館藏紙質圖書架位合理測算實踐：以中山火炬職業技術學院圖書館為例

徐 敏

(中山火炬職業技術學院，528436)

為便于讀者獲取所需圖書，圖書館會按照一定的順序對館藏紙質圖書進行組織排架。目前圖書館最常用的排架方法為分類排架法，這種方法是將圖書按其所屬的學科體系進行排架。因為是按類別進行集中，為了滿足新進圖書上架需求，排架時各類圖書都要預留一定的架位，預留架位是否合理將直接影響今后的上架工作。如果預留不合理，以后就會面臨頻繁的倒架，不僅工作量大，還影響讀者閱讀。到底要預留多少架位成為擺在圖書館面前的一個大問題，特別是在倒架、書庫搬遷時，這個問題尤其突出。為了科學地預留架位，就要綜合考慮目前館藏圖書情況及未來進書情況，在倒架、搬遷前對架位進行科學測算。在實際工作中，我館也面臨了同樣的問題。2008年，中山火炬職業技術學院圖書館新館建成，圖書館所有藏書都要搬遷到新館重新上架，于是如何在搬遷前確定所有圖書架位成了搬遷工作中最重要的問題，這關系到整個搬遷及重新上架工作的組織。為此，我館利用館藏數據，認真分析、科學測算、合理布局，完成了新館所有架位的預先安排，為圖書館整體搬遷及搬遷后圖書上架工作的順利進行打下了堅實基礎。

測算工作的基本流程分為數據準備、數據整理、數據分析三個階段。測算工作的基本思想就是利用館藏數據，按照排架順序將館藏圖書數據進行排序，結合書架數量等信息，計算得到上架后各書架圖書信息，從而在搬遷前獲得所有圖書位置信息。

1 數據準備

架位的測算需要兩方面的數據:一是館藏圖書統計數據，二是書架架位數據。其中館藏圖書統計數據需要得到每種圖書的索取號及相應冊數，這部分數據需要從圖書管理系統中提取，并做相應處理;書架架位數據包括各個書庫書架架位數量，這部分數據比較容易獲取，只需到新館書庫清點即可。

1.1 清點各藏書點可用書架數量

新館共規劃了四個藏書點，包括工具書閱覽室42架，第一書庫107架，第二書庫133架，第三書庫133架。其中工具書收藏在工具書閱覽室，其他圖書按中圖法分類，并按照同種圖書不分散的原則分別收藏在其他三個書庫。

1.2 獲取館藏圖書統計數據

本館使用深圳圖書館開發的Ilas II圖書館管理系統，該系統有強大的統計功能，并可以根據不同需求自行設置統計格式，不足之處就是統計速度很慢，特別是數據量大時，甚至要等數小時，還可能會因為數據過于龐大或者網絡故障而引起統計中斷。當時我館館藏紙質圖書共計5萬余種15萬余冊，為保證快速準確地獲取所需數據，我館采用先導出所需基礎數據，再利用工具對數據進行統計處理的方法來獲取所需結果。

1.2.1 從中央館藏庫中導出所有紙質圖書館藏數據，包括條碼號、書目記錄號、館藏狀態、圖書類型等字段;從中央書目庫中導出所有marc數據，利用工具提取書目記錄號、索取號兩個字段。

1.2.2 將導出的館藏數據、提取的書目數據分別導入access表中。刪除館藏數據表中館藏狀態為丟失、剔除狀態的數據。

1.2.3 用sql語句從兩數據表中查詢出所需要的結果，即包含現有館藏紙質圖書索取號和對應數量的結果，其結果的生成格式固定為索取號、對應復本。其中普通圖書與工具書分開處理。

經過以上工作，得到測算架位所需要的基本數據，如表1所示。

表1 所有有效館藏索取號及對應冊數(普通圖書與工具書分開處理)

2 數據整理

得到基本數據后，還需要對數據進行進一步的分類整理，整理的基本流程就是按照新館的書庫規劃，將屬于各書庫數據按上架順序進行排序，以得到各個藏書點的基本排架數據及架上圖書排列基本狀態。

