基于云計算的數字圖書館業務流程重組

劉景昌

（江蘇省委黨校圖書館，江蘇 南京 210009）

業務流程重組（Business Process Reengineering），簡稱BPR，是由美國管理學家哈默（Michael Hammer）和錢貝（James Champy）于1993年提出的。BPR的核心是過程管理思想和過程再造思想，強調打破職能部門的分界線，考慮過程的連續性和有效性，通過業務流程的重組把原來以職能分工的運作體系改變為以作業流程為基礎的組織形式，強調過程控制的整體化，使每一位員工都負責一定流程的所有步驟。圖書館的業務流程重組是指從根本上重新思考、設計圖書館的業務流程，改善原有組織結構，減少管理層次，裁減冗余人員，使業務流程更加合理、組織結構趨于扁平，以改進圖書館服務模式、提高服務水平和各類文獻資源的利用率。

1 圖書館業務流程重組的云計算支持

1.1 云計算內涵

云計算（Cloud Computing）是網格計算、并行計算、網絡存儲等傳統計算機技術和網絡技術發展融合的產物。它旨在通過網絡把多個成本相對較低的計算實體整合成一個具有強大計算能力的完美系統。在典型的云計算模式中，用戶所處理的數據并不需要存儲在本地，而是保存在互聯網的“云”數據中心，用戶所需的應用程序也是運行在互聯網的“云”服務器集群中。提供云計算服務的企業負責這些數據中心和服務器集群正常運轉的管理和維護，并保證為用戶提供足夠強的計算能力和足夠大的存儲空間。用戶通過電腦、手機等終端設備接入網絡，向“云”提出需求，“云”接收請求后組織資源，通過網絡為“端”提供服務。用戶終端的功能可以大大簡化，諸多復雜的計算與處理過程都將轉移到終端背后的“云”上去完成。

1.2 云計算的服務類型

根據NIST的權威定義，云計算有SPI，即SaaS（軟件即服務）、PaaS（平臺即服務）和IaaS（基礎設施即服務）三大服務模式。IaaS就是給用戶提供最簡單的計算存儲和網絡等基礎設施，讓用戶自己搭建業務平臺，如亞馬遜的AWS（Elastic Compute Cloud）。PaaS是在云計算平臺之上抽象出一些比較簡單易用的接口和能力，讓用戶能夠在這個平臺上快速搭建自己的應用。SaaS是直接把應用或者軟件作為服務傳送給用戶，用戶可以通過任何網絡終端設備使用這些應用程序。

1.3 數字圖書館業務流程重組的云計算支撐點

在云計算環境下，眾多的數字圖書館匯集成一個圖書館“云”，每個加入的圖書館都成為成員館。利用IaaS，云計算對基礎設施進行統一的配置和管理，它把CPU、存儲器、網絡等資源整合成了一個統一的資源池，在這個大型云IT資源池里，成員館不再受本地IT資源的限制，可以按需彈性擴展和收縮，使IT資源在用戶之間達到最優分配，實現IT資源的共享。換言之，基于云計算的數字圖書館“云”，可以對所有成員館提供一致的基礎設施服務，成員館尤其是中小型圖書館便無需購建、維護IT等硬件基礎設施。

云計算的PaaS服務，為數字圖書館的資源建設提供了良好的平臺，如提供開放的應用程序編程接口，讓圖書館能開發更多的互聯網應用。PaaS把開發環境、應用程序環境、數據庫環境等作為一種服務提供給圖書館。數字圖書館利用PaaS在開發應用軟件時可以忽略操作平臺和開發平臺的選擇，并且通過瀏覽器即可組建自己的應用，并以一種統一的信息標準接口開發各類應用系統，進行資源的建設集成與服務。這樣就避免了由于接口不一致造成的信息溝通不暢，減少了“信息孤島”的產生，提高了信息資源共享的方便程度。

在云計算環境下，全世界范圍內的圖書館信息資源都能聚合到“云”端的存儲服務器中，基于云計算的數字圖書館采用分布式異構資源池和集中整合中間件管理，使分布在異地的眾多圖書館信息資源可以通過互聯網得到充分集中，為用戶提供廣闊的信息空間及豐富的信息資源。云計算技術屏蔽了信息資源的多樣性格式，因而能夠實現多種資源的全面共享，進而極大地提高圖書館資源的利用率。

2 數字圖書館業務流程的現狀

經過多年的數字圖書館建設，資源建設、資源管理、資源服務這三大模塊成為數字圖書館的主要業務，圍繞著主要業務，數字圖書館的功能體現在文獻信息建設、文獻信息服務、文獻信息技術支持三大方面。數字圖書館業務詳見表1。

