試論在學(xué)籍管理改革中推進(jìn)電子注冊(cè)工作

摘 要：電子注冊(cè)工作是傳統(tǒng)學(xué)籍管理工作在新形勢(shì)下的延續(xù)和發(fā)展，對(duì)保證高等教育質(zhì)量，維護(hù)高校的社會(huì)形象和大學(xué)生的合法權(quán)益，起著重要的保障作用。結(jié)合我校工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何在新的形勢(shì)下進(jìn)行學(xué)籍管理工作改革，以適應(yīng)電子注冊(cè)工作的要求進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：電子注冊(cè)；學(xué)籍管理；改革

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2012）28-0217-02

學(xué)籍管理是高校教學(xué)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是保證高校正常教學(xué)秩序的重要保障。電子注冊(cè)是傳統(tǒng)學(xué)籍管理工作在新形勢(shì)下的延續(xù)和發(fā)展，實(shí)行電子注冊(cè)，對(duì)保證高等教育質(zhì)量，維護(hù)高校的社會(huì)形象和大學(xué)生的合法權(quán)益，起著重要的保障作用。電子注冊(cè)的實(shí)施不僅僅是管理手段和工具的一種更新，從深層意義上看它觸及學(xué)籍管理模式乃至教學(xué)管理模式的改革。為了適應(yīng)電子注冊(cè)工作改革的需要，學(xué)籍管理工作理念、工作方法也要隨之發(fā)生變化，如何在新的形勢(shì)下進(jìn)行學(xué)籍管理工作改革，以適應(yīng)電子注冊(cè)工作的要求，已成為學(xué)籍管理工作的重點(diǎn)。

一、統(tǒng)一管理思想，強(qiáng)化管理意識(shí)

學(xué)籍管理工作應(yīng)不斷強(qiáng)化三種意識(shí)。一是服務(wù)意識(shí)，變管理學(xué)生為服務(wù)學(xué)生，將“以生為本”的理念貫穿到學(xué)籍管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。管理者成為誠(chéng)心誠(chéng)意的服務(wù)者，開(kāi)展各種學(xué)生座談和調(diào)查活動(dòng)，深入了解學(xué)生的需求，關(guān)心學(xué)生的發(fā)展，幫助學(xué)生解決實(shí)際問(wèn)題，積極為學(xué)生提供輔導(dǎo)與服務(wù)，努力在管理者與學(xué)生之間建立起平等、信任、合作的良好關(guān)系，切實(shí)做到權(quán)為生所用、情為生所系；二是法制意識(shí)，電子注冊(cè)工作有著嚴(yán)肅性和規(guī)范性特點(diǎn)，注冊(cè)工作均保證一切行為不能違背黨的路線、方針、政策，不違反國(guó)家的法律法規(guī)，自覺(jué)抵制不良風(fēng)氣的影響，在行使教育管理權(quán)時(shí)，首先考慮這樣處置是否合法，是否會(huì)侵犯受教育者的權(quán)利，真正將受教育者作為一個(gè)平等的法律主體來(lái)對(duì)待；三是育人意識(shí)，將思想教育與制度執(zhí)行緊密結(jié)合，以教育為主，處罰為輔，對(duì)受到處分的學(xué)生，通過(guò)思想教育使其知道受處分的原因、給處理的目的，給予學(xué)生承認(rèn)錯(cuò)誤并改正錯(cuò)誤的勇氣和機(jī)會(huì)，避免因?qū)W生的非理性導(dǎo)致訴訟案，降低管理的效率。

二、完善硬件軟件配備，提高工作效率

隨著學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，面對(duì)紛繁復(fù)雜的學(xué)籍檔案、成績(jī)的管理和統(tǒng)計(jì)分析、電子注冊(cè)數(shù)據(jù)上報(bào)等內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)運(yùn)用現(xiàn)代高科技手段進(jìn)行學(xué)籍管理。為提高學(xué)籍管理工作水平，學(xué)校應(yīng)劃撥專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，按要求配備相關(guān)硬件，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理工作專(zhuān)人、專(zhuān)機(jī)、專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為電子注冊(cè)工作的順利進(jìn)行提供物質(zhì)保障。

為提高電子注冊(cè)任務(wù)的效率，可引進(jìn)相關(guān)教務(wù)管理信息軟件，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍乃至教務(wù)管理全過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化管理，為電子注冊(cè)工作建立扎實(shí)可靠的技術(shù)平臺(tái)。運(yùn)用教務(wù)信息管理系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和兼容性，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍信息使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)化管理，以實(shí)現(xiàn)信息資源共享、管理平臺(tái)共享，從而提高工作效率。同時(shí)，著力構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)式的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，充分利用校園網(wǎng)建立面向全校師生的信息交流平臺(tái)，點(diǎn)擊教務(wù)處網(wǎng)頁(yè)即可查詢到學(xué)籍管理的各項(xiàng)制度、工作流程等。

