淺議基層醫院檔案管理的規范化

【摘要】 醫院檔案是醫院的財富，加強檔案的規范化管理對對醫院領導決策科學化和醫院現代化建設極為重要。在實踐過程中，基層醫院由于條件限制，檔案管理存在某些問題，需要推進檔案管理的規范化進程。

【關鍵詞】 基層醫院；檔案管理；規范化

doi：10.3969/j.issn.1004-7484（x）.2012.08.621 文章編號：1004-7484（2012）-08-2915-02

醫院檔案是醫院在工作活動中形式的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，它是醫院的寶貴財富，加強這一信息資源的管理對醫院領導決策科學化和醫

院現代化建設極為重要。醫院檔案是醫院的寶貴財富。加強對這一信息資源的規范化管理，對醫院領導決策科學化和醫院現代化建設極為重要。檔案規范化，是指在檔案工作領域內由檔案事業主管機關，或會同標準化主管機關以及各有關部門共同協商對檔案工作的管理、原則則、方法、質量、概念、設施等，制訂出科學的、統一的規則和技術規范.并予以貫徹執行而修訂的全部過程，就是要使檔案工作規范化、統一化，以獲得最佳的工作秩序、社會效益和經濟效益。

縣級醫院及縣以下鄉鎮衛生院的人事檔案由縣衛生局檔案室統一管理，其他檔案由各單位自行管理。醫院的檔案材料主要有兩大方面：一是病歷檔案，由專門的病案統計機構負責編錄、回收、質量檢查、整理、裝訂、登記、歸檔、保管和調閱工作；二是文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、聲像檔案等，由醫院各相關職能部門負責保管。目前，我國許多基層醫院受職能特殊性的限制和不同種類檔案作用特點的表現形式的影響，基層醫院檔案管理可能存在以下的某些問題。

1 基層醫院在檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理制度不健全 各相關部門沒有統一的管理制度，沒有制訂檔案室工作職責和查閱制度，沒有明確檔案工作人員職責，沒有嚴格執行歸檔程序和查閱程序，更缺乏依法管理檔案的理念。

首先，檔案管理格局混亂，管理職能不明確。基層醫院檔案一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業務部門管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局。

其次，對醫院檔案內容界定不清，管理范圍不明隨著科技的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化。

1.2 檔案管理人員業務素質有待提高 就目前的狀況來看，從縣到鄉鎮各衛生院都沒有專職的檔案管理人員，大部分是所在單位辦公室的內勤兼任檔案員。有的鄉鎮衛生院由會計兼任檔案員，有的由通訊員兼任，有的由工會人員兼任，他們平時負責的工作項目較多，用于檔案工作的時間和精力有限，表現為檔案專業人員較少，專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷普遍偏低，現代科學知識貧乏，外語水平不高，高層次的檔案專業人才較少，這些情況已不適應新形式下的檔案事業發展。

隨著醫院檔案事業的規模日益擴大，檔案數量日益增多，檔案內容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進，對檔案專業人才的素質建設提出愈來愈高的要求。在醫院人才培養中，一般來說重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，而對檔案管理人員的素質提高和繼續教育沒有納人計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統的經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新和活力。

1.3 檔案管理設備陳舊 在醫院近期和遠期規劃中，一般對醫院規模、醫療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規劃。而對檔案管理、檔案設備投人等考慮較少或完全未納人規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展。在基層醫院，運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索階段，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。

2 推進基層醫院檔案管理工作的規范化

基層醫院的檔案管理要進一步科學化，規范化，制度化，需建立行之有效的長效機制，這樣才能有效的推動醫院日常工作的開展和事業的健康穩步發展。下面筆者就如何加強基層醫院的檔案管理工作簡述幾點體會。

2.1 建立健全各項管理規章制度 在認真貫徹《檔案法》的基礎上，醫院把上級的有關規定、標準，作為工作的依據，根據檔案目標管理的需要，結合本院實際情況定出具體規定，重新制定出全院檔案實行集中統一管理的《實施細則》，明確職責，完善檔案管理的歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密、庫房管理制度，使檔案工作各環節的運行有章可循，這是使檔案得以規范化管理的根本所在。

首先，規范醫院檔案傳遞程序。醫院檔案的性質和特點決定了檔案材料的構成和形式不同于其他檔案。它包括黨政群、個人、設備、財務、基建、特殊病案等多種類型。

其次，嚴格醫院檔案編研工作。醫院檔案的收集與編研是相輔相成的，只收集不編研就會形成雜亂無章的材料堆，用時非常麻煩。

再次，建立檔案工作網絡。醫院檔案管理網絡組織建設是開展檔案管理工作的保證。

2.2 提高醫院檔案管理隊伍的素質 其一，強化全員的檔案意識。醫院檔案管理與醫療、教學、科研都有著緊密的聯系，互為依存，不可分割。加強醫院檔案管理工作，提高領導對檔案工作重要性的認識，是做好醫院檔案工作的前提和保證。單位檔案人員要爭取領導重視，明確主導思想，建立健全符合醫院實際的檔案管理機構和規章制度，實行集中管理，將醫院檔案管理工作納入醫院整體管理系統之中。將檔案工作納入到各級領導的崗位責任制，將檔案收集，檔案材料規范化、及時性等作為個人年度考核、升職、晉級、評優、評先等條件之一，以提高歸檔工作的質量和效率。同時檔案人員也要熟悉醫院檔案材料的運行規律，掌握各種線索，循序漸進，廣泛收集，為醫院檔案實行集中統一管理做好前期基礎工作。

其二，建設優秀的檔案管理隊伍。檔案管理人員的素質直接影響檔案管理水平。

2.3 實現檔案管理的現代化 高科技的發展，也使基層醫院檔案增添新的內涵。一方面，醫院檔案門類較多，尤其較繁忙的醫療業務活動，須保留大量的業務歸檔材料，如病案、影像資料，全部以傳統的方法貯存，將占用很大的庫房。另一方面，高科技的發展，也使檔案載體更加豐富多樣。因而因

此必須實行檔案管理現代化，利用先進的計算機技術和科學的檢索系統，實施檔案業務的動態管理。利用計算機使檔案數字化、信息化，在檔案管理的日常工作方向實行微機操作，按照規定標準配備檔案管理設備和辦公用具，如：檔案辦公室、閱覽室、標準檔案庫房、鐵皮檔案柜、計算機、掃描儀、裝訂機、縫紉機、空調機、照相機等。

最后，一項工作開展的好壞與領導的重視是分不開的，領導的支持和重視是關鍵。醫院檔案信息化管理工作的業務內容涉及到醫院的各個部門，涉及到醫院管理體制的改革、管理流通的再造、管理手段的革新，這需要得到領導決策層的高度統一和全力支持，需要在人、財、物各方面的投人，才能使檔案管理工作達標上等，使檔案信息資源得到最大限度的開發利用。