表1 數字圖書館主要業務流程

與業務流程對應，資源建設部、讀者服務部、技術保障部、信息咨詢部等構成了數字圖書館組織結構的主要元素，見圖1。資源建設部即采編部門，負責對各種文獻資源的采訪、編目、著錄、典藏；讀者服務部包括通流部門、期刊部門、閱覽部門；技術保障部負責對圖書館所有硬件與軟件的管理與維護；信息咨詢部提供有關圖書館的各種咨詢與服務，并開發各類文獻信息資源以服務于讀者；行政辦公室處理圖書館的行政業務。

圖1 數字圖書館組織結構

數字圖書館業務流程與組織結構的這種匹配模式是目前絕大多數圖書館所采用的，這種模式是以“文獻信息為中心”，按照文獻類型和加工利用時序以及行政職能設立的，是在傳統圖書館基礎上按照功能進行合并和簡化設置的，根本上仍未擺脫傳統的依職能劃分模式，難以發揮出最大的服務效應。其一，機構設置不合理。機構職能系統和管理系統都是線性的結構，雖然各部門職責分明，但相互之間不易于溝通與聯系，不便于協調與合作。功能相同或相近的部門交叉重疊，不利于圖書館整體功能的發揮。其二，這種單一的線性業務模式的出發點仍然是以方便文獻信息資源建設為主，更多地體現了“以書為本”、“以方便管理”原則，而不是以服務讀者為主，不利于圖書館開展深層次的服務。這種單一線性模式致命的缺點是各環節聯系松散，當一項業務涉及多個部門時，若工作中出現問題，容易產生部門之間職責不清、相互扯皮等現象。其三，這種模式因部門分工過細、相對獨立，使館員視野狹窄、能力單一，遏制了館員創造性和能動性的發揮。其四，這種機構模式導致其決策模型呈“金字塔”形：上層決策、中層傳達、下層執行，不利于圖書館整體效能的發揮。因此，隨著互聯網的快速發展、信息的日漸膨脹、社會分工的日趨完善、信息用戶需求的日益豐富，圖書館文獻信息加工的業務流程和以此為基礎組建起來的組織結構已變得不合時宜，業務流程改造勢在必行。

3 云計算助推數字圖書館業務流程重組

云計算技術的應用，為圖書館業務流程與組織機構的重組帶來了契機。云計算環境下，圖書館成了整個社會信息資源與信息服務的一個節點，云計算“資源—硬件和軟件—共享”的特點，使圖書館傳統的以紙質文獻加工、書刊借閱服務為核心的業務流程受到了嚴重的沖擊，圖書館業務流程重組、組織結構變革成為必然。

3.1 業務流程簡化

云計算環境下，IaaS集中了圖書館的IT基礎設施，PaaS為圖書館提供了開發環境，SaaS為圖書館提供了應用程序。因此，圖書館的IT設施如交換機、路由器、存儲設備、各種應用服務器、各類網絡設備以及Web服務器等都將不再需要，圖書館的核心管理系統和重要應用程序也無需由圖書館事無巨細地開發管理，這將會引發圖書館最顛覆性的變革。同時，云計算環境下資源共建共享的實現，使數字圖書館在文獻信息資源方面的建設也無需面面俱到，業務流程環節將大大簡化，具體見表2。

表2 云計算環境下數字圖書館主要業務

3.1.1 資源建設

“云”圖書館時代，實體的圖書館依然需要存在，因為有閱讀紙質資源習慣的大眾讀者存在，有專科圖書館、科學研究圖書館的專業特殊需要存在。由于云中有豐富的數字資源，成員館用戶付費即可使用，具有共性的紙質資源數量自然減少。因此，紙本資源方面，首先是采購量大大減少，其次是因書目數據可由OCLC或其他聯合編目中心以網絡形式提供，編目業務被大大淡化，并逐步外包，剩下的僅僅是對到館的紙本資源進行登到、簡單著錄，如加上館藏信息、打上財產號、貼上條碼或芯片等使其具有館藏標識便可。數字資源管理方面，云計算環境下，虛擬信息資源建設包括搜集、匯總、篩選與整合，而后上傳到中心圖書館以豐富云中資源將是成員館的一項重要工作。各地各成員館發掘具有特色的地方文獻和館藏文獻，建立特色數據庫，仍然是需要的；用戶信息管理除包括用戶借閱紙本資源這些傳統信息管理外，還包括那些規模較小的成員館用戶的付費管理；各成員館網站將不再是現在大而全的形式，而將變得更加簡捷、服務功能更加突出。

