學校檔案管理工作的幾點思考

摘 要 針對目前學校檔案管理工作中存在的檔案有效管理理念淡薄、學校檔案制度規范缺乏針對性，檔案管理人員缺乏綜合職業素養以及檔案主動開發利用工作被忽視等主要瓶頸，本文提出加強學校檔案管理工作的四點策略：一是依托學校教育氛圍加強檔案知識的傳播；二是出臺反映學校特色和規模的檔案管理辦法；三是提高檔案人員綜合素質；四是積極拓寬檔案的利用渠道。

關鍵詞 學校檔案 檔案管理 思考

中圖分類號：G47 文獻標識碼：A

1 學校檔案管理工作的特點及其重要性

學校檔案管理工作，是指用科學的原則和方法管理檔案，為學校服務的工作，它直接記載與反映校園活動。學校檔案是指在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的信息資源。它涉及面廣，包括黨政、教學、科研、基本建設、儀器設備、會計、特殊載體、學籍檔案等，涉及學校的各項日常工作，同時還關系到每個教職工、每個學生，直接記載和反映了真實的校園活動，真實客觀地記錄了學校的發展歷程，并承載著重要的意義。2005年，時任國民黨主席連戰先生來大陸開展“和平之旅”，北京大學向他贈送了他母親75年前在燕京大學的學籍檔案和照片的復制品。他接受贈品時已經閃動著盈盈淚光。可以說，這份學籍檔案加速了兩岸同胞和政治家的心理融合。可見，學校檔案及其完善的管理為真實、完整地呈現歷史提供了保障，并在關鍵時刻發揮了不可估量的作用。

2 制約當前學校檔案工作的主要瓶頸

隨著改革開放的不斷深化，經濟社會的快速發展，我國的檔案管理事業遵循著科學發展觀的思路，得到了蓬勃的發展，學校檔案工作也應順勢而為，向著更高的臺階邁進。然而，在以提高教育教學質量為重點目標的學校中，檔案管理工作常常被忽視，處于尷尬的一隅。

2.1 檔案有效管理的理念淡薄

這是各層級、各領域檔案工作的共性問題。檔案的性質特點在很大程度上抑制了檔案工作的顯性化。一是檔案是事情發生之后的記錄，檔案工作通常屬于“事后之事”，屬于社會管理活動的末端環節。二是檔案通常由公共組織實施管理，檔案工作與個人的直接聯系不密切，與個人日常生活的直接聯系更少。三是檔案一般是非商品性的文檔，檔案工作不從事物質生產，雖然在關鍵時刻起作用，但在平常時期靜悄悄。加之學校中檔案機構地位不明確，檔案歸檔不完整等，均導致檔案缺乏有效的管理，廣大師生對檔案工作的重要性也缺乏足夠認識。

2.2 學校檔案制度規范缺乏針對性

目前，國家專門針對學校檔案工作制定的法規文件很少，各學校檔案室雖按照《檔案法》及《實施辦法》等相關規定制定了各項規章制度，如《檔案工作人員崗位責任制》、《檔案查閱利用制度》等，但沒有突出學校特色的檔案工作制度，比如沒有專門的針對師生的檔案管理規定，沒有單獨的學校管理法規，致使制度流于形式。加之制度的落實必須依靠執行，由于學校領導重視不夠，缺失強有力的行政力量，導致各種材料收集不夠，檔案材料遺漏嚴重，完整性受到很大影響，而檔案的不完整又進一步制約著制度的實施。因此，如何規范學校檔案管理并把檔案管理工作納入學校建設范疇是檔案專項法規的應有之義。

2.3 檔案管理人員缺乏綜合的職業素養

學校檔案管理人員大多是兼職的，或是教職工家屬，或是全職的非專業人士，加之人員變動頻繁，導致檔案人員業務不熟，在檔案歸檔過程中，檔案保管期限的劃分、檔案整理、檔案編研等做得不夠規范。

3 加強學校檔案管理工作的應對之策

3.1 依托學校教育氛圍加強檔案知識的傳播

學校檔案管理工作在已往長期的封閉、半封閉傳統中，形成了與廣大師生相對隔絕的狀態，廣大師生也并不了解檔案工作，缺乏檔案是一種歷史文化財富、是一種寶貴的信息資源的檔案意識。檔案管理要改變已往的工作傳統、促進檔案在社會生活中真正發揮作用、實現價值，就必須積極主動地加強檔案宣傳，向廣大師生及社會傳播檔案利用的情況、作用、價值等檔案知識，比如通過學校板報、學校廣播、職工集中學習、編發宣傳冊等，進行檔案利用工作的大力宣傳，樹立全新的檔案工作形象，提高廣大師生的檔案意識。

3.2 出臺反映學校特色和規模的檔案管理辦法

學校領導應該牽頭負責，并結合本校特色和規模，制定符合本校的各種綜合性的實施辦法、細則和規定，制定各種門類和載體的檔案歸檔范圍，歸檔時間和歸檔要求制度，檔案保管、保密、統計、利用、鑒定制度以及崗位責任制，以實現檔案管理規范化、標準化。此外，學校應逐步將檔案工作納入學校工作計劃和規劃、納入管理制度、納入各部門的職責范圍和有關人員崗位責任制；在布置、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時考慮做好檔案工作，以提高檔案工作在學校各項工作中的地位。

3.3 檔案人員綜合素質亟待提高

建立一支政治素養高、理論知識廣、業務能力強、工作作風正的高素質的檔案管理隊伍是提高檔案管理工作水平的關鍵。首先，學校綜合檔案室應配備至少一名專職檔案管理人員（有條件的學校最好能配備一名檔案專業人員），各處室指定一名兼職文件資料收集員，綜合檔案室檔案員指導督促各處室的檔案收集工作，保證學校檔案資料收集的齊全、完整。其次，加強檔案管理人員的業務培訓。

3.4 積極拓寬檔案利用渠道

學校檔案管理工作的出發點和歸宿是它的服務價值。在學校檔案中，有很大一部分記錄和保存著學校教育教學經驗和成果，以及學生的學習生活情況資料等等，積極促進檔案的利用，是為學校發展大局服務，為廣大師生及校友服務。首先，健全檔案檢索工具。編制各類檢索工具對學校所有館藏檔案進行計算機著錄，實現計算機檢索，提高檢索效率。其次，豐富檔案服務利用方式。除傳統的提供檔案閱覽、檔案外借、檔案復制本、檔案展覽等方式外，可以通過計算機網絡、手機網絡、有線電視網絡等現成的先進手段，借助其網絡平臺，上載檔案內容，開發檔案信息，為廣大師生乃至社會提供檔案信息。最后，優化檔案編研，打造利用精品。在檔案利用工作中，編研是一種深層次的檔案利用工作，做得好、挖掘得深，不僅可以為本校提供服務，還可以促進經濟和社會的發展。然而，當前學校檔案利用中大多提供一次性編研資料，深度編研微乎其微，我們可將校園文化建設與學校檔案價值開發緊密結合，多編寫一些與教學活動密切相關、與師生校園生活貼近的圖文并茂的深度編研，加大檔案資源開發力度，方便廣大師生利用。