物資采購合同管理問題探討

王迪　趙東輝

[摘 要]本文從課題研究的相關背景入手，首先詳細的闡述了合同管理的必要性，然后重點論述了物資采購合同管理的第一階段——簽約管理，接著探討了物資采購合同管理的第二階段——履約管理，最后分析了物資采購合同管理的第三個階段——結果管理。

[關鍵詞]合同管理；簽約管理；履約管理；結果管理

[中圖分類號]F252[文獻標識碼]A[文章編號]1005-6432（2012）41-0074-02

1 物資采購合同管理的第一階段——簽約管理

1. 1 對物資采購合同進行分類對重要的合同要做重點審核和管理

根據工作中的實際情況，物資采購金額在50萬元以上的合同可視為重大合同。由于這些合同涉及企業的重要經濟利益，對企業的發展有著至關重要的影響。因此，在審核和管理合同過程中，應把這些合同作為重點審核和管理對象。要對合同的項目論證、對方當事人資信調查、合同示范文本使用、合同條款內容，嚴格合同審核和管理，預防合同糾紛的發生。

1. 2 物資采購合同審核的主要內容

（1）對合同當事人主體資格的審核。這是首要確認的問題，也是防止合同風險的有力措施。因為合同當事人的資質和資格直接關系到合同簽訂后是否有效、是否能真正履行的先決條件。應先要求對方出示營業執照、稅務登記證及組織代碼證，還要對企業的生產資格進行審查。比如采購雷管、炸藥等火工品，對方須有國防科工委頒發的《民用爆破器材生產企業憑照》和國家煤礦安全生產監督管理總局頒發的《煤礦礦用產品安全標志證書》。采購煤礦專用機電設備、支護產品、通風材料、輸送皮帶等井下礦用產品，對方須有煤安標志證書。

（2）對合同標的物、數量、質量條款的審核。審查標的條款時，不僅要有貨物名稱，還須加上貨物牌號、商標、型號、規格、品種、生產廠家等。數量條款中不要使用“包、箱、袋、捆、打”等國家沒有計量標準的數量單位。根據標的特點，有些還需注明標的正負誤差、合理磅差等。質量標準條款中采用國家標準、行業標準或企業標準的，要寫明標準名稱、代號或編號。

（3）合同標的物交（提）貨方式條款的審核。我國《合同法》對于買賣合同的動產標的物采用交付主義，即交付之前由出賣人承擔，交付之后由買受人承擔。如果采用送貨的交貨方式，那么貨物在途中的風險由出賣人承擔；如果采用自提方式，那么貨物回途的風險由買受人承擔。所以，交（提）貨方式條款中，作為產品買受方來說，盡量約定由對方送貨的方式。

（4）價款的支付審核。對價款的如何有效地約定，會直接關系到合同是否會順利履行。對于產品買受方來說，應要求價款的支付應與產品的供應量和供應時間相應，盡可能避免出現“預付款”之類的條款。

（5）違約責任的審核。合同對違約條款的約定簡單，則會對守約方追究違約方的違約責任造成很大的障礙。比如合同中這么約定關于違約責任：如一方違約，則另一方根據法律規定追究其違約責任。這樣的約定，對于保障合同的履行是起不了任何積極意義的。違約方承擔違約責任，這是法定義務，無須當事人在合同中約定。如果守約方想對違約方索賠，首先要證明自己受到了經濟損失；其次還應證明自己的經濟損失是因為對方的違約而導致的；再次還應計算出自己受到經濟損害的具體數額，并且必須用貨幣價值來反映。

（6）合同爭議解決方式條款的審核。解決爭議方式主要是仲裁或訴訟。選擇仲裁，必須寫明仲裁地點和仲裁機構全稱。選擇訴訟，約定由己方所在地法院管轄更為有利。但這兩種方式只能選擇其中之一。與訴訟相比仲裁的優勢在于，仲裁的程序簡便、方式靈活、一裁終局，而且有些合同糾紛的事實判別強于法律判斷，需要相當豐富的專業知識，而這正是仲裁機構專家仲裁人員的優勢。所以，合同專業性比較強、涉及商業秘密、希望盡快解決爭議的合同糾紛可以選擇仲裁。

2 物資采購合同管理的第二階段——履約管理

2. 1 建造企業內部物資采購合同履行流程

履行流程中有兩個重要環節。①貨物驗收環節：驗收環節可以檢驗標的物是否存在瑕疵；標的物質量是否符合約定的質量標準；標的物的實際交付數量是多少，都要經過使用單位的實際驗收后方可得之。②價款支付復核程序：財務部門多付價款則我方遭受損失，少付價款則會引起糾紛，所以財務部門應當依據經辦部門提供的合同和使用單位出具的入庫驗收單，復核付款文件資料，辦理物資采購資金的付款手續。

2. 2 合同糾紛法律救濟制度

如果發生糾紛或者出現不能正常履行的情況，面臨著如何進行合同救濟的問題。若出賣人未按期交貨或貨物不符合約定，使用單位將違約情況反映給合同經辦部門，經辦部門及時將情況反饋給合同管理部門并負責提供證據材料，積極配合合同管理部門與對方協商解決，行使履行中的抗辯權、合同解除權等權利。

