淺議高職高專院校檔案收集*

李海霞

(煙臺職業學院組織人事處，山東煙臺264670)

高職高專院校檔案的收集是把學校在教學科研管理各項活動中直接形成的，對學校和社會有保存價值的，各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料收集起來，進行科學的統一管理與利用檔案收集工作，是學校檔案工作中極為重要的一個環節。與檔案工作的其他環節相比，處于一種特殊地位，表現在:1、它為檔案實體管理提供對象，為檔案提供豐富內容。2、收集質量的好壞直接影響館(室)各項業務的開展，影響檔案信息的開發利用和實現檔案的集中統一管理。可以說，沒有收集工作就沒有學校檔案的管理、鑒定、統計、保管與利用，也就無從談起檔案工作。因此，通過開展檔案收集工作的過程，從理論與實踐中摸索出一套既符合我國經濟發展需要，又與學校改革開放相適應的檔案收集途徑，是推動、改進檔案工作不斷深入發展的重要措施，也是檔案工作者義不容辭的責任。

一、高職高專院校檔案收集的渠道

高職高專院校檔案的收集，主要是通過各職能部門(系、部、處、室)專兼職檔案人員對文件收集、整理、移交院校檔案館(室)集中統一管理來完成的。收集方式有各職能部門檔案的收集、學校檔案館(室)集中對全校檔案的收集及其他一些對零散文件的收集。

(一)學校各職能部門的收集

目前，各高職高專院校檔案收集，基本上實現了網絡式的收集辦法，即各系部處室分頭收集、立卷，統一移交院校檔案館(室)。由于各職能部門都配備了專兼檔案員，這些人員包括系部文書、處室文書人員或其他業務人員，他們對本部門形成的文件材料了如指掌，能夠及時、有效地收集、甄別與分類，按時完成歸檔任務，為學校檔案工作奠定了堅實的基礎。

(二)檔案館(室)對全校檔案的收集

學校檔案館(室)的收集工作是在各職能部門專兼職檔案人員和學校檔案館(室)之間進行的。通過移交收集到館(室)的檔案，由學校檔案館(室)統一集中管理。檔案的收集，維護了學校檔案的完整、準確、系統、安全，便于綜合開發利用檔案信息資源，實現信息資源共享。

(三)零散文件的收集

一所學校產生和形成的文件材料很多，遍及學校各個部門，涉及個人的也不少。如:教師個人的論文、專著手稿，科研人員各種科研記錄、草稿等等。

為了保證學校檔案的完整齊全，必須進行全面收集、重點收集。這就需要采取普遍收集與重點收集相結合的辦法，杜絕文件材料的丟失和遺漏。近幾年，由于學校教育改革的不斷深入和發展，檔案文件的產生隨著各種機制的變遷，特定環境時間、地點限制等給收集帶來一定難度，甚至收不上來。如:對科技成果和新產品鑒定、報獎、基建工程的驗收等，如果不及時進行現場跟蹤收集，一些應歸檔的文字材料、圖表、照片等容易散失，影響學校檔案的完整與齊全。因此，零散文件的跟蹤、及時收集是收集工作中不可忽視的環節。

二、現實工作中檔案收集的困境

(一)高職高專院校檔案部門建制的不合理，嚴重影響制約著其職能的發揮，使收集工作不盡人意

高職高專院校檔案收集工作，是學校檔案職能部門(綜合檔案或檔案館)依據上級有關檔案工作法規、細則、辦法，制定合乎本單位實際情況的《歸檔制度》、《歸檔實施辦法》等來完成的。具體收集工作由各系、部、處室專兼職人員、檔案館(室)專兼職人員來完成。檔案部門負責監督、檢查、指導，檔案部門職能發揮的好壞直接影響收集材料的數量與質量。基層單位建制上的不完善，不僅使檔案職能部門難以行使職權，檔案部門應承擔的，對各職能部門檔案收集工作的監督、指導、檢查、評估獎懲等也顯得軟弱無力。現行的檔案職能部門都是校(院)辦公室的下屬部門，進行監督、檢查的部門大都是上一級職能部門。這是高職高專院校由上至下分層管理，部門領導只對校領導負責制的管理模式造成的。建制不到位，制定的《歸檔制度》、《崗位責任制》等等，根難落實到實處。對于不能完成歸檔任務的部門、人員，下級部門的獎懲收效甚微。有的學校立卷人員職務高于檔案職能部門，對他們的監督、檢查也僅是一種形式。因此，檔案工作建制上不合理、不完善，制約著檔案部門職能的發揮，檔案材料收集的完整率、齊全率達不到要求。

