圖書館人事檔案數字化建設的探索與實踐

王 昊

1 引言

人事檔案是組織、人事、勞動等有關部門在人事管理活動中形成的，記述和反映人員經歷、德能勤績和工作表現，以個人為單位集中保存備查的各種方式和載體的歷史記錄，是干部檔案、工人檔案、學生檔案、軍人檔案的總稱。它也是歷史的、全面考察了解和正確選拔使用人才的重要依據。人事檔案的作用和潛在的價值只有在人事檔案信息資源的開發利用過程中才能充分顯示，因此，人事檔案管理工作必須符合便于利用的原則。目前，我國基層單位普遍存在人事檔案建設制度尚不完善、管理不科學、整理手段落后、現代化管理水平低等問題，造成基層圖書館人事檔案管理混亂的局面。

筆者結合基層公共圖書館人事檔案建檔現代化管理的實際情況，采用“我館為主，兼顧基層”的模式對人事檔案現代化、規范化管理進行專題研究，進而提出適合基層公共圖書館的人事檔案建檔與規范化的建設意見，以期為各單位的人事檔案管理提供可借鑒的管理模式，不斷提高人事檔案開發利用水平，使人事檔案工作充滿生機和活力。

2 人事檔案資源數字化建設簡介

人事檔案數字化建設伴隨著網絡化的普及應運而生，其利用計算機技術和相應的設備，將傳統介質的人事檔案信息，通過計算機轉換成為數字化的、可被計算機識別的數字信息，以各種數據庫的形式進行存儲，然后通過網絡和信息系統提供快捷的檔案信息服務，從而提高檔案的利用率和人事工作的管理效率。人事檔案數字化建設是深入開發人事檔案信息資源的客觀需要。

人事檔案資源的數字化建設主要有兩種方式：一是通過人事檔案管理系統直接接收人事部門移交的檔案數據；二是通過對傳統的紙質、照片、錄音、錄像、縮微品等人事檔案系統進行掃描、圖像處理，轉變為文本、圖像、圖形等數字格式的信息，加工成各種類型的數據庫，以便檢索和利用。

3 遼寧省圖書館人事檔案系統的實現

目前，人事檔案管理系統中普遍使用的是通用型專業人事檔案軟件，而其費用卻較高，行業針對性差，參數設置無法滿足用戶的特殊需要。鑒于此，遼寧省圖書館檔案室在實地調研、問卷調查、專業咨詢的基礎上，結合實踐經驗，利用自身的技術力量和人才資源，自主研發出符合圖書館人事檔案管理的數字化系統，有效地提高了人事檔案管理的工作效率，從而加強了業務建設和干部隊伍建設，為圖書館人力資源管理提供了更加準確、翔實的信息資料。其具體實現特點如下：

3.1 人事檔案系統采用基于Java的JSP語言，比傳統的ASP、PHP效率高很多。Java是一種開放的編程語言，它具有簡單、面向對象、結構性、安全性強、可移植、高性能、多線程和動態等特點。Java具有JVM的特點，一次編譯，不受主機限制，隨處皆可運行，用戶只需有IE瀏覽器即可。

JSP是Java Server Page的簡稱，它是由Sun Microsystems公司倡導，多家公司參與建立的一種動態網頁技術標準，主要用于開發動態網頁。JSP繼承了Java語言的特點，允許Web開發人員開發和維護與平臺無關、信息豐富、動態的Web頁面，它能使Web開發人員輕易搭建網絡平臺，建立起功能強大的Web網站。JSP可以把用戶界面從內容層次中分離出來，Web開發人員不必改底層的動態內容，就可以修改整體的頁面布局。

3.2 本系統采用JSP SERVLET DAO技術，B/S（Browser/Server）架構，基于客戶端、瀏覽器3層架構，顯示層通過請求調用控制層，控制層通過調用DAO實現邏輯，層次清晰、明確，有助于后期的二次開發和擴展。

