新媒體環境下高校檔案工作的挑戰與應對

摘 要 本從以學生檔案工作為主分析了新媒體環境對高校檔案工作提出的挑戰，針對這些挑戰嘗試性地提出了應對之道。

關鍵詞 新媒體 高校檔案 學生檔案 挑戰 應對

所謂新媒體，從一般意義上講，是指建立在數字技術和互聯網基礎上，具有信息傳播功能的互動性媒體形態，其外延包括網絡技術、手機媒體和網絡電視等。與傳統媒體相比，新媒體的特點是“數字化”“互動性”“傳播性”，在信息交流中，新媒體占有明顯的優勢。

隨著社會信息化的推進，新媒體技術越來越廣泛地被應用到各個社會領域，檔案工作也概莫能外。近年來，檔案工作在多媒體環境下做了大量有益的探索。其一是檔案信息化的大力推進，具體表現為大量檔案網站的建立、紙質檔案的數字化、檔案管理手段的信息化；其二是手機媒體在檔案工作中的應用，為了提高檔案利用服務的層次和水平，貴州省檔案館在2006年開創性地開通了手機短息查詢檔案和現行文件目錄的業務；其三是檔案利用方式的多元化，其中最引人注目的是2009年北京電視臺衛視頻道開播的《檔案》節目，它利用國內外解密的檔案資料，用敘事的方式剖析歷史真相，在受眾中國影響廣泛，為檔案的利用提供了有益的啟發。盡管已經做出了諸如上述的有益實踐，但總體而言，檔案工作仍未對新媒體環境作出充分的回應。高校檔案工作囿于教育系統內部，在新媒體環境下面臨著更多的挑戰，亟需探求應對之道。

1 新媒體環境對高校檔案工作挑戰

盡管高校檔案工作也逐漸適應新媒體環境，但與新媒體技術自身的發展與應用相比還有相當的差距。在二者發展不均衡的情況下，高校檔案工作面臨著如下亟需破解的困境。

（1）學校工作特別是學生工作中所產生的許多符合歸檔要求的材料，游離于歸檔范圍之外。隨著辦公信息化的逐步推進，特別是在傳統辦公與自動化辦公并行、過渡之際，學校各部門產生了大量有信息攜帶功能的材料，按照現行高校歸檔范圍要求，這些材料被排除在歸檔范圍之外。學生檔案的歸檔范圍在此方面表現得尤為突出。現行的學生檔案，主要包含黨團材料、學籍材料、學位材料、體檢表、成績單、獎懲材料等幾大部分。這些材料基本上都屬于“結論性”材料，即記錄了學生在各個階段、各個方面的最終結果而無法記錄學生成長中的精彩過程。近年來，隨著高校工作“以學生為本”教育理念的廣為接受，學校越來越重視學生的成長動態，期望能全過程關注學生的成長。對大學階段的學生而言，他們易于接受新事物，親近并熟悉網絡等新媒體，因此，在新媒體環境中產生了大量記錄學生成長足跡的材料，諸如高校開展網上思想政治教育產生的材料，學生活躍于各社交網絡（如校友錄、人人網、博客、微博、空間）產生的反映其學習和生活方面的材料。這些網絡活動產生的材料信息含量大，動態性強，是學生學習、生活最真實的信息，可是這些材料仍被摒棄在學生檔案的歸檔范圍之外。大量網絡材料的散失直接影響了“以學生文本”“全程關注學生成長”的教育理念。

（2）新媒體環境對高校檔案的搜集與保管提出了挑戰。新媒體環境下產生的材料有如下三個特點：①更新速度快，以往學生檔案的材料更新周期慢，大多以一學期或者一學年甚至整個大學四年為一個周期，而新媒體環境下產生的這些材料更新快，時間周期縮短為一天甚至小時；②新媒體材料易更改甚至刪除，傳統紙質學生檔案大多產生于學校的教務、黨團、人事等部門，一旦形成就較為穩定，不輕易更改和銷毀；而新媒體環境下的材料由學生本人或者學生團體形成，因此學生掌握著對材料增刪的主動權；③新媒體產生的材料數量大，信息價值參差不齊，哪些材料可以納入歸檔范圍需要嚴格的甄別。新媒體材料的這三個特征為檔案的搜集帶來了極大的挑戰。由于新媒體材料更新周期短、易更改、刪除，這就要求檔案搜集必須及時，因此大大增加了檔案工作者的工作量。同時，新媒體材料都是集文字、圖像、音頻、視頻于一體，如何保持其“立體集成”的效果而不是單純地將其割裂，迄今為止，檔案保管都尚未探索出行之有效的方法。

