醫院文書檔案管理工作

陳家義

醫院文書檔案管理工作

陳家義①

醫院的文書檔案管理是醫院提供良好醫療服務的前提，因此，加強醫院文書檔案的管理對于醫院的發展十分重要。本文試從醫院文書檔案的性質及特點分析，并指出當前醫院在文書檔案管理方面所存在的問題，并結合筆者的工作經驗，提出了具體的改進措施，希望能給文書檔案管理人員提供有益的借鑒。

文書檔案； 管理； 水平

醫院的文書檔案是寶貴的財富，它包括在工作以及活動中形成的各類文件、錄像、圖表等，是多種檔案載體的集成。科學有效的醫院文書檔案管理不僅能夠促進醫院的健康發展，也有利于患者查詢相關信息，更能促進有關健康及醫生科學的進步。

1 醫院文書檔案分析

醫院文書檔案收集是上級領導及部門的公文、醫院的重大事件和活動的最原始的資料[1]。它是一個醫院歷史的見證和最有效的憑據，具有嚴格的規范性、標準性、保密性及服務性等特點。

1.1 規范性 醫院文書檔案的規范性主要是指公文的管理，它是整個文書檔案的核心，也是搞好文書檔案管理的最基本保障。它的規范性主要表現在公文的用紙、檢查、字跡、文種、傳遞嚴格五個方面。

1.2 標準性 文書檔案管理工作要求技術含量高、操作性強。對于文書檔案的收集、管理、鑒定、保管及利用都要按照立卷原則、工作流程和操作技術的統一。整個過程相互聯系，層層相扣，具有嚴格的標準。

1.3 保密性 現在醫院的文書檔案包括紙質文書檔案和電子文書檔案兩種，雖然這有利于信息的保存，但也給保密工作帶來了一定的難度。紙質的文書檔案一旦形成，它的內容及形式一般不會發生大的變化，對于是否是原始資料比較容易辨認。但是，電子檔案不具備這些特點，對于電子檔案文件的保密一定要進行加密，并且不定期的改變加密碼或者電子鎖。最為重要的是，應該加強工作人員的保密意識，使他們認識到自己工作的重要性以及因為失密造成的嚴重后果。

1.4 服務性 文書檔案的服務性主要是為領導進行決策或者智能部門提供資料參考，它表現在利用、編研和統計等工作。搞好服務，首先必須做好醫院文書檔案的整理工作，使之在使用之時能夠按照要求提供必要的服務，這在文明醫院、等級醫院評比的過程中尤其重要。其次是能夠為醫院各級領導干部的任免升遷、職工的晉職晉升等提供準確詳細的個人資料和依據，能夠大大提高工作的效率，保證工作的如期完成。再次就是在醫院大規模的改革時提供醫院的基本信息和工作人員的基本情況，以便在領導進行決策的時候能夠掌握第一手的信息。最后就是信息化管理，要提高數字化的進程，對于已經公開的資料或信息要及時上傳到網上，為患者提供更便利的咨詢。

2 目前醫院在文書檔案的管理方面存在的問題分析

2.1 文書檔案意識薄弱，對其利用未能發揮最大作用 文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，可以創造出不菲的經濟和社會效益，促進醫院管理的規范化。但是，因為對于文書檔案的重要性宣傳不到位，很多人都認為文書檔案無關大局，甚至認為沒有存在的價值，對于檔案也是只保存不利用，這就造成了資源的嚴重浪費，致使其利用率遠遠不能達到預想的狀況。

2.2 管理文書檔案的機構不完善、職責不明 醫院文書檔案的管理一般都存放在行政辦公室的綜合檔案室。但是因為歷史遺留的問題以及醫院在管理上存在的不足，所以綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等，醫療病歷檔案則由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分別有相應的科室進行管理。這種管理模式不僅不利于綜合的開發利用，也造成使用效率的低下，并且這種不科學、混亂的管理模式會造成大量的檔案無法進行存儲，甚至可能導致丟失。出現問題各個部門則會相互推諉，完全無法界定具體科室或者個人的責任。

