裝備制造業集團投標履約管理及系統設計研究

摘要：裝備制造業集團充分運用業務與技術手段加強營銷活動的集約化管理與全流程管理，開展營銷投標與履約服務能力建設，是面向客戶提高市場競爭能力的有效方法。文章分析了裝備制造業集團投標履約活動的管理模式和能力提升路徑，并設計了投標履約管理系統的總體架構，以在線全流程管理支撐業務集約化管理，為集團業務管控提供了技術手段。

關鍵詞：裝備制造業集團；營銷投標；履約服務；系統設計

中圖分類號：F426 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2012）27-0021-03

隨著國家對招標投標規范化管理程度的不斷提高以及項目建設單位物資集約化管理深度廣度的不斷拓展，對各參與投標單位的營銷投標及履約服務（本文簡稱投標履約）活動提出了更高的要求。作為投標單位，不但要加強對投標作業全過程的管理，還要確保中標后能夠高效率高質量履約，完成優質服務。裝備制造業集團本身具有下屬單位眾多、地域分散、產品線長、業務領域互有交叉、管理模式不一等特點，加之參與投標履約活動量極大，造成了集團層面在管理過程中面臨著資源分散、重復投入、資源利用率不高的困難。表現在業務層面上為投標作業效率下降、中標率難以提升、中標后供貨滯后、服務響應不及時、總體成本上升等問題，在企業內部集中體現在投標履約作業協同不足，在企業外部集中體現在客戶滿意度下降。因此，裝備制造業集團開展投標履約能力提升是適應市場競爭形勢和不斷提升核心競爭力要求的重要舉措。

1 業務能力提升

1.1 能力提升目標

適應市場環境的變化和集團發展的要求，實施裝備制造業集團投標履約工作的集約化管理，推進資源優化配置和集中投入，強化職責分工，理順工作流程，加強技術支持，改進監督考核，提高跨單位、跨專業、跨環節的作業協同水平，提升投標履約能力，實現中標總體份額的穩步增長和中標設備結構的均衡分布，做到投標履約業績指標同業領先。

1.2 業務模式

逐步實現由分散化作業向集約化管理的轉變，即由資源分散投入、客戶多頭接觸、作業獨自開展、流程各自獨立、考核各有指標、數據分散存儲轉變為資源集約管控、客戶分層維護、項目協同運作、流程節點控制、考評統一標準、數據集中管理，不斷提高投標履約管理的集約化管理水平。

1.3 能力提升

1.3.1 健全工作體系：建立健全既有管理層級又能整體運作的投標履約管理工作體系，實現對客戶統一界面，在內部各司其職、協同作業。

1.3.2 優化資源配置：把支撐業務開展的人、財、物資源及政策、客戶、渠道等核心資源向集團層面配置，基層投標單位重點加強資質業績培育和做好履約服務能力提升。

1.3.3 加強信息共享：加強基礎數據收集整理和存儲，實現對政策、客戶、渠道、專家、區域、行業、產品、項目等各類市場信息的共享，提高信息利用效率，深度挖掘信息內涵。

1.3.4 完善運行機制：加強和改進業務協同機制、監督考核機制和內部結算機制，優化主要流程，加強對關鍵節點的審核和管控。

1.3.5 提升投標能力：加強政策研究，練好內功，夯實基礎工作；加強投標作業管理，完善標前策劃、標書制作、報價預測、標后分析的投標閉環運營；加強資質業績培育，適應不斷提高的投標門檻。

1.3.6 提升履約能力：提高產品質量，增加產品附加值，贏得用戶滿意；優化履約流程，加強過程監督，提高履約及時性；加強售后服務管理，保證優質服務，提高客戶忠誠度。

2 系統設計

2.1 系統設計目標

投標履約管理系統實現了從招標信息、標書制作、投標報價、開標記錄、中標簽約到履約服務的投標履約全流程管理，并能夠維護基礎數據和開展多維度綜合分析及趨勢預測功能，支撐投標履約集約化管理和能力提升。

2.2 數據結構設計

靜態數據管理實現對相對穩定的設備清單、招標單位、投標單位（競爭對手）等基本信息的維護。其中，設備清單包括設備代碼、分類、名稱、參數、預置標準成本等屬性；招標單位和投標單位（競爭對手）包括企業基本信息、聯系人信息及相關產品信息等屬性。

