淺談電算化會計檔案管理

會計檔案是一個單位經濟往來的真實歷史記錄，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。電算化會計檔案廣義上指存貯會計數據的各種憑證、賬簿、報表和程序的存貯介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料，同時輔之以打印輸出的各種紙質賬簿、報表、憑證等。狹義的電算化會計檔案是指保存在磁盤、可讀寫光盤等存貯介質上的會計檔案。實行會計電算化以后，財務人員的所有日常工作以及歷年會計檔案的查找利用，均可在計算機上完成。

電算化會計檔案的內容

1、紙質會計檔案。指從會計電算化系統打印出來的書面形式的會計檔案，包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報表、財務分析報告等，也包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

2、非紙質會計檔案。指包括計算機硬盤磁性介質或光盤等其他介質存儲的、只能以電子數據狀態保存的會計數據，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等數據和會計數據庫。

3、計算機系統檔案。包括計算機硬件系統型號、存儲空間和外部設備類型及其增減變化；計算機操作系統及網絡操作系統型號；財務軟件的編程語言、數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

電算化會計檔案的特點

1、會計電算化檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。除了傳統意義上的紙質檔案外，還包含了電子資料和電子數據。

2、電算化會計檔案保存時間短，對環境的依賴性強受質量、溫度濕度、光和空氣、磁場等因素的影響較大，易受破壞。電子文件載體材料的壽命一般為5—10年。

3、檔案有特定的格式，電算化會計檔案是在經過計算機中特定的編制好的程序軟件環境下進行處理，產生會計數據資料，這樣會計檔案從會計分錄，到科目匯總表，賬簿都有特定的格式。不同的會計軟件或者同個軟件的不同版本所導出的會計檔案可能具有不相同的格式。

4、電算化會計檔案便于管理、分析，可迅速的獲得所需結果。通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足日常條件查詢、統計分析、制作會計報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，更節約了辦公成本，有利于專業管理，提高了工作效率和工作質量。

5、電算化會計檔案較傳統會計檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實性易于破壞。電子文件檔案在計算機系統中一經被改動，如未作備份，原來檔案就被覆蓋，內容很難被識別；另外病毒、黑客等日益猖獗的網絡環境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴重危害。而紙質文件的原始性、真實性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內容來確認。

6、電算化會計檔案缺乏直觀可視性。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存貯在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機軟硬件環境中才可以使用。在無特定的平臺電算化會計檔案則無法打開，這樣電算化會計檔案就失去利用價值。

會計電算化檔案管理存在的問題

1、對會計檔案的重視不夠。沒有對會計檔案設置專員管理使得會計檔案的裝訂，歸檔都由不同人員完成，工作的分散就使得會計檔案的管理工作達不到基本的操作規范，檔案在移交給管理機構時往往只移交紙質檔案，而不是紙質文檔與電子文檔同步歸檔，影響了檔案的整體性，未能達到電算化檔案管理工作的質量和效果。

2、缺乏計算機維護、網絡安全的相關人才。電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，目前會計檔案管理主要有會計人員兼任，他們掌握熟練的財會專業知識，但是欠缺計算機的日常維護技能，一旦計算機及服務器出現故障，就會造成財務數據丟失，給單位帶來無法挽回的經濟損失。

3、會計檔案管理制度不完善。實行電算化以來，會計檔案與財務軟件的版本越來越多，為了更好更有效地管理會計電算化檔案，使其發揮更大的作用，就必須形成一套科學實用的管理制度，包括存檔手續、分類管理辦法、使用審批手續、保存期限及銷毀手續等內容，以使相關管理制度常規化和規范化。同時，財務軟件也在不斷升級，與之前的電子檔案可能出現不兼容現象，嚴重影響對會計檔案的管理

建議和措施

1、加大軟硬件設備設施的投入。選擇功能符合本單位實際業務需要的電算化會計軟件，強化系統的安全防護功能，定期維護，避免因安全問題導致會計檔案泄密或被人惡意修改。定期檢測已歸檔的電算化會計檔案，及時做好數據備份防止磁性介質的損壞導致電子檔案的丟失或不完整。完善硬件設施建設，提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫。

2、加強防范，確保檔案安全。會計檔案是單位的重要資料，不得隨意觀看。因此應用會計系統的計算機不應直接連接互聯網，如果單位實行會計網絡化管理，一定做好內部網與互聯網的物理隔離，確保會計數據不受外部的影響，保證會計檔案的安全?？刹扇〉拇胧┌ǎ涸趩挝粌炔吭O置防火墻，安裝信息網關和安全路由器，設計授權和身份認證系統，進行信息加密，加強安全監測預警系統的實時監控等。

3、提高電算化會計檔案保管人員素質。由于會計檔案資料內容廣泛具有專業性和嚴密性的特點，所以要求檔案管理人員不僅要有會計檔案管理專業知識，還必須具備電算化、網絡工程和信息系統知識，具備較高的計算機操作技能。應該針對現有的檔案管理人員進行多途徑、多形式的培訓學習，提高他們的專業技能和責任心。以便加強對電算化會計檔案的管理，為電算化會計檔案的規范化、科學化、安全化管理提供保障。

4、完善電算化會計檔案管理的各項制度。要按照《電子文件歸檔和管理規范》和《會計檔案管理辦法》，建立健全電算化會計檔案的保管制度、操作制度、保密制度和檔案人員崗位責任制，并依據各單位具體的會計電算化實際情況來制定相應的檔案管理制度。明確檔案管理人，專人負責檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常檔案工作。

5、提高重視程度。實行會計電算化的單位，領導應高度認識電算化會計檔案資料進行科學管理的重要性，并督促有關制度的建立和完善，嚴格執行使會計檔案管理規范化，以確保會計檔案的真實可靠性。

實現會計電算化，不僅提高了會計記賬的效率和準確性，也給我們帶來了資料檔案管理的難題。而加強電算化會計檔案安全管理是一項長期的、艱難的、必須的工作。因此，我們應該健全電算化會計檔案管理的法律法規，制定嚴格的內部管理制度，提高相關人員的素質和技術水平，加強對電算化會計檔案的管理和控制，使電算化會計檔案為企業決策發揮出更大的作用。

（作者單位：長江航運總醫院）