的必要性

1.它能夠提高辦事的效率。在高校的各種行政秘書人員，不能僅僅依靠揣摩領(lǐng)導(dǎo)的意圖和個(gè)人感覺去做事，還應(yīng)該借助于種種信息資源，在為領(lǐng)導(dǎo)層分憂的過程中也會(huì)夾雜著種種信息。傳統(tǒng)的行政秘書人員，只是一種單純地通過紙張來采編信息的，這種方式太過于受局限，且費(fèi)時(shí)費(fèi)力。在信息時(shí)代的行政秘書，應(yīng)該學(xué)會(huì)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，利用先進(jìn)的管理系統(tǒng)，及時(shí)有效地去完成信息的采編與傳達(dá)，這樣不僅能省時(shí)省心，還能做到準(zhǔn)確無誤。具備一流的信息能力，熟練地運(yùn)用行政管理系統(tǒng)，這在很大程度上可以提高工作效率。

2.它能夠加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系。在高校中，行政秘書人員處于學(xué)校行政系統(tǒng)的樞紐地位，他能夠成為學(xué)校聯(lián)系各部門、協(xié)調(diào)各部門的橋梁和紐帶。所以在聯(lián)系與協(xié)調(diào)的過程中，對(duì)信息的傳遞也有很高的要求，于是行政人員就要善于與人溝通，加強(qiáng)協(xié)調(diào)各方面的工作能力。因此，高校行政秘書人員在提高信息素質(zhì)的同時(shí)，也能夠有效地加強(qiáng)學(xué)校各部門之間的聯(lián)系。

3.它能夠輔助領(lǐng)導(dǎo)的工作。與傳統(tǒng)在紙張上做文章的行政工作不同，現(xiàn)代社會(huì)的行政秘書人員，不僅僅只要求停留于文字、電話部分，而且還要為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供必要的智力支持，輔助領(lǐng)導(dǎo)的工作，最大程度上為領(lǐng)導(dǎo)排憂。所以，良好的信息素質(zhì)，一方面可以為行政秘書人員自身的工作帶來便利，另一當(dāng)面，也可以為領(lǐng)導(dǎo)的工作提供必要的幫助。

三、提高行政信息素質(zhì)的建議

1.加強(qiáng)行政秘書人員的職業(yè)技能培訓(xùn)。高校要提高行政秘書人員的信息素質(zhì)，可以依托學(xué)校現(xiàn)有的教學(xué)資源，對(duì)他們進(jìn)行有針對(duì)性、有組織、有規(guī)劃的培訓(xùn)。當(dāng)然，不僅要有明確的培訓(xùn)目的，還應(yīng)該要有適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)方式和科學(xué)的培訓(xùn)理念，并且還要積極引導(dǎo)受訓(xùn)者主動(dòng)去追求、向上、進(jìn)取。我覺得主要包括這幾個(gè)方面的內(nèi)容：可以多方位，多途徑地去獲取信息；可以對(duì)不同的信息做出判斷，深刻解析有效的信息；可以創(chuàng)造性地去使用各類信息；可以主動(dòng)地去學(xué)習(xí)各類新知識(shí)，新信息。

2.營(yíng)造良好的信息氛圍。要提高行政信息素質(zhì)的同時(shí)，也應(yīng)該營(yíng)造一個(gè)良好的信息氛圍，不僅在硬件方面，在軟件方面也是如此。信息素質(zhì)也是建立在一定的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上的。所以在高校中，學(xué)校也應(yīng)該為行政秘書工作人員，營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，提供必要的器材用具，配備先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)設(shè)備，提高辦公自動(dòng)化的水平。同時(shí)在軟件方面，應(yīng)該提供更多更好的技術(shù)、人才支持。當(dāng)然，技術(shù)設(shè)備上也必須與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)更新，做好保養(yǎng)工作。

3.建立良好的考核制度。將高校中的行政秘書人員的信息素質(zhì)納入職位的考核體系，同時(shí)也相應(yīng)地建立起個(gè)人工作績(jī)效與個(gè)人工作收入相結(jié)合的考核體系，這也是提高行政秘書的信息素質(zhì)的一種有效手段。當(dāng)然這套考核體系也必須做到公正、公平、合理才會(huì)起到相應(yīng)的激勵(lì)作用，才能更好地去調(diào)動(dòng)他們工作的積極性、創(chuàng)造性，促使他們主動(dòng)去競(jìng)爭(zhēng)，去優(yōu)化，從而不斷提高他們?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的水平以及他們的工作效率。

四、結(jié)語

高校中的行政秘書人員是一股有力的力量，他們是高校信息化、現(xiàn)代化建設(shè)平臺(tái)的主力軍。將他們打造成一支富有紀(jì)律，富有思想，富有文化的行政隊(duì)伍，將對(duì)高校的行政發(fā)展起到巨大的推動(dòng)作用。

當(dāng)然如何才能真正做到并且做好高校行政秘書人員的信息素質(zhì)建設(shè)，也是關(guān)系高校健康發(fā)展的重要問題。如何才能真正提高他們的信息素質(zhì)也是各高校所面臨的不可逃避的問題，必須去正視。

另外，作為高校行政秘書人員，也應(yīng)該認(rèn)真努力去提高自身的職業(yè)素質(zhì)，樹立良好的職業(yè)形象，用超強(qiáng)的信息素質(zhì)去武裝自己，只有這樣才能使自身素質(zhì)不斷完善，才能積極應(yīng)對(duì)行政工作中遇到的問題與挑戰(zhàn)，才能為高校的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

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