淺談如何加強高?；üこ虣n案現代化管理工作*

賈文振，馮 華

(1.煙臺職業學院，山東煙臺264670;2.煙臺工程職業技術學院，山東煙臺264006)

近年來，隨著全國各地高校建設進入了一個快速發展期，基建工程項目建設也得到了深入的發展，同時也產生了大量的公文和檔案。如何加強基建工程檔案管理工作是提高基建工程質量的一項非常重要的工作?；n案是單位檔案的重要組成部分之一，反映了建設項目管理工作的真實過程，基建檔案為單位事業發展提供了依據和條件，對以后的維修管理工作提供了可靠的保證。高?；n案是反映學?；窘ㄔO工作的真實原始紀錄，是學校檔案的重要組成部分，也是學校的寶貴財富。做好高?；n案管理，逐步完善管理方法具有現實意義。

一、基建檔案的特點和作用

(一)基建檔案的特點

基建檔案具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價值性等特點以外，還具有它獨有特點。

1.專業性。基本建設過程涉及到規劃設計、勘探、施工、安裝、消防等專業技術活動中產生的歷史記錄是唯一的，也是今后維修、驗收、審查唯一依據，故高?；n案具有專業性的特點。

2.實用性?；窘ㄔO完成后，完整的基本建設項目檔案形成，需要每一個環節的文字或圖紙記錄，建筑物的結構、性質等方面可以在檔案中體現，建筑物的產權認定及以后維修、擴建、改建、解決土地糾紛和相關管理工作，基建檔案也起到證明作用，故高?；n案管理工作具有實用性的特點。

(二)基建檔案的作用

基建檔案的作用作為記錄和承載學校歷史建設沿革的基建檔案，在高校發展建設中發揮著越來越重要作用。它的主要作用體現在:

1.基建檔案是指從建設工程項目醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、必須進行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項目前期文件、勘察測繪文件、規劃設計文件、施工技術文件、工程簽證、監理文件、設備文件、竣工驗收文件等內容，基建檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設項目管理工作的真實過程，基建檔案為單位事業發展提供了依據和條件?；üこ探ㄔO是單位不斷發展的一項基礎工作，按照基建工程建設規律收集、整理、保存起來的齊全、完整、準確、成套系統的基建檔案資料，是基建工程管理人員、技術人員在工程項目建設活動中創造的知識成果，對提高單位發展水平，加強單位基礎設施建設力度，增強單位整體工程檔案管理工作合理化、規范化，發揮著重要的作用。

2.基建工程項目的特點，決定了基建檔案具有技術含量強、系統成套性、原始記錄性、完整準確性等特性，基建檔案為基建工程各階段建設活動的決策、會議記錄、文件編報、施工、竣工、使用、等工作提供依據和憑證，是單位維權的依據，是工程項目的寶貴財富。俗話說的好:“空口無憑，立字為證”。高校基建技術檔案是一個學校建校過程中形成的所有資料，包含各種文件、憑證、函件、圖紙、預算、記錄等技術資料，它客觀地記載當時的歷史情況，反映學校基本建設的完整過程，這些技術資料具有憑證作用。所以，需加強基建工程檔案管理工作，為提高基建工程管理水平發揮檔案作用。

3.基建檔案記錄了工程建設的全過程，真實反映了工程項目管理過程和工程實體的現實面貌，基建檔案具有比工程實體本身更長久的壽命，規范、準確的基建檔案是工程進行維修、管理、改擴建、使用的憑證和依據，如有時單位維修部門需要工程管線的具體位置，就到檔案室查找相關工程竣工圖，這時檔案資料就發揮了方便、準確的服務功能?；n案對查考過去情況，掌握歷史材料，研究有關事物發展規律，起到廣泛參考作用?；n案是工程質量的反映，工程檔案管理納入了工程質量管理體系中，工程質量關系到人員安全、財產保障、使用保證等方面，在工程建設中形成、積累的基建檔案質量好壞控制了工程項目質量，工程人員根據基建檔案規范工程技術管理手段、程序，對工程事故原因分析、認定責任、提出改進方法提供技術依據，通過基建檔案質量管理，提高工程項目質量，隨著國家經濟建設快速發展，重點工程項目不斷增多，提高對基建檔案重要性的認識，齊抓共管，是新形勢下基建工程檔案管理的重要任務。

二、高?；n案管理中存在的主要問題

1.檔案管理工作滯后，跟不上管理發展需要檔案管理工作是保證檔案記錄連續性、真實性和完整性的可靠保證。忽視基建項目檔案形成的各個環節，勢必影響基本建設檔案的成套性和完整性。隨著檔案管理現代化進程的加速，無論是管理理念、控制手段，還是技術設備都發生很大變革。但是高校在硬件設施和檔案人員素質方面，與檔案現代化管理的要求還有一定差距。比如目前很多高校基建檔案員都是兼職檔案員，兼職檔案員遇到工作忙的時候，對基建檔案無暇顧及，對檔案沒有一一分類。往往造成對檔案資料簡單裝訂、沒有系統專業化地按照要求管理等簡單化現象，造成檔案資料不完整，直接影響了基建檔案質量，跟不上高校改革與發展的需求。

