探究高校圖書館檔案管理工作

圖書館檔案是存儲圖書館各項工作活動的原始記錄和憑證，它主要包括圖書館在各個工作環節中直接形成的，并對圖書館管理工作有一定參考利用價值的各種文字、圖像、影視及其他各種形式的文件材料。圖書館檔案管理是直接對圖書館檔案實體及圖書館檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。檔案管理作為圖書館管理的一部分，肩負圖書館檔案收集、整理、傳播、開發與利用等職責，其在圖書資源和信息的存儲、傳播及綜合利用等方面具有重要作用。

一、高校圖書館檔案管理的內容

檔案管理是圖書館管理工作的一部分，又是圖書館各項管理工作的組成部分。高校圖書館檔案管理主要包括兩個方面的內容：一是對圖書館檔案實體的管理；二是對圖書館檔案信息的管理。圖書館檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定及存儲等內容。圖書館檔案信息管理是對檔案中包含的各類信息內容進行整理、分析及存貯， 形成可供二次開發和利用的有價值的信息。具體來說，高校圖書館檔案管理工作主要涉及到圖書館檔案的形成、分類、歸檔、保管、開發和利用等。

二、高校圖書館檔案管理的重要性

高校圖書館是高校重要支柱之一，而圖書館檔案是“高校文化之母”、“圖書館歷史文明之母”，是圖書館現代化建設進程中不可或缺的重要組成部分。圖書館檔案見證了圖書館發展變化的歷史， 是圖書館管理的重要依據， 是高校檔案工作的重要組成部分，具有重要的參考及保存價值。圖書館的許多工作的開展也離開檔案管理工作的支持，檔案完整地記錄了圖書館一切工作歷程，做好檔案管理有利于圖書館工作的交流、提升，促進各項服務工作更好地開展。檔案工作為圖書館業務統計分析工作奠定了基礎，為圖書館的各項工作提供重要參依據，為領導工作和決策提供可靠參考。檔案工作是深化圖書館服務工作的有力保證，為圖書館提高管理水平，加強工作效率提供強力保障。

三、高校圖書館檔案工作亟待改善的問題

圖書館檔案是高校圖書館工作的重要組成部分，對圖書館的未來發展能起著重要的作用。圖書館檔案管理的好壞，直接反映了圖書館的管理水平。然而，目前高校圖書館檔案管理工作仍然存在不少問題，主要體現在以下幾個方面。

1、認識上的偏差

相關人員對檔案管理的認識都存在一些誤區，對檔案建設工作的重要性認識不足，認為圖書館的檔案工作無關緊要，不是學校的主要工作，檔案管理是額外負擔，不能給學校創造經濟效益。圖書館檔案管理工作長期處于“說起來重要，做起來次要， 忙起來不要”的狀態。

2、管理制度不健全

健全的制度是檔案管理的保證，然而，大多數高校檔案管理制度建設不夠，有些沒有制度，有些只有部分制度，有些雖然有制度但很多也只是將其他圖書館的檔案制度復制過來，只是為了應付檢查的擺設，根本起不到應有的作用。這樣就造成檔案管理無章可循，檔案管理混亂、隨意性強，收集的資料缺乏連貫性和完整性。

3、檔案結構不太合理

信息技術的發展，給高校檔案管理工作帶來了極大的便利，然而，由于檔案管理人員的素質的不足，以及沒有現代化設施、設備，很多高校圖書館檔案管理仍舊沿用傳統的方式。文書檔案材料較多，紙質檔案最多，其它檔案如電子檔案的種類和數量很少，甚至沒有。

4、檔案資料沒有得到充分利用

圖書館是學校的窗口單位，圖書館的工作會產生的大量具有保存價值的檔案資料，是高校科研工作的基礎。但是，很多圖書館檔案資料一直躺在圖書館“睡大覺”，成了堆放在圖書館的“廢物”。如何變廢為寶，讓這些檔案的價值得以實現，就顯得尤為重要。

四、改進高校圖書館檔案管理工作的建議

要努力創新檔案管理工作， 要敢于突破那些與當前圖書館工作不相適應的思想觀念和管理方式， 積極主動地研究當前圖書館發展過程中所面臨的新問題、新情況， 用新的理念、新的模式、新的視角、新的手段和技術來解決檔案管理工作中亟待解決的問題，以全面提升高校圖書館檔案管理工作水平，加快高校圖書館建設現代化的步伐。依據多年的工作經驗，作者就高校檔案管理工作提出以下幾點建議，具體如下：