三、科學(xué)管理學(xué)籍檔案，建立信息保障制度

保證報(bào)送真實(shí)而準(zhǔn)確的學(xué)生數(shù)據(jù)，是學(xué)籍管理工作的重要內(nèi)容和任務(wù)，是搞好電子注冊(cè)的關(guān)鍵所在。為及時(shí)、準(zhǔn)確完成各項(xiàng)電子注冊(cè)工作，保證每一條注冊(cè)信息的準(zhǔn)確性和完備性，應(yīng)科學(xué)管理學(xué)籍檔案，充分利用現(xiàn)代化手段發(fā)揮檔案作用，確保每一條學(xué)生信息的真實(shí)性，建立可靠的信息保障系統(tǒng)，打好準(zhǔn)確完成各項(xiàng)電子注冊(cè)任務(wù)的基礎(chǔ)。

第一，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案現(xiàn)代化。可對(duì)學(xué)校歷年學(xué)生學(xué)籍信息進(jìn)行全面整理，并引入現(xiàn)代化檔案管理手段，建立電子檔案，以準(zhǔn)確、快速地發(fā)揮學(xué)籍信息的分析、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。此外，建立并動(dòng)態(tài)管理“有學(xué)籍在校生”庫(kù)，從新生入學(xué)開(kāi)始就進(jìn)行科學(xué)化管理，并在其后續(xù)的學(xué)習(xí)生活中實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，隨時(shí)維護(hù)其變更情況，使學(xué)籍管理工作實(shí)現(xiàn)從建立信息到動(dòng)態(tài)管理，從電子注冊(cè)到網(wǎng)上查詢的現(xiàn)代化管理狀態(tài)，在管理過(guò)程中體現(xiàn)計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)高新技術(shù)的特點(diǎn)。

第二，確保學(xué)籍檔案的真實(shí)性和完備性。從招生人員到學(xué)籍檔案管理人員，均要嚴(yán)格執(zhí)行政策法規(guī)，把好學(xué)籍材料歸檔關(guān)，確保原始材料的真實(shí)可靠。同時(shí)，明確招辦、教務(wù)處、學(xué)生處以及各院系作為學(xué)籍檔案形成部門(mén)的職責(zé)范圍，理順學(xué)籍檔案管理體制，確定了各部門(mén)單位管理的內(nèi)容和檔案部門(mén)監(jiān)督執(zhí)行權(quán)力等，從而確保學(xué)籍檔案系統(tǒng)、完整，不缺不漏，以利于電子注冊(cè)工作做到及時(shí)、順利、高效，使注冊(cè)內(nèi)容準(zhǔn)確、全面、規(guī)范。

第三，開(kāi)展檔案研究，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。積極開(kāi)展對(duì)檔案的研究，發(fā)揮其參考、借鑒作用，從大量的檔案信息中提煉出帶有規(guī)律性的、結(jié)論性的數(shù)據(jù)和資料，為學(xué)校教學(xué)和管理體制改革服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。如通過(guò)對(duì)不同學(xué)科考試成績(jī)分布情況的統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)不同專(zhuān)業(yè)課程教學(xué)管理體制中存在的問(wèn)題，并有針對(duì)性地采取措施；通過(guò)對(duì)受學(xué)籍處分學(xué)生檔案的研究，總結(jié)學(xué)生思想教育中應(yīng)該注意的問(wèn)題等。對(duì)學(xué)籍檔案的研究開(kāi)發(fā)利用，使學(xué)籍檔案中靜態(tài)的分散信息變?yōu)閯?dòng)態(tài)的集中信息，使檔案管理與學(xué)校體制改革和發(fā)展同步前進(jìn)。

四、實(shí)行工作標(biāo)準(zhǔn)化，確保注冊(cè)工作質(zhì)量

各項(xiàng)電子注冊(cè)工作均有嚴(yán)格的時(shí)間限制、規(guī)定的操作秩序和上報(bào)的內(nèi)容，為保證不出任何差錯(cuò)，應(yīng)實(shí)行工作標(biāo)準(zhǔn)化以確保工作質(zhì)量，用標(biāo)準(zhǔn)化工作來(lái)實(shí)現(xiàn)信息交換，提高工作效率、減少差錯(cuò)，保證信息安全。制定各種規(guī)范，使管理程序制度化，實(shí)現(xiàn)工作的定量化和程序化，以克服偶然性、不確定性。