我館圖書按索取號順序進行排架，索取號由“中圖法分類號+種次號+其他區分號組成”，其中中圖法分類號按字符順序排序、種次號按數字大小排序、區分號按字符順序排序，并且先按中圖法分類號排，再按種次號排，再按區分號排。因為不同部分按不同方式排序，所以需要先對索取號進行分解，然后再進行排序處理。

將包含有索取號和對應數量的數據復制到excel表格中，再將索取號復制一列，并對該列進行分列處理，使其分成分類號、種次號、區分號三列。然后將分類號作為主要關鍵字按字符升序，將種次號作為次要關鍵字，按數字升序，將區分號作為第三關鍵字，按字符升序，對數據進行排序處理。為保證排序的準確性，需將分類號中的復分符號替換成空格;另外，因一個excel表中只能容納6萬多條數據，對于數據量超過的，需分開進行處理，或用其他方法。我館當時只有5萬余種圖書，因此可在一個excel表中一次處理完成。經排序處理后，就得到了圖書在書架上的排架順序，如表2所示:

表2 排序后的有效館藏索取號及對應冊數(普通圖書與工具書分開處理)

3 數據分析

經過前面的工作，已經得到了各類圖書排序數據、書架數量等數據，還需要進一步的計算分析，將圖書合理分配到各個書架。基本思路是首先根據各類圖書數量及各書庫書架數量，安排各書庫收藏圖書類別;其次，計算各類圖書在書架的上架冊數;最后，獲取各面書架起始索書號。3.1根據各類圖書數量及各藏書點書架數量總體安排各處收藏圖書類別

經過分類匯總后，得出館藏數據中各個大類的圖書數量(如表3所示)。經過初步測算，我館確定第一書庫收藏A－G類普通圖書，第二書庫收藏H－K類普通圖書，第三書庫收藏N－Z類普通圖書，工具書閱覽室收藏工具書。

表3 各類圖書數量

3.2 確定每個書庫及書架上入藏圖書的數量

我們按照平均分配的辦法，并綜合考慮不同類別圖書的不同情況合理分配架位，如有些類別圖書比較厚、有些類圖書今后會重點發展，就要適當多分配架位，并計算各類圖書在每面書架上的平均冊數。因我院馬上要新增制藥類專業，原來該類圖書采購量少，今后要重點進行采購，因此要給本類圖書多預留架位，主要集中在R類，預留5面;另外TP類圖書厚度較大，數量也多，也需要多分配架位，以保證今后的發展，預留5面。預留后可分配的書架數按各類圖書現有數量比例分配，最后得到各類圖書架上平均冊數。結果如表4所示:

表4 各類圖書書架分配及平均冊數

由上表可以看出，各個書庫所入藏圖書的基本大類和數量已經確定，而每架能容納圖書的數量也已經確定，按照這個測算實施圖書上架工作，就會避免由于目測或者簡單推測而導致大倒架的發生，提高了工作效率。

3.3 從已排序的種次號表中按各類對應的平均冊數提取各面書架的起始索取號，打印后貼在書架上，便于對照進行上架。該過程我館采用自編小程序的方法來解決，程序流程圖如圖1所示(見下頁)。

3.4 每個書架的圖書起始索取號確定后，經過打印粘貼在對應書架上，在上架的過程中起到了簡明扼要的導向作用，可以把打包的圖書搬到要上架的書架附近，甚至可以直接上架。上架完成后，一般不需要再進行調整。

圖1 提取各面書架起始索取號程序流程圖

通過以上實踐可以看出，館藏紙質圖書架位合理測算在圖書館搬遷及搬遷后的上架工作中發揮了至關重要的作用:(1)架位合理測算法很好地解決了圖書館在搬遷前新館架位測算工作。由于考慮周全，程序合理科學，且經過精確的計算，包括已借出圖書、剔舊圖書、丟失圖書等微小細節都進行了考慮，精確地進行了架上定位，基本沒出現漏洞，大大提高了圖書館搬遷后的圖書上架工作效率。(2)圖書館搬遷是圖書館重塑形象的契機，利用架位合理測算法科學推算出新館整體布局是優化館藏圖書不可多得的機會，搬遷后的圖書上架也可以說是圖書館一次前所未有的大調整。通過這種科學精確的調整，使得圖書的入藏地點更加精確，方便了讀者更快查找所需圖書，提高了圖書館的服務質量。

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