3.1.2 用戶服務

信息與知識的服務將是云計算環境下最突出最重要的業務。由于RFID技術的引進和未來物聯網的使用，使讀者可以自助借還圖書，既可省去“流通”環節，又可在不需要人力的情況下對圖書、報刊進行有效管理，紙質文獻的服務工作將越來越淡化與便捷。而對于圖書館核心業務即服務來說，在“用戶需要導向”的基礎上，加強網絡信息的傳遞與服務，積極開展網上借閱、信息傳遞、電子論壇、信息導航、信息咨詢等網絡服務，以提供個性化服務、深度專業服務、知識創新服務等則是圖書館工作的重中之重。

3.2 組織機構扁平化

云計算環境下，圖書館的業務流程簡化后，工作重心將由關注文獻和技術轉向關注用戶。因此，圖書館應以服務為導向，重新確立關鍵性職能，精簡、增設或合并組織部門，改傳統的線性化工作流程為點陣式工作流程，構建扁平化、柔性化、網絡化的組織結構模式，實現面向用戶的華麗轉身。

首先，設立“學科服務工作團隊”，即按照學科或專業劃分成立各學科服務中心，為用戶提供更有針對性和專業化的服務。每一個部門均為學科服務的全職部門，負責該學科的文獻信息資源建設、信息服務等。其次，設立“服務保障部”，它包括行政辦公室、業務服務部。行政辦公室職能與過往基本一致，其主要職責是協助館長做好行政與業務工作的協調、決策參謀、綜合協調及事物管理，主要有人力資源管理、后勤保障、總服務臺、文書管理、館舍管理、上傳下達等職責；業務服務部主要了解、熟悉相關技術，負責成員館（即本館）與云中心機構的技術銜接、用于本館特殊需要而基于PaaS開發的應用軟件、圖書館各終端硬件與復印打印設備的維護、用戶管理、用戶服務的技術指導、網站的維護、傳統業務如流通借閱的問題處理，這看似是數字圖書館中的技術保障部，但二者有根本的區別，云計算環境下的圖書館技術保障已變得非常簡單。最后，設立機動靈活的跨學科服務中心、可以完成相同性質工作的協調小組，如網絡信息資源開發導航組、網絡信息資源建設工作組，其目的是根據不同階段的任務要求和突發事件靈活組織以完成復雜多樣、個性化、特色化的任務。

事實上，上述扁平化的組織結構業界已在探索，但筆者認為，這在數字圖書館時代顯然是不現實的。因為在以“文獻流”為中心的數字圖書館模式中，各類文獻資源加工與技術保障是業務重點，如果每一個學科服務中心均為全職部門，承擔了各自文獻信息資源的采訪、編目、加工、典藏、流通以及紙本資源、數字資源、網絡資源的開發建設，并且還有技術支持等整套流程，勢必造成整個圖書館的成本上升、人員增加，還可能造成管理的混亂。只有當技術保障與采編等數字圖書館時代的核心業務環節淡化、集中“外包”，這種運作模式才有可能實現，而云計算為此模式提供了可能。由此，云計算環境下的圖書館組織機構設置模式見圖2。顯而易見，這種組織結構減少了層級，信息在各級之間易于流通直達，各部門能夠協力解決出現的問題、化解矛盾；中心業務更加突出、服務職能更加集中，服務功能便可以發揮出更大的效益。

圖2 云計算環境下數字圖書館組織結構

云計算環境下，與信息社會、知識社會發展相吻合，圖書館的發展核心、發展目標定位在信息服務、知識服務，在以用戶需求特別是中高層次用戶為導向、用戶服務為滿足的新型知識服務策略思想指導下，可建立新型用戶服務模式，如圖3。

圖3 用戶服務模型

3.3 館員隊伍高素質化

由于云計算環境下圖書館業務將更多地集中在用戶服務方面，尤其是深層次信息和知識服務方面，這對圖書館隊伍的建設提出了更高要求。云計算技術、資源控制的集中與共享使館員無需掌握高深的IT技術和各類文獻資源編輯加工技能，只需專注信息、知識本身的開發挖掘方面，由此圖書館更易于引進文科、理科、工科方面的高學歷圖書館員以滿足多元知識服務的需求。由此可推斷，圖書館隊伍的人文素質將大大提高，以至圖書情報教育或將發生重大改革。

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