更新檔案管理理念 實現檔案管理科學化

張寧

摘 要：作為我國檔案事業一項最基本的組成內容,提高檔案管理科學化水平將是新形勢下檔案管理工作的重要研究課題,對于推動我國檔案管理的制度化、規范化和標準化具有十分重要的意義。本文就對如何更新檔案管理理念，實現檔案管理科學化具體實施路徑進行了研究，從而為最大程度地實現檔案管理的科學化，有力促進隊伍整體素質的提高都具有參考意義。

關鍵詞：檔案；管理；理念

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）21-0153-02

檔案工作是一門科學，有著自身的規律、特點，這就需自覺以科學發展觀為統領，以檔案學理論為指導，以科學的方式方法認真研究、準確把握，具有科學的態度、科學的精神。同時，檔案工作是一項事業，是維護黨和國家歷史真實面貌、服務黨和國家大局、服務社會、惠及民生的崇高事業，是為建設作貢獻、為時代寫歷史、為文明傳薪火的重要工作，這就需腳踏實地、科學務實、真抓實干。

一、抓好檔案管理的基礎工作

（一）抓好基礎制度規范建設，嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。首先，我們要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主體根據管理目標作用于管理客體以實現管理職能的方式、原則、工具和手段。同時,由于信息網絡的發展，企業管理會更注重于員工的培訓和學習，甚至強調自學和集體學習，以確立員工的共同目標和協調員工的整體行動。因此，我們要根據企業生產和服務的要求，由企業信息部門制定企業的檔案管理辦法，并召集各部門的負責人和資料管理員參加企業檔案管理制度討論會，突出工作重點，講究方式方法，用好責任制，并在會后與企業各事業部進行深入交流和調研，完成管理辦法的起草和征求意見工作后便可頒布相關制度，并開始具體實施。其次，嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。這對檔案管理員提出了很高的要求。檔案管理員要按照“精之又精，慎之又慎”的原則，做好文檔整理歸檔工作。實踐證明，如果重視文件資料的平時積累，及時收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作變得十分輕松。因此，我們要把企業、部門和個人手中分散的、種類和數量繁多的文件材料，根據企業的實際需要及相關檔案管理規定進行收集、整理和歸檔。

（二）加強重點建設，提高檔案管理水準。重點根據實際情況的發展變化，突出三個方面的建設。一是改善檔案保管條件。嚴格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項設施，并及時更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲空間，確保檔案室建設符合國家標準。二是突出審核審批檔案管理。為解決專員辦審核審批中產生的檔案資料歸檔問題，應專題議定審核審批檔案的歸檔范圍、整理人員、立卷原則、資料排列等具體要求，并動態跟蹤新增審核審批事項情況，及時調整歸檔內容。三是突出財政檢查檔案管理。重點是對檢查檔案的齊全性、歸檔資料的邏輯性進行復核把關，明確具體操作要求。

（三）加強隊伍建設，提高檔案管理能力。按照突出重點、整體提高的基本思路，應采取靈活多樣的方式方法，在組織全體干部普遍學習培訓的同時，重點組織各處室檔案管理人員進行多樣化、經常化的專題學習培訓。一是請進來“講”。專門邀請檔案管理方面的專家作專題講座，介紹業務檔案整理、立卷、歸檔等方面的做法與體會，積極借鑒先進經驗。二是召開現場會“評”。結合對檔案檢查情況，由檢查組對好的做法及時予以肯定推廣，對發現的問題予以通報提示，并有針對性議定整改措施。三是召開座談會“談”。采取每年召開一到兩次座談會的方式，明確年度檔案建設的目標要求，組織檔案管理人員學習檔案法規制度，交流檔案資料收集、整理的經驗，提出加強和改進檔案管理的建議。

二、加快檔案管理信息化建設

（一）加快檔案信息化進程，提高工作效率。計算機網絡是實現檔案數字化管理和網絡化利用的前提條件。因此，如何利用計算機技術對檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，已經成為檔案管理工作的重要議題。同時，除文書檔案外，我們必須要堅持以民為本、以需求為導向，開設多種專題數據庫，使檔案的管理實現信息化、網絡化，并在規定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的檔案管理機制。實現館藏檔案資料信息的一體化管理，而且還拓寬服務功能。這樣做能增強全體職工的檔案意識，增加檔案管理工作的透明度。

（二）歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。

（三）檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用。21世紀對檔案管理人員的素質要求越來越高。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。要實現檔案工作的基礎地位，就必須建設一支忠誠事業、機構合理、業務精良、相對穩定的檔案隊伍。另外，由于信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，我們必須迎頭趕上，檔案館（室）只有克服困難，與其他行業同步發展，才能適應社會和時代發展的需要，更好地服務社會。由此可見，檔案工作如何更好地為社會主義現代化建設服務，是擺在檔案管理者面前一項重要而艱巨的任務，加強檔案人員隊伍建設，加強檔案隊伍素質至關重要。

