醫院檔案管理標準化

付善鋒

現代信息技術快捷、高效、準確、便利的優勢，深刻地影響著新時期檔案管理工作，它不僅給檔案管理工作帶來了機遇，也使傳統的檔案工作面臨著前所未有的嚴峻挑戰。因此，必須加快醫院檔案管理的標準化建設，使醫院檔案信息資源發揮最大的效益。檔案管理標準化，對于規范和健全檔案管理工作具有重要的歷史意義和現實意義。

1 醫院檔案管理標準化的內容

醫院檔案管理標準化是醫院醫療、教學、科研管理標準化的有機組成部分，是整個檔案工作標準化的一個子系統。它應包括檔案管理標準和工作標準兩部分。

管理標準是指以特定的程序和形式頒布的統一規定和規范。包括各類文件材料的歸檔范圍、歸檔要求及保管期限、案卷質量標準、檔案鑒定標準、檔案復制件縮微品質量標準、計算機輔助管理標準等[1]。因此，標準在一定條件下和一定時期內保持了相對的統一和穩定。

工作標準主要包括醫院檔案室以及各職能部門和各類工作人員的標準，同時，還應包括各部門工作標準中的檔案內容要求、檔案工作程序標準、檔案工作網絡建設要求等[2]。

隨著醫院檔案工作的發展，經驗的積累，標準也在不斷地修改、完善和提高，這就是檔案工作的發展趨勢。實踐證明，檔案標準化管理才能使檔案工作步入了一個標準化、規范化的軌道，將檔案事業引入了社會進步和發展的軌道，進一步促進醫院檔案的科學管理。

2 醫院檔案標準化建設中存在的問題

醫院在發展，醫院管理已基本實現了網絡化，這就要求有高效、及時、方便的現代化檔案管理與之適應，作為醫院，應更新觀念，加大人力、物力、財力的投入，將檔案的現代化管理納入醫院的發展戰略。目前醫院檔案標準化建設中存在的問題如下。

2.1 標準化建設水平偏低，數據庫建設滯后 由于我國醫院檔案標準化建設起步較晚，技術水平偏低，制度建設不夠完善，人們的思想觀念滯后，目前，研制出的不少檔案系統應用軟件功能單一，標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。盡管近些年一些醫院檔案室大都建成了規模大小不等的檔案數據庫，但缺乏整體性，數據庫大都自建自用，規模小，標準化程度低，類型單一，數據無規范化控制，社會服務水平較差。而且大多是條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多醫院檔案室雖然聯網，但只能訪問其主頁，無法實現實質性的資源共享。這就需要管理部門和檔案工作者齊心協力，共同研究，盡快制定出統一的發展規劃和標準，使各館(室)的發展有一個統一的方向，減少發展的盲目性。

2.2 缺乏統一的網絡化協調機構 目前，由于受醫院管理體制和運行機制的影響，各醫院檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統、各自為政的局面。盡管許多醫院檔案部門已意識到資源共享的重要性與必要性，但還是比較缺乏館際之間合作的具體行動。國家還沒有一個統一的組織機構來規劃協調，使各醫院檔案館網絡化建設工作達成合作，進而達到互助、互利、互惠、資源共享。

2.3 經費投入不足 由于對檔案管理施行標準化的認識不足等原因，目前投入經費不足是制約我國醫院檔案管理標準化建設的一大障礙。在檔案標準化建設過程中，需要大量的資金，配備所需設備及設備維護，沒有充足的資金投入是無法實現的。

2.4 檔案管理隊伍人員素質較低，結構不合理 在檔案標準化建設中，必須有既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型高水平的專業人才。目前，醫院檔案人員隊伍整體素質仍普遍較低，又缺乏學術研究、史料研究的能力，不適應高速發展的計算機工作環境，不適應檔案網絡化建設和醫院檔案事業發展的需要。

3 加快醫院檔案管理標準化建設的幾點建議

3.1 面向未來，更新觀念，抓好檔案管理標準化 檔案管理標準化是檔案管理現代化的技術保障和重要前提，但要實現它也不是一蹴而就的，因此，要樹立標準化建設的觀念和信心，把眼光瞄向未來，充分認識到沒有標準化，就沒有現代化。在當前和今后一段時期，加強標準化建設是檔案管理現代化的核心內容，這是一項十分艱巨和細致的工作。

3.2 加快檔案信息化建設 隨著醫院的快速發展和醫院規模的不斷擴大，醫教研工作管理中形成的歸檔材料愈加豐富，檔案管理模式正轉向以檔案實體數字化信息的形式向社會提供服務為中心，目標在于實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享[3]。而數字化、網絡化建設，是實現這一目標的關鍵。醫院檔案工作應抓住歷史機遇，加快檔案信息化建設的進程，使之更好地為醫院改革和可持續發展提供服務。

3.3 促進檔案信息利用的社會化 醫院檔案管理部門應當在保證整體利益不受損害的前提下，更大范圍地向社會各方面提供檔案信息服務。廣大醫院檔案工作者既要強化服務意識，打破只為醫院內部黨政管理、醫療、教學、科研服務的思維定式，還要注意提高服務水平和服務效果。

3.4 加強檔案管理現代化軟硬件基礎設施 目前，醫院自身對檔案管理部門的有限投入已成為醫院檔案管理現代化建設的瓶頸。建設軟硬件基礎設施是醫院檔案現代化建設的基礎。因此，加大經濟投入，加強基礎設施建設，是保證醫院檔案管理現代化建設得以進行的先決條件。在硬件方面，醫院應給予財力上的支持；在網絡和軟件方面，醫院檔案部門應發揮檔案網、醫院網的平臺作用，吸引和運用院內計算機、信息等學科的技術、人才力量，以高性能軟硬件基礎設施為檔案管理系統提供保障。

3.5 優化醫院檔案管理隊伍 檔案工作人員整體素質如何關系到醫院檔案信息的整理、利用和開發，關系到醫院檔案工作標準化、規范化、現代化的進程。要優化檔案管理隊伍，一方面充分發揮醫院設施齊全、科研水平高等優勢，培養高層次檔案信息化管理人才。另一方面通過繼續教育的形式，普及信息化管理知識。通過專題培訓和實際操作，提高現有檔案管理工作者的工作水平。要不斷補充青年檔案管理人員來充實隊伍，從而使檔案管理隊伍的年齡結構優化。

總之，在我國醫院規模日益強大的今天，加強醫院檔案管理的標準化、規范化和現代化建設，是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，也是提高檔案信息開發與服務水平的必由之路。因此，各醫院要積極創造條件，加快標準化建設步伐，另外，除了醫院自身的重視和努力外，還需要國家檔案主管部門的宏觀調控和大力支持，使醫院檔案標準化建設盡快上一個新臺階，以適應現代化前進的步伐。

[1]烏慶正.搞好檔案資源建設之淺見[J].山東檔案，2010，13(3)：22.

[2]谷風靜.要關注檔案信息化建設[J].蘭臺世界，2009，15(11)：26.

[3]王慶麗.數字化檔案管理之我見[J].中國教育，2010，28(3)：48.