1.增強檔案管理意識

首先相關領導要重視檔案管理工作，這是搞好檔案管理工作的重要前提和關鍵因素。檔案管理人員也要重視檔案管理工作，關注檔案的收集和利用，將檔案工作納入年度工作計劃中，積極爭取領導對檔案工作的支持。只有圖書館相關領導及檔案管理人員明確認識到圖書館檔案對圖書館未來發展的重要性，從思想上予以重視，增強檔案管理意識，圖書館檔案管理工作才會有明顯改變，并步入了良性發展的軌道。

2、完善檔案管理制度

沒有規矩，不成方圓。規章制度是用來規范我們行為的規則、條文，它保證了良好的秩序。完善的圖書館檔案管理制度是檔案工作規范管理的基本要求和重要保證。要依據國家法律法規，結合圖書館的實際，制定出科學合理、簡明實用、具有約束力和嚴肅性的檔案管理制度，使檔案的安全存儲、科學利用得到制度保障，為高效、規范地開展圖書館檔案管理工作奠定了良好的基礎，使檔案管理工作有章可循、按規執行、有條不紊，確保檔案的妥善保管。

3、配備先進的軟硬件設施設備

硬件是提升高校檔案水平的基礎，也是檔案管理質量的重要保證。把檔案設施建設列入高校建設的規劃，配置足夠的檔案庫房或檔案室，購置專用檔案柜及檔案盒，庫房內可適當配備空調、去濕機以及防火、防蟲、防盜等基本設備；按需配置計算機、掃描儀、打印機、數碼相機、攝像機等辦公設備，以提高工作效率。在軟件方面，應安裝檔案管理軟件，將相關檔案錄入計算機，建立電子檔案數據庫，提高圖書館檔案管理中存儲、處理、控制、開發和利用檔案信息的能力，促進圖書館檔案管理工作的提高與發展，以實現圖書館檔案管理的現代化。

4、完善檔案管理體系

建立高校圖書館檔案工作管理模式，由于圖書館的規模和作用的逐步體現，業務范圍不斷擴展，迫切需要建立一套完整的檔案管理體系。這是圖書館發展的客觀要求， 也是圖書館現代化建設的體制保障。首先，要實現專職檔案管理人員和兼職檔案管理人員組成的檔案管理團隊。圖書館要安排有責任心、有經驗、有耐心、業務能力強的專職檔案管理人員，并充分發揮其主觀能動性。完善檔案管理的組織管理和運行機制，落實責任人，將檔案管理涉及到的檔案的搜集、整理、匯總、歸類、保管及開發利用等職能落實到每一個人，強化責任意識，并做好獎勵工作。其次，要對高校圖書館檔案進行分類，做到科學分類，實行分級管理。按照檔案管理的要求，根據圖書館實際情況，按部門、內容等形式上的異同，分成黨務工作檔案、工會工作檔案、行政管理檔案、人事檔案、業務工作檔案、財務檔案、設備檔案、綜合檔案等若干類別，對不同的類別，依據其屬性，實行不同級別的管理。由此推動檔案管理工作逐步走向高標準、高質量、高效率，從而促使圖書館檔案管理工作向科學化、規范化、現代化方向發展。

5、強化檔案資源的科學開發和有效利用

圖書館檔案的開發和利用，就是對圖書館檔案信息進行加工、整理并將儲存于檔案中有價值的、適應高校發展需要的各種知識、信息充分挖掘出來，并使之有序化、系統化，最大限度的為廣大師生所用，以提升高校檔案信息利用效能的一種信息整理和傳遞的過程。開發檔案信息資源，是高校檔案工作的根本目的，同時也是衡量高校檔案管理工作的業務水平和工作成效的主要標志。圖書館檔案管理的主要目的是為了科學的開發和有效的利用檔案信息資源，使圖書館檔案發揮其應有的社會效益和經濟效益。檔案信息的開發與利用工作是高校檔案管理工作中最富有活力的環節，做好檔案信息利用工作是帶動整個高校檔案管理工作發展的關鍵步驟，促進檔案工作由被動變主動，做好做活信息服務，充分利用和發揮檔案信息資源的實用價值作用，更好地為高校圖書館的發展和學校科研服務。在開發利用方面，檔案管理人員要重點抓好以下幾個方面的工作。

一是加強高校圖書館檔案的信息化建設，利用現代技術對檔案進行科學管理和深層次的開發。開辟檔案信息網絡，減少檔案管理實際空間利用的矛盾，方便了高校師生，節約了時間成本和精力成本。

二是在圖書館日常管理中，圖書館檔案管理人員應配合領導決策及科研需要，配合館內各項工作，及時準確地整理并提交各類檔案信息，為高校的各項工作服務。

三是搞好檔案信息的報道與傳遞工作，提高檔案信息的利用效率。通過編輯、整理、加工、分析、傳遞、展覽、展示等方式，使圖書館檔案信息以更適于使用者形式，定向或定題輸出的相應的服務，使用戶真正認識到圖書館檔案的價值。