2.檔案管理意識淡薄，歸檔質量不高在實際建檔工作中，往往由于檔案員的檔案管理意識不強，基建檔案會存在許多問題。首先，歸檔的文件內容質量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有憑證作用、法律效力的關鍵文件都是復印件，或者一些簽字、蓋章都不全，失去原有作用。其次，文件歸檔材料、紙張大小不統一，個別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字跡模糊。另外，還有些工程項目檔案內容失實，圖物不符，不少材料分散在承辦人和技術員手中，需向知情人詢問才得已糾正，其中設計變更、施工記錄等散失最為常見。一直以來，高校對基建檔案工作的認識還遠遠不夠，檔案部門自身的宣傳力度也不夠，造成一些基建管理人員檔案管理意識淡薄，存在“重建設，輕檔案”的思想。甚至還出現建筑物竣工后，經手人員將一些相關資料隨便鎖進自己的柜子，沒有及時把資料移交給檔案員歸檔的現象，造成竣工資料的不完整性，影響了歸檔的質量。

3.缺乏有效管理機制，造成管理偏差基建項目一般要經過立項、設計、施工、竣工等階段，項目文件資料形成周期長，涉及單位廣，專業技術性強，從而造成收集、整理難度增大。資料從產生到歸檔經歷相當長的一段時間，并經過許多環節，其中每一環節的差錯都直接地影響圖紙的齊全、完整、準確性。

三、加強高?；n案資料的科學化管理

如何加強高?；n案資料的科學化管理，使其在審計、監督、管理、驗收以及學校未來改擴建、維修等方面發揮更大的效用，筆者以為應從以下幾方面加強管理:

1.加強基建檔案工作領導國家教委6號令《普通高等學校檔案管理辦法》中第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理?！笨梢?，檔案管理工作是整個學校發展過程中不可忽視的重要組成部分，領導對檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作的主要因素。這就要求學校領導高度重視基建檔案工作，在人員、經費、設施上給予大力支持，切實將檔案工作納入學校的目標管理，加大檔案執法力度，認真研究和解決檔案工作中的實際問題。

2.完善基建檔案管理制度完善基建管理的各項規章制度，是做好基建工程檔案歸檔的關鍵。一個工程項目的檔案資料收集齊全與否，完善制度是關鍵。將基建檔案工作納入日常管理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規范化、標準化、制度化前提。高校要結合本校的工作實際，制定出一套切實可行的 規章制度，并經常進行檢查、督促。在實際運作中，因 基本建設檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業技術性強，所有參建單位的檔案工作質量更應該及時地進行約束和指導。工程建設項目完成后，不論是總承包還是分包，不論建設工程項目大小，必須堅持工程項目建檔工作按照檔案管理規范要求與工程建設、竣工驗收同步;堅持檔案部門與基建部門相結合，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作，明確項目檔案工作的分管領導到位;指定項目專職檔案人員到位;落實項目施工、安裝編制竣工技術資料、圖紙的人員到位。

3.要把提高檔案人員的素質放在重要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是否具有良好的愛崗敬業精神和服務態度?；ü芾聿块T作為基建檔案的產生和使用部門，檔案人員更應當自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責任心和自覺性。管理中基建檔案管理人員應具備熟悉基建專業知識，掌握電子文檔管理和網絡技術、現代管理理論的技能。以業務素質的提高為著重點，可以爭取各種機會參加有關基建政策文件、檔案知識的學習，拓寬知識面，優化知識結構。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草，在具體工作中，注重加強檔案人員素質訓練、加強科學管理，要從基建管理和檔案管理兩方面進行專業學習知識和培訓，不斷提高檔案管理人員的業務水平及檔案管理能力。

4.做好基建檔案工作“三同步”管理:“三同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要求，其內涵主要包括:基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行;工程建設過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行;工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的施工圖的驗收同步進行。在制定本單位或本部門的規定、規范、細則等規章制度的同時，應建立項目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂合同時，把項目基建檔案工作要求附在合同中，使施工單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項工作以及竣工驗收應提供的檔案資料及資料套數，從而克服管理工作的無章可循、無據可依的混亂現象，使基建檔案進入正?；芾?。

5.實現檔案工作網絡化管理:隨著高校對計算機技術及網絡技術的全面普及使用，利用數據庫技術和多媒體技術對基建檔案進行管 理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設與管理服務。目前高校基本建設檔案的管理工作，已經進入從經驗管理向先進科學技術管理階段，傳統的檔案管理方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時查找。高校如果實行了網絡整體建設，實現檔案工作網絡化管理，基建檔案將更好地被管理和利用，讓檔案更好地為學校服務。總之，文檔電子化是信息時代發展的必由之路，是高校教育培訓發展的需要，是高校檔案向信息化管理的必然趨勢，也是提高高校管理水平和管理質量的重要手段。

基建工程檔案是高校的寶貴財富，是高?；窘ㄔO工作的真實記錄和歷史憑證，也是今后維護、管理、改建、擴建和資產評估的依據，隨著時間推移，人們會越來越認識到基建檔案的重要性和建立基建檔案體系的必要性。因此，我們必須做好基建檔案建設及管理工作，把好質量關，維護基建檔案的完整、準確、系統、安全，不斷地提高業務水平和服務質量，使高校檔案為我們國家的經濟迅速發展和高等教育事業發展提供更好的服務，做出更大貢獻。

［1］陳傳華，劉學應.對高校基建檔案管理的認識［J］.科技情報開發與經濟，2005.

［2］劉金存.論高?；n案建設與管理［J］.揚州大學學報(高教研究版)，2003.