2. 3 利用信息網絡技術進行管理

企業合同的風險由管理層控制，合同的日常管理主要由合同經辦部門進行，可能造成資源分割，管理層無法掌握具體的業務情況。因此，將合同管理和信息網絡技術整合，讓管理層可以通過合同管理模塊，迅速掌握本企業與合同有關的工作進展，這將是企業繼財務信息化系統建立后的又一個管理上的里程碑。

3 物資采購合同管理的第三個階段——結果管理

3. 1 合同文本檔案管理

合同的原件保管是非常重要的，它是合同履行的必要條件，更是索賠的最直接最有力的原始證據。如果企業把合同的原件弄丟，則會給企業索賠造成非常被動的局面。再者，一些合同的內容是企業不愿意公開的，合同內容會涉及商業秘密。因此，合同管理人員必須對生效的合同按照類別進行分類整理、歸檔，并在保管期限內妥善保管合同檔案。

3. 2 合同登記臺賬統計

合同管理部門應該定期對經辦部門簽訂的合同登記臺賬并分類統計，準確掌握合同業務量的基本信息，分析相關統計數據。從而，針對性地開展履行監督和檢查工作，及時總結合同管理中的經驗，提高合同管理水平。

4 合同管理的具體步驟

4. 1 制訂合同管理計劃

合同管理計劃中必須要有相應的資料，如供應商的詳細資料（如營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、中石化電子商務網絡供應商會員證等），以及這個合同簽訂時的背景信息及物資供應戰略等資料。

制定合同進度表，此表中應包括各類“作業活動”的描述以及檢查點的確定，當要求交貨期非常重要時，還要注明各類“作業活動”的完成日期。通過此表可使采購方能及時發現各種偏差并采取糾正措施。“作業活動”就是指合同實施過程中必須要進行的具體工作或一系列的相關工作，例如，設備組裝、測試、包裝、運輸等。它需要持續的消耗時間來執行，而且需要使用資源。

合同預算，在支出較高的時候，你可能期望供應目標的實現應保持在一個合適的成本范圍內，即使沒有這樣一個目標存在，采購專業人員也有責任來保證適當地控制成本，這就要保證成本在批準的預算范圍內。被批準的預算包括根據合同支付給供應商的款項、應急費用和工時預算，這幾項是必須的財務支出。

合同質量計劃，它是質量管理的原始文件。當采購風險不容忽視的物資時，如當采用新技術或使用新供應商時，購買方希望能夠對質量管理施加影響。這樣，大多數情況下就應該商定一個質量計劃并將它納入合同之中，成為合同項下的完成目標。

4. 2 制定風險登記表

風險評估工作是合同管理的重中之重，只有意識到風險的存在，才能更好地去預防。風險主要包括供應商所處的特定市場相關的風險，以及與供應商本身相關的風險，還有就是已經寫進了合同的條款和條件中的風險。

進度風險，評估進度風險的基礎是合同進度表。造成進度延遲的重要原因有以下幾方面：需求描述不完整或不正確；任何一方的必要投入的延遲；采購方與供應商缺乏有效溝通；供應商沒有充足的資源；供應商的生產問題；供應商的失誤；質量問題；裝運問題。

成本風險，評估成本風險的基礎是合同預算。常見的成本風險如下：需求描述不完整或不正確；供應商的成本增加；匯率不利的波動；通貨膨脹。

質量風險，評估質量風險的基礎是質量計劃。常見的質量風險如下：需求描述不完整或不正確；采取不充分的或不正確的測試和檢查；運輸過程的損壞。

商業及其他方面的風險，常見的如下：缺乏商業上的警覺；供應商發生財務問題；采購方發生財務問題；供應商的所有權的改變或其關鍵人事變動；在采購方的工廠里安裝或調試設備發生問題時，供應商方面缺乏響應；不可抗力。

4. 3 監督和管理績效

合同績效考核要花費時間和精力，因此，應該對那些真正重要的進行考核，應該把精力放在那些風險最大的地方。評估每個合同實施關鍵三要素（時間、成本、質量）的重要也就是應該著重于投入、過程和結果這三個方面。

在大多數情況下，把考核的重點單單集中在結果上是遠遠不夠的，你必須在考核結果的同時考核過程。例如，僅僅在合同后期考核某一設備的零部件實際上是否準時交付（結果），對于確保交付的準時性是沒有什么用處的，因為當結果出現了你再想去改變它已經太晚了。所以除了考核預期的結果外，對于交付這種結果的過程也需要進行考核。考核這些“過程”中的事務，可以幫助你盡早地發現任何在計劃上出現的偏差，以便于你采取措施來加以恢復與計劃保持一致。

5 結 論

合同管理工作是與業務工作既平行又交叉的一項綜合管理工作，涉及因素很多。合同管理人員和業務人員應緊密配合。合同管理人員要關注合同業務運作的變化，業務人員應及時將各種非正常業務現象提交合同管理人員論證。這樣，才能使物資采購合同對企業的各項生產經營活動發揮積極有效的作用。