第一，教務(wù)處可根據(jù)日常的學(xué)籍管理過(guò)程和電子注冊(cè)及高校學(xué)籍工作的規(guī)律，設(shè)計(jì)出學(xué)籍管理工作的控制程序，擬發(fā)與此相應(yīng)的各種文件和各類(lèi)工作指導(dǎo)書(shū)（包括各種表單），建立相關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度，將每個(gè)工作環(huán)節(jié)都置于規(guī)定的工作程序之中，使學(xué)籍管理的數(shù)量化統(tǒng)計(jì)與分析貫穿于管理的全過(guò)程，保證學(xué)籍管理和各項(xiàng)電子注冊(cè)的順利實(shí)施。如我校在每學(xué)年初教務(wù)處就專(zhuān)門(mén)制作發(fā)放了《教務(wù)管理工作一覽手冊(cè)》，并在教務(wù)處網(wǎng)頁(yè)上實(shí)時(shí)更新供各單位下載，《手冊(cè)》的內(nèi)容不光對(duì)本學(xué)年各項(xiàng)與教學(xué)有關(guān)的數(shù)據(jù)包括學(xué)生、教職工、專(zhuān)業(yè)設(shè)置、重點(diǎn)學(xué)科等情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)更新，還制作了《教務(wù)處教學(xué)管理工作流程表》和《教學(xué)單位相關(guān)教學(xué)管理人員工作流程表》，明確了新學(xué)年每月工作要點(diǎn)、具體內(nèi)容、負(fù)責(zé)人員等，使管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)均有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并落實(shí)了校、系兩級(jí)管理崗位責(zé)任制。此外，教務(wù)處可以制定一套各類(lèi)包括休復(fù)退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、降級(jí)、輔修免修等各類(lèi)學(xué)籍異動(dòng)的申請(qǐng)表，以及其他證書(shū)證件補(bǔ)辦、退學(xué)預(yù)警通知等各類(lèi)學(xué)籍管理相關(guān)的表格，按照表上流程辦理，將執(zhí)行過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)做到配套制度、申請(qǐng)類(lèi)表格、工作程序“三規(guī)范”，將各類(lèi)事務(wù)性工作統(tǒng)一尺度，規(guī)范管理。

第二，以高標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程管理促使學(xué)籍管理科學(xué)化。各項(xiàng)注冊(cè)工作核查信息數(shù)據(jù)量極大，工作任務(wù)煩瑣，無(wú)論哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重后果，為保質(zhì)保量地做好注冊(cè)工作，可根據(jù)注冊(cè)制度本身的周期性，規(guī)范工作內(nèi)容、工作程序、工作節(jié)奏，對(duì)工作步驟、分工、進(jìn)度和各階段的工作目標(biāo)進(jìn)行具體籌劃。在此基礎(chǔ)上，對(duì)注冊(cè)管理的信息采集、校驗(yàn)、維護(hù)、審核、上報(bào)等各個(gè)工作環(huán)節(jié)，進(jìn)行具體的布置、落實(shí)，實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)工作全過(guò)程的系統(tǒng)化、規(guī)范化、制度化。

確保新生數(shù)據(jù)采集的準(zhǔn)確性。新生入學(xué)后，我校就下發(fā)了“新生學(xué)籍電子注冊(cè)信息校對(duì)表”，要求學(xué)生本人校對(duì)并簽字確認(rèn)；同時(shí)督促新生到指定網(wǎng)站查詢學(xué)籍，并充分發(fā)揮學(xué)校教務(wù)管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能，學(xué)生可以及時(shí)通過(guò)網(wǎng)上查詢系統(tǒng)核實(shí)自己的個(gè)人信息，并通過(guò)教務(wù)處隨時(shí)反映自己存在的問(wèn)題并及時(shí)得到解決。

學(xué)生在校期間，實(shí)行學(xué)籍異動(dòng)管理規(guī)范化，明確規(guī)定學(xué)生如休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)等異動(dòng)的申請(qǐng)辦理時(shí)間和程序，學(xué)生的各項(xiàng)異動(dòng)以及其他如姓名、出生日期、身份證號(hào)等信息的修改均要按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保學(xué)籍信息的真實(shí)可靠。

嚴(yán)格進(jìn)行畢業(yè)生資格審查。應(yīng)對(duì)畢業(yè)生學(xué)歷證書(shū)授予資格逐個(gè)進(jìn)行嚴(yán)格審查，對(duì)證書(shū)注冊(cè)信息進(jìn)行逐條核實(shí)、反復(fù)校對(duì)，按時(shí)上報(bào)電子注冊(cè)信息數(shù)據(jù)，確保做到“該注冊(cè)的一個(gè)不能漏，不該注冊(cè)的一個(gè)不能有”。對(duì)畢業(yè)資格審查實(shí)行學(xué)生本人、系秘書(shū)、教務(wù)處三級(jí)審核簽字制，以確保發(fā)放的證書(shū)準(zhǔn)確無(wú)誤。

