企業電子檔案個性化利用的有效途徑

企業電子檔案構建了多種不同形式的個性化服務欄目，如建立用戶界面、信息推送、文獻資源共享等。電子檔案正在積極運行不同形式的個性化服務方式，用全新的理念沖擊傳統服務的思想束博，以推進個性化服務有的放矢的開展下去，并產生其影響。需要指出的是，個性化服務是建立在信息資源上的知識服務系統，是知識的再生與積累，是信息服務轉向知識服務的過程，需要具備綜合知識人員支撐此項工程的實施。

一、電子檔案個性化服務

所謂電子檔案個性化服務，是指利用計算機網絡、人工智能等諸多信息技術， 獲取并分析各個用戶的背景、習慣、偏好和要求，從而為不同用戶提供充分滿足其個體信息需要的一種集成性服務。即服務時空的個性化，在用戶希望的時間和地點為用戶提供服務；服務方式的個性化，能根據用戶的個人愛好和特點來展開服務；服務內容個性化，所提供的服務不再是千篇一律，而是各取所需、各得其所。電子檔案個性化服務的基本流程：用戶首次進入系統頁面，系統提示注冊登錄，注冊完畢后進入定制頁面內容部分，用戶可以選擇符合自己喜好的界面、字體和常用數據庫、搜索引擎，以及網站的業務信息等服務欄目。選擇完畢后，程序將把提交的信息保存在數據庫中。用戶再次登錄訪問該站點時，系統會從網站服務器數據庫中獲取個人的定制信息，形成滿足用戶要求的瀏覽器頁面。

1.個性化服務是電子檔案發展到一定階段的必然產物，它標志著電子檔案正在利用網上平臺擴展自己的專業性服務，是實施高層次個性化服務的重要舉措。

2.個性化服務為電子檔案的發展指明了方向。 近年來，隨著信息技術的發展，各種網絡公司和信息提供商層出不窮，它們之間的競爭日趨激烈。在此背景下，個性化服務應運而生并引發互聯網服務模式的變革，比如清華同方 TPI個性化信息服務系統等個性化服務模式都取得了巨大的成功。

3.個性化服務充分體現了電子檔案“以人為本”的服務理念。個性化服務是一種以用戶為中心，培養個性、引導需求的服務模式，尊重用戶是其根本，用戶滿意是其出發點，主動服務是其基本模式。

二、電子檔案怎樣提供個性化服務

1.信息智能代理。智能代理是一種能夠完成委托任務的智能計算機系統，能模仿人的行為執行一定的任務，不需要或很少需要檔案用戶的干預和指導。智能代理通過跟蹤檔案用戶在信息空間中的活動，自動捕捉用戶的興趣愛好，主動搜索可能引起檔案用戶興趣的信息并提供給檔案用戶。智能代理的主要功能有：①個性化的信息管理，管理檔案用戶個人資料；②信息自動通知；③瀏覽導航，通過分析檔案用戶的興趣，提供建議性的頁面和鏈接；④智能搜索，進行信息過濾，為檔案用戶提供更精準的信息；⑤動態個性化頁面，給檔案用戶提供一個適宜的友好的瀏覽界面。

2.信息推送。信息推送服務是運用推送技術來實現個性化服務的一種方式。信息推送分為兩大類：一類是由智能軟件完成的全自動化的信息推送服務；另一類是借助于電子郵箱，并依賴于人工參與的信息推送服務。信息推送服務的一般過程是：檔案用戶首先向系統輸入自己的信息需求，這包括檔案用戶的個人檔案信息、感興趣的信息主題等，然后由系統或人工在網上進行針對性的搜索，最后定期將有關信息推送至檔案用戶郵箱中或其他特定位置。

3.信息分類定制。分類定制是指檔案利用者可以按照自己的特定目的和需求，在某一特定的系統功能和服務形式中，自己設定信息的資源類型、表現形式、系統服務功能等。首先根據自身的內容及其他服務特征確定自己的檔案用戶，再將檔案用戶按照相似信息需求劃分為多個用戶群，然后根據可能的用戶群對館藏的檔案和各類服務進行分類，形成多個與用戶群對應的信息資源塊和服務模板。每次檔案用戶訪問電子檔案時，只需要登錄系統，服務器便可以根據用戶數據庫中的信息，生成用戶定制的動態頁面。這樣，檔案用戶進入到一個完全個性化的信息空間，只看到所感興趣的內容和享受自己需要的信息服務。

4.呼叫中心。信息呼叫中心是一種專門提供一對一的用戶個性化服務系統。使用呼叫中心服務方式，用戶可以通過電話、傳真、互聯網等方式訪問數字化檔案館，在系統自動語音導航的幫助下訪問系統數據庫，獲取各種咨詢服務或相應的事務處理。數字化檔案館呼叫中心需要建立客戶數據庫，并對信息進行采集、統計、分析、處理，使呼叫中心可以得到每一個客戶的詳細信息，如過去的利用記錄、客戶愛好等，從而實現一對一的個性化服務。

5.幫助檢索。當檔案用戶輸入了一個檢索詞，系統會自動將檢索詞與內部詞表中相關詞進行比較，并將與該詞有邏輯關聯的詞組顯示在頁面上，詢問檔案用戶是不是檢索這個關鍵詞，可以幫助檔案用戶選擇更接近自己檢索目標的關鍵詞來完成檢索，提高信息查詢率。

三、電子檔案個性化服務中需要注意的問題

電子檔案界面是溝通用戶與系統惟一的橋梁，用戶界面的設計質量與水平直接關系到用戶對信息的獲取與利用。

1.加強科學管理提高服務效益。電子檔案個性化服務與其說是技術問題，不如說是管理問題。因為技術可以購買或改造，但是把技術、人員、資源等有效組織起來，將服務建立并運行起來，就需要發揮管理的作用。

2.電子檔案網站的個性化設計。檔案信息用戶可通過電子政務網絡和互聯網在線查閱全部開放檔案目錄，在注冊成為高級用戶后，還可以查閱檔案全文信息。人性化的設計不但要有濃厚的學術氣氛，體現莊重、淡雅的風格，更要有人性化的氛圍。

3.檔案館員素質。隨著信息網絡技術的大量應用，電子檔案館員要具備管理信息資源，分析和組織信息資源，提供和傳遞信息，為用戶利用信息提供咨詢的能力。

參考文獻：

[1]耿志杰，黃世喆.數字化檔案館個性化服務必然性分析.云南檔案，2007

[2]袁紅軍.數字化檔案館服務模式研究.檔案，2007