動態數據管理實現隨時發生變動的進度信息、招標信息、開標信息、合同履約等業務開展過程中產生數據的維護。其中，符合投標作業習慣，對招標信息和開標信息利用表格導入功能，既能實現對招標單位所發布貨物需求一覽表的導入，內容包括包號、項目單位、項目名稱、物資名稱、物資描述、主要參數、計量單位、數量、交貨日期、交貨地點等，又能實現開標現場記錄數據表的導入，內容包括包號、投標單位、投標報價等，導入的數據再增加項目所屬行業、所在區域等屬性，形成總體的動態業務數據庫。

需要指出的是，不論是靜態數據還是動態數據，在系統啟用之前都應當進行數據標準化工作，對數據定義、數據編碼、數據選項及含義做準確說明，統一數據格式和內容，使集團層面的縱向數據提取展現和橫向數據交換共享成為可能，并在通過長期的數據積累后，能夠充分利用這些業務數據進行決策分析和市場預測。

2.3 業務架構設計

2.3.1 投標進度管理：實現對投標履約全流程總體進度的實時監管，包括投標狀態、中標結果、中標原因的管理等。其中投標狀態分為已購標書、已投標/停止投標、已開標/流標、已中標/未中標/廢標、已簽約、已履約等；如果中標，應當詳細記錄中標結果，包括中標包段、中標單位、中標價格等；不論是否中標，都應記錄原因，即中

標/失標/廢標/流標的原因。同時可實現在相應階段發生費用的管理，包括標書費、投標保證金、中標服務費及合同款項的開/收發票、收/付款項、催款認款的記錄和跟蹤等。

2.3.2 招標信息管理：實現招標貨物需求表格導入及編輯。

2.3.3 標書作業管理：實現商務標書、技術標書、報價清單等作業模板管理；實現標書制作的模塊化管理和自動生成及編輯。

2.3.4 投標價格管理：實現價格評分規則預置及參數調整功能；實現報價試算管理，根據競爭對手歷史數據和本次投標預估報價，按照既定的評分規則，測算中標價格，試算最優投標價格區間，為投標定價提供依據；實現項目型投標報價的分項價和總價的預置、關聯和調整。

2.3.5 開標記錄管理：實現開標現場記錄各投標廠家報價數據導入；實現根據開標記錄數據和招標評分規則，計算中標價格，預測中標單位。

2.3.6 中標簽約管理：實現對中標結果和簽約信息的管理。

2.3.7 履約服務管理：實現對合同履約情況的跟蹤管理，包括供貨、實施及售后服務情況；實現對貨物或工程的質量情況和客戶投訴情況記錄處理。

2.4 決策分析及預測

2.4.1 實時查詢：按設定條件查詢實時數據，如項目投標進度查詢、供貨情況查詢、款項情況查詢等。

2.4.2 綜合報表：靈活制定各維度的匯總或明細報表，如各批次投標中標履約情況總表、各類設備中標情況表、各投標單位情況表、同業對標情況表、各區域/行業中標情況表、供貨時效及產品質量情況表、客戶投訴及處理情況表、保證金繳退情況表、中標服務費繳納情況表、合同回款情況表等。

2.4.3 指標分析：對關鍵績效指標進行計算和分析，如中標額、中標率及中（失）標原因匯總、供貨及時率及供貨滯后原因匯總、客戶投訴率及投訴原因匯總等。

2.4.4 趨勢預測：按批次、年度或月度開展走勢分析及趨勢預測，并繪制趨勢圖，包括投標均價走勢圖、中標價格（結果）趨勢預測圖等。

3 結語

裝備制造業集團的投標履約管理工作是市場競爭能力的集中體現和有力推手，集團應當通過業務管理與信息化建設兩手抓、兩促進，不斷提高投標履約能力，加強投標履約的集約化管理和全流程管理，提高市場預測能力，掌握市場主動權，為充分參與市場競爭，打造具有國際競爭力的世界一流企業提供有力保障。

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作者簡介：王志誠（1975-），男，安徽合肥人，國網電力科學研究院市場部工程師，碩士，研究方向：營銷管理及其信息化。

（責任編輯：周加轉）