嚴(yán)格管理畢業(yè)證書(shū)。嚴(yán)格按照國(guó)家和教委的規(guī)定要求，加強(qiáng)對(duì)高等教育學(xué)歷證書(shū)的規(guī)范管理，嚴(yán)格學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)制度，做到依法規(guī)范、客觀寫(xiě)實(shí)。在學(xué)歷證書(shū)的辦理、發(fā)放、學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)等各個(gè)環(huán)節(jié)工作都嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，嚴(yán)格履行各級(jí)審查、報(bào)批程序，完善責(zé)任制，杜絕在辦理證書(shū)過(guò)程中出現(xiàn)的漏洞，保證畢業(yè)生辦證工作的質(zhì)量。

五、完善管理制度，實(shí)行規(guī)范管理

建立健全學(xué)籍制度是確保高校學(xué)籍管理工作有序進(jìn)行的前提條件，電子注冊(cè)對(duì)學(xué)籍管理提出了更高的要求，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)籍制度建設(shè)，做到管理有法可依、有據(jù)可查，為學(xué)籍管理工作規(guī)范運(yùn)作提供制度保障。

在制度建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)注重以下幾個(gè)方面。第一，堅(jiān)持管理制度的剛性與柔性的統(tǒng)一。堅(jiān)持“剛性”就是明確規(guī)定了人才培養(yǎng)規(guī)格的質(zhì)與量，包括學(xué)生學(xué)習(xí)的課程與學(xué)分的數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及紀(jì)律約束辦法等等。而注重“柔性”就是在質(zhì)和量的規(guī)定性前提下給學(xué)生以充分選擇的余地，包括學(xué)習(xí)年限、內(nèi)容、方法與途徑，最大限度地發(fā)揮學(xué)校的教育功能，注重強(qiáng)化學(xué)生自我發(fā)展能力，營(yíng)造促進(jìn)學(xué)生個(gè)性發(fā)展的制度環(huán)境。第二，依法建制，應(yīng)確立一系列依法治校、維護(hù)學(xué)生合法權(quán)益的規(guī)則，嚴(yán)格以上級(jí)相關(guān)規(guī)定為依據(jù)建章立制。明確了學(xué)生的權(quán)利和義務(wù)，清晰界定對(duì)學(xué)生的處理標(biāo)準(zhǔn)和處理程序，實(shí)行學(xué)生權(quán)益救濟(jì)制度等。同時(shí)規(guī)范管理，將嚴(yán)格要求與靈活掌握相結(jié)合，并堅(jiān)持公開(kāi)公正的原則，保證管理操作過(guò)程的透明度。在制度制定程序的合法、制度實(shí)體的合法、實(shí)施過(guò)程的合法等方面體現(xiàn)法治精神。第三，因時(shí)制宜，不斷與時(shí)俱進(jìn)，固化教育教學(xué)改革的成功經(jīng)驗(yàn)，將在實(shí)踐中獲得的管理改革成果和成功經(jīng)驗(yàn)納入制度，如各高校都在建立實(shí)施學(xué)分制、主輔修制、跨校修讀制等新的有利于人才成長(zhǎng)的管理制度。在必要的時(shí)候?qū)χ贫冗M(jìn)行修改，保持制度鮮活的時(shí)代精神。

六、加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高人員素質(zhì)

學(xué)籍管理隊(duì)伍是學(xué)籍管理工作的主體，是學(xué)籍管理工作的執(zhí)行者。加強(qiáng)學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)和管理水平，直接關(guān)系到電子注冊(cè)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)和工作效率的提高。為確保電子注冊(cè)的工作質(zhì)量，提高學(xué)籍管理的現(xiàn)代化水平，應(yīng)不斷采取措施提高管理人員的素質(zhì)。

第一，提高學(xué)籍管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)。學(xué)籍學(xué)歷管理是一項(xiàng)政策性極強(qiáng)的工作，應(yīng)督促學(xué)籍管理人員參加各種組織學(xué)習(xí)活動(dòng)，加強(qiáng)管理人員的思想教育，增強(qiáng)其法制觀念，提高職業(yè)道德素養(yǎng)，使其認(rèn)清工作的嚴(yán)肅性，從而堅(jiān)持實(shí)事求是的工作原則，樹(shù)立認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，這也是貫徹執(zhí)行學(xué)籍學(xué)歷管理政策法規(guī)的根本保證，也是確保電子注冊(cè)制度順利實(shí)施的關(guān)鍵所在。

第二，提高學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。應(yīng)組織學(xué)籍管理人員參加相關(guān)的崗位技能培訓(xùn)，提高計(jì)算機(jī)操作水平和政策業(yè)務(wù)水平。此外，還可組織與其他兄弟院校進(jìn)行學(xué)籍管理溝通，注意收集好的做法和思路以改進(jìn)自身的工作。

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