三、實現檔案管理科學化分析

（一）檔案管理科學化工作是一項系統工程。主要包括兩方面：一是政府政策層面。積極完善和宣傳檔案法律法規，檔案行政管理部門應加強檔案執法隊伍建設，依法監督和指導檔案工作。各地政府應堅持“多宣傳、多聯絡、多接觸、多服務”的工作方法，促進檔案工作規范化建設。并與相關部門加強溝通與協調，共同督促，積極營造建檔氛圍，使機關單位檔案工作走上標準化、規范化、科學化軌道。二是機關單位自身層面。要構建科學化檔案管理機制，只要符合國家檔案法規，做到科學利用信息化手段,并實行集中統一管理原則，就會不斷有利于檔案工作開展。檔案部門要充分利用計算機數據存儲量大，檢索速度快等優勢，大力開發適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全。

（二）加強創新探索，提升檔案管理成效。近年來,我國經濟社會快速發展,檔案管理工作也有了很大的進步。因此，我們要加強檔案管理的創新和探索，有針對性地為特殊利用者提供特殊服務，有效利用更多更有價值檔案信息資源為社會發展提供高質量、高水平的服務，實現檔案工作規范化，科學化、現代化。同時，建立現代信息服務理念。面向普通用戶，提供方便的檔案信息利用平臺，保障日常監管工作中隨時查閱檔案資料的需要。加大對檔案的開發利用力度，加強探索創新，充分利用檔案資料掌握了解各類管理辦法，保障綜合目標考核扎實有序實施。積極探索研究電子檔案整理、歸檔、保存和利用的方式方法，不斷創新檔案服務機制,積極主動地為經濟建設主戰場服務,為全面建設小康社會服務。檔案人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，切實改變過去檔案重管理輕利用的思想觀念。建立現代信息服務理念。面向普通用戶，提供方便的檔案信息利用平臺，提高檔案管理信息化水平。

（三）提高企業檔案管理人員的創新能力。檔案人員的素質是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養等的總和。因此，在檔案信息網絡日益普及的今天，必須大力提高檔案管理專業人員的素質，要求企業的檔案工作人員必須與時俱進，要具備較高的政治思想品質，強烈的事業心和責任感，勇于創新的精神和全心全意為人民服務的思想，又要有較強的管理能力和較高的工作意識。檔案工作者要建立終身學習制度。檔案工作者只有經常參加系統的知識更新學習與繼續教育培訓，不斷提高開拓創新的能力，使檔案工作能更好地體現時代性、把握規律性、富于創造性，不斷擴展自己的知識，提高學歷層次，適應網絡化發展要求，才能適應社會發展的客觀需要。因此，要推動檔案事業可持續發展，加強檔案人才培養，提高檔案人員素質，盡快建設一支高素質、經驗豐富、應變能力強和具有創新精神的檔案人才隊伍至關重要。

（四）要以科學的理念引導。科學的理念、思想觀念是行動的指南、行為的先導。工作先進不先進、高效不高效，根子往往在理念、在思想。理念、思想的方向性、導向性很強。檔案工作思想正確，理念科學，才會具有科學作為的自覺性。因此，研究好檔案這門科學，干好檔案這項事業，必須不斷解放思想，不斷豐富知識，堅持與時俱進，更新理念和思想觀念，牢固確立科學的理念和正確的思想觀念。要自覺堅持以人為本并使之具體化。以人為本，要注重以服務對象為本。

（五）創新抓與抓創新結合。“創新是一個民族進步的靈魂，是國家興旺發達的不竭動力。”創新也是檔案工作進步的“靈魂”和發展的“不竭動力”。當前檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，檔案工作面臨的形勢任務不斷變化，檔案工作自身也在不斷發展變化。檔案工作者要有創新的精神狀態、創新的思想觀念、創新的黨性覺悟以及創新的能力，注重工作研究，認真總結經驗，不斷升華理論。為用戶提供更好的服務。因此，我們要與時俱進，不斷研究新形勢、新問題，新任務、新情況、不斷總結新路子、新方法，新方式、尤其要認真研究探討檔案工作的基本格局、基本規律、基本趨勢、基本職能、基本方法、基本任務、基本范圍、基本對象、基本機制等，力求在理論上不斷有所創新，實踐上不斷有新的突破。

四、結語

檔案是全部活動的真實記錄，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是企業管理工作的重要環節，對企業效益產生重要影響，要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業的發展，更是企業提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。