2.3 文書檔案管理人員專業素養有待提高 目前，我國的檔案專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面魚龍混雜，參差不齊，遠遠不能滿足時代發展的需要[2]。這主要表現在專業知識的不足、知識結構的老化或不合理、文化水平低、新知識的儲備不足等。這嚴重影響了我國醫院文書檔案管理工作的可持續發展，素質低下的管理隊伍也造成了我國檔案管理水平的落后。

2.4 對于檔案管理的硬件投入過低 因為醫療用房的緊張，導致存放檔案的地方十分有限，這完全不符合檔案管理的標準。還有管理技術的嚴重滯后，也限制了檔案事業的進一步發展。隨著信息化時代的到來，計算機技師在醫院文書檔案管理的過程中逐步得到推廣，促使其管理水平不斷進步。但是，這遠遠不能滿足快速發展的需要，人工收集、檢索信息不僅效率低下，也不利于檔案的收集、利用及開發。

3 提高醫院文書檔案管理水平的方法

3.1 加強有關檔案法規的學習，強化檔案管理意識 醫院要加強對于檔案法規學習和宣傳的力度，提高管理人員對于檔案管理重要作用的認識，尤其是醫院領導對于檔案管理的認識。只有領導對檔案管理注重，才有可能把檔案管理工作納入重要的工作議程，使其能與醫院業務的拓展保持同步。對于檔案管理工作的重要性一定要大力宣傳，使每一個干部職工都能夠自覺的配合檔案管理工作。醫療服務是醫院最根本任務，而只有搞好檔案管理才能促使醫療服務的提高，所以一定要為檔案管人員提供必要的設施、充足的經費，切實提高醫院的檔案管理工作。

3.2 強化服務意識，提高檔案的開發利用效率 檔案管理的最終目的就是為利用提供方便，因此，要強化檔案管理人員的服務意識，既搞好檔案的收集、管理，又努力搞好資料的編研、整理工作，對信息進行有效開發，使檔案為臨床醫療、教學、科研服務，為人民群眾的醫療保健服務，充分發揮其社會效益。

3.3 加強專業培訓，提高檔案管理人員的素質 建立科學合理的檔案管理體系，建立健全檔案管理的規章制度，這是搞好檔案管理工作的關鍵。隨著時代的進步，醫院的文書檔案管理也必須建立一套與之相應的科學合理的體系，切實解決好檔案管理混亂問題。檔案管理人員素質是影響檔案管理水平最重要的因素之一，因此，醫院要把檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。通過專業培訓、繼續教育、進修學習等手段提高其管理水平，推動檔案管理水平的提升。

3.4 實現檔案管理的現代化 隨著科技的不斷發展，傳統的檔案管理方式已無法適應現代人們的需求，無紙化辦公及電子技術的普及對檔案管理自動化提出了更高的要求，文書檔案的管理必須由傳統的管理方式向現代信息化的管理方式轉變。用計算機儲存檢索醫院的各種門類和載體的檔案，方便利用者及時查找、閱讀，既節省時間，也節省人力、物力和財力，提高了工作效率[3]。因此，醫院應充分利用計算機管理，實現檔案管理的現代化。

4 結論

醫院的文書檔案管理具有自己的特點，結合醫院的實際加強對其管理，顯然有利于醫院服務水平的提高。目前，我國的醫院在檔案管理工作中還存在管理意識薄弱、認識不到位、管理體系不科學、從業人員素質參差不齊等問題，醫院必須從提高認識、加強管理和培訓、實現管理的現代化等方面入手，促使我國醫院文書檔案管理水平的不斷提高。

[1] 范晟瑋.淺析更新檔案管理觀念在醫院管理的作用[J].醫學信息，2009，1(12)：22.

[2] 劉彤芳.對醫院檔案管理信息化建設的思考[J].科技創新導報，2011，4(10)：43.

[3] 高雪莉.淺談醫院文書檔案的管理和利用[J].檔案天地，2011，1(7)：12.

10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.056

①四川省自貢市婦幼保健院 四川 自貢 643000

陳家義

2012-02-15) (本文編輯：李靜)