(二)兼職人員調換頻繁，業務素質普遍不高，直接影響收集任務的落實

學校應在各系、部、處、室，設有專兼職檔案人員，實現網絡化管理。但兼職人員大多同時承擔著本部門其他的工作。諸如學生工作、教學管理、統計、文秘等等，有的還在教學中擔任教學任務。也就是說，兼職人員大部分是以其他工作為主，附帶檔案工作，因而穩定性差，責任心不強。如果學校檔案部門不經常到基層部門了解收集情況，往往會出現專兼職人員已經更換，應收集的一些重要文件、重要事件依據無法找到，頗有一種番“人去樓空難尋覓”之感。因此兼職人員調換頻繁，直接影響收集任務的落實。

還有一點就是各校兼職人員的檔案意識、業務素質普遍不高。就其原因，是缺乏檔案知識培訓。雖然他們中有不少人員文化層次很高，但他們了解檔案與檔案工作的基礎知識甚少。盡管市檔案局多次舉辦業務培訓，但因涉及諸多原因，能批準參加學習的人次有限。這樣的人員設置、這樣的業務培訓，要想及時按質、按量完成檔案的收集任務困難較大。另外，專兼職人員外出參加學習、相互業務交流機會甚少，限制了檔案人員知識能力的提高，業務素質必然不高。

(一)依法治檔。隨著法制思想日益深入人心，學校也進入了依法治校的時期，依法治檔作為依法治校的一個組成部分理應受到重視和加強。在國家制定的有關法律法規的基礎上，制訂和完善高職高專院校自身檔案收集、管理、利用的具體辦法和措施，使檔案材料從出臺到收集等一整套過程能真正做到有法可依、有法必依、執法必嚴、違法必究，從法律制度上保障收集的可操作性。

(二)加強檔案工作重要性認識的教育。歷史是一面鏡子，學校辦學所走過歷史是一面鏡子，學校辦學所走過的曲折道路、艱難困苦、經驗教訓，無不反映在一個學校的檔案材料中，所以檔案工作的重要性應灌輸到每一個檔案人員的潛意識中，使之化為主動工作的行動動力。由于我國基層檔案管理收集管理的法制還不完備、健全，我國現階段管理模式正在不斷改革和完善之中等因素的影響，管理層，特別是學校的主要領導更應加強檔案工作重要性的學習，真正從思想認識和工作行動中關心、支持檔案工作的構建。

(三)加強檔案專、兼職人員的主人翁態度和服務意識。檔案從業人員除了有良好的檔案工作素質外，還應有主人翁態度和服務意識。由于檔案管理內容涉及學校的各個方面、涉及材料多、人員廣、許多管理人員缺乏應有的態度和意識，這就需要我們的檔案工作人員本著從學校利益出發的高度責任心和主人翁態度，主動服務上門、協助檔案材料的整理、收集，以自己的工作態度和熱情感染他人，保證檔案收集的完整性和高質量。

隨著科學技術的發展，檔案管理工作也需要從硬件到軟件的更新發展，特別是軟件的配套難度較大，要適應現代化管理的要求，需加強以下幾方面的工作:

1．加強學習，提高檔案從業人員素質

現代化的設備大大提高了管理效率，但先進的設備操控在不同水平層次的人員手中，發揮出的效果是絕然不同的。所以應花大力氣，對有關檔案人員進行真正意義上的培訓，使他們的業務水平更上新臺階，特別是使他們能做到自覺學習，不斷學習達到一個良性循環，這樣通過全面知識的學習，使檔案人員素質提高，為檔案的管理上檔次，為提高檔案使用效率打下基礎。

2．加強檔案管理

有了先進的設備，不斷完善的規章制度還需不斷提高檔案管理的水平。比如過去各種檔案資料收集管理無非是簡單的造冊、登記、裝訂、上架。而現在這種簡單勞動已不能適應社會發展的要求。檔案專、兼職人員應對可能形成、正在形成、已經形成的各類檔案資料進行全面的監控，保證資料的全面完整。收集到的資料應對其真實性、可靠性進行分析，而不是簡單的貯藏和保管，為今后各類檔案能準確及時發揮功效做好準備，提高工作效率。

3．加強社會服務意識

檔案收集管理的目的是利用，小是為單位的建設發展服務、大則是為社會的文明進步服務。所以對檔案工作人員要不斷地培養這種服務意識，使他們真正認識到他們辛辛苦苦的工作就是為了讓收集管理的檔案資料能真正地發揮其作用，服務社會，服務人民。服務意識的加強不在于我等你來再為你服務，而應充分利用現有資料上門服務，這樣我們的檔案工作就有生命力了。

［1］許曉明，丁修茂．檔案工作文集［M］．北京:中國文聯出版社，2004．

［2］張尚瀛．檔案工作理論與實踐［M］．華藝出版社，2006．