B/S結構是指瀏覽器和服務器結構。它是在Internet技術快速發展的背景下，針對C/S結構的不足進行的改進，這種結構讓用戶的工作通過WWW瀏覽器來實現，大部分的事務邏輯在服務器端（Server）實現，少量事務邏輯由前端（Browser）實現，這樣就形成3層結構，3層結構中的層與層之間是相互獨立的，任何一層的變化不會影響其他層的功能。使用B/S結構簡化了客戶端電腦的復雜度，減輕了系統的維護工作量，降低了工作成本。從當前的技術看，要想在局域網中建立一個易于把握、成本較低的網絡應用，B/S結構是比較好的選擇。它的開發可以一次到位，讓不同的人員，用不同的接入方式（如 LAN、WAN、Internet/Intranet等），在不同的地點，訪問、使用同一個數據庫，它對數據平臺和管理訪問權限可以進行有效的保護。

在開發過程中，需要在邏輯上清楚這3層分別實現的功能，并以此設計整個系統的實現，以及管理整個系統的代碼文件。不能把處于不同層次的文件混為一起，否則會造成系統邏輯上的混亂，使龐大的系統難于管理和維護，容易導致系統的失敗。另外，在這3層基礎之下，還有更為基礎的工作，即數據庫的設計模型。數據庫的設計模型是整個系統的基礎，一旦確定了數據庫的結構，在開發過程中就不要輕易改變，否則會對后面的工作造成巨大的影響。

本館人事檔案系統設計采用典型的3層結構模式：第一層JSP頁面主要實現對管理界面的顯示和解釋，將業務功能在瀏覽器上顯示出來，如分頁顯示人事信息等。第二層是中間層組件實現對數據庫的操作和前臺頁面的生成工作，實現業務的具體邏輯功能，如個人基本信息等。第三層數據庫服務器主要對系統提高數據服務，實現對數據的訪問功能，如增加、刪除、修改、查詢數據。中間層組件主要封裝了對數據庫的查詢、修改、刪除以及頁面生成工作，實現了本系統的全部中間業務邏輯，在系統中起關鍵作用。

3.3 分頁采用。數據庫采用MYSQL，保證執行效率。程序通過連接池的配置JNDI操作數據，不同頁面傳值采用表單隱藏域和url傳參。

3.4 JSP的標準標簽庫分頁方法，頁面的驗證采用JS客戶端驗證，從而減少服務器的壓力。

3.5 系統開發使用費用低，效率高，操作簡便，適用于基層，便于推廣。

3.6 科學、合理進行賦權和操作。

①角色管理，用戶通過不同權限登錄，進入不同菜單。角色分為操作員和管理員，管理員可以對人員檔案進行查詢、修改、添加、刪除的操作，如圖1、2所示。

圖1 登錄頁面

圖2 權限分配頁面

②支持操作人員權限內對傳統紙質檔案進行數字化處理，實現對檔案的自動化管理，同時管理文字、圖片等信息。

③提供個人檔案信息的個性化檢索服務，實現了多途徑通過條件檢索，解決目前人事檔案資源電子化、數字化軟件檢索功能差的問題，如圖3所示。

圖3 查詢頁面

④將紙質檔案和數字化檔案管理相結合，同時將其管理權限科學區分。

4 人事檔案管理信息系統深化應用前景

正如加拿大著名檔案學家特里·庫克所言，檔案管理人員要“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識的提供者”，這樣才能“重新坐回上帝的身邊”。

人事檔案數字化是對傳統人事檔案管理的提升，基于人力資源信息化平臺的人事檔案管理系統，使人力資源與人事檔案信息有機整合，實現了多層級模式的協同管理、規范管理，有效地規避了管理風險。

在現行人事檔案管理系統的應用基礎上，可進一步規范檔案數字化信息標準，開發檔案掛接輔助工具包，精細權限分層分級控制，完善檔案日志跟蹤，強化檔案元數據管理和統計報表管理，提供主動性推送服務。當人事檔案管理系統平臺逐步完善并深化應用后，可建立以高速信息網絡為基礎，人事檔案數據管理為核心，內容建設為重點的統一有序的人事資源檔案管理系統。使其涵蓋人事檔案管理的接收、整理、利用和保管等環節，將人事檔案管理的全部流程納入系統一體化管理，并與各相關業務系統關聯對接，實現數據資源的共建共享，使圖書館人事檔案建設的資源更加豐富、功能更加強大、自動化程度更高。

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