（3）新媒體環境也對檔案的利用提出了挑戰。學生在新媒體環境下產生的材料在屬性上具有雙重性。一方面，網絡如同學生的“電子筆記本”，學生在上面留下了不愿公諸于眾的材料，這些材料較傳統檔案更加具有私密性；另一方面，絕大多數的新媒體材料具有很強的傳播性、交互性，離開了這兩個特性新媒體材料就失去了最寶貴的價值。因此，新媒體環境下產生的材料在利用上與傳統的學生檔案利用大相迥異。傳統學生檔案主要供學校學生工作部門、人事部門及招聘的企事業單位利用，其利用范圍狹小，利用手段單一。明顯的，新媒體環境下產生的材料如果仍然按照這種模式來利用，就將完全失去新媒體材料自身的優勢。因此，必須尋找利用新媒體材料的途徑和方式。

2 高校檔案工作對新媒體環境的應對

針對上述挑戰，高校檔案工作相應的可以在如下三個方面做出有益的嘗試，以應對新媒體環境帶來的挑戰。

2.1 在檔案收集方面，尤其是學生檔案的收集方面要做出必要的嘗試，合理拓寬檔案的歸檔范圍

《中華人民共和國檔案法》對檔案的定義是“過去和現在的國家機關、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。” 中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》對檔案的定義為“國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄”。馮惠玲教授《檔案學概論》對檔案的定義是“組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息”。這幾個定義從多維度明晰了“檔案”的含義，其中最值得我們關注的有三點，一是檔案的價值性，即檔案保存的目的，它是一個相對主觀的判斷標準，可以根據不同時代、不同工作領域對材料的需要而改變；二是檔案的記錄性，這是檔案的本質屬性；三是檔案的原始性。這三點是衡量一份實物、影像、文字材料是否可以被認定為檔案的關鍵。按照上述檔案的認定標準，在新媒體環境下產生的有關學生的材料符合檔案的原始性、記錄性，也符合高校“以學生為本”“全過程關注學生成長”的價值性。因此，高校學生檔案工作可以根據工作實際，在法律和規章制度的框架下做出有益的嘗試，適當拓展歸檔范圍，以滿足工作的需要。

2.2 加速對新媒體檔案“立體”保管的理論與實踐探索

現在高校檔案工作中，大多按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》實行“紙質、電子歸檔”雙軌制，對電子檔案的搜集、保管已經有了較為成熟理論和工作方法。但新媒體檔案卻不同于傳統的電子檔案，它是文字、影像、音頻、視頻組合體，各要素之間不同的組合表現著不同的信息，如將其割裂開來，其蘊含的信息就可能發生本質的變化，由此檔案的原始性也遭到了徹底的破壞。因此，必須加快理論探索與實踐，來突破對博客、空間等新媒體檔案“立體”保存的瓶頸。

2.3 在檔案利用方面，要走大眾化、信息化的檔案利用路徑

（1）要在服務的對象方面服從大眾化的趨勢。傳統的高校檔案工作主要是搜集和保管學校產生的各種檔案，并為學校的人事、教務等少數部門提供必要的服務。在這種模式下，高校檔案工作的主要功能就是資政、宣教功能。在新媒體環境下，高校檔案工作為小眾服務、側重資政宣教功能的傳統已經不適應檔案工作受眾的接受習慣和文化感官。①因此，在資政、宣教之外，高校檔案工作要側重育人與文化傳承功能的發揮。因此，高校檔案工作要將受眾的范圍從少數學校機關擴大到全校師生甚至社會公眾。②

大學階段是學生人生觀、價值觀成型的重要時期，大學生也是高校檔案工作的直接受眾，檔案工作者可以圍繞校園文化建設的主題，通過展覽、檔案講座、培訓或者文化節等學生喜聞樂見的活動為其做健康正面的引導。同時，檔案工作者必須突破認知的屏障，要認識到高校是社會的一個重要組成部分，是社會文化產生和沉淀的基地，高校檔案工作是社會文化建設母體的一部分，高校檔案的利用和服務不僅僅局限于學校之內。如此一來，高校檔案工作可以以社會公眾（尤其是中小學學生）為服務對象、以館藏學生新媒體檔案拓展檔案利用業務，通過展覽、影視的方式展示高等教育對區域發展在科學研究、人才支持、文化繁榮等方面的重要支撐作用，進一步發揮高校新媒體檔案的育人與文化傳承功能。

（2）要在服務手段上加快信息化的進程。在擴大服務范圍之后，高校檔案工作必須借助信息化的手段才能彌補人力資源不足的缺陷，提高服務的效率和質量，進而滿足受眾的需求。例如：根據學生對新媒體的接受程度，對學生開展信息化查檔業務；利用網絡方式公布畢業生檔案郵寄信息；主動建立學生社交網絡為學生提供新媒體空間，以便他們留下成長的足跡等等。

總之，新媒體環境為高校檔案工作提出了挑戰，只要高校檔案工作者直面這些挑戰，認真探尋應對之道，必定能在新媒體環境下使檔案的價值得到充分的發揮。