關于做好系教學秘書工作的幾點思考

楊揚

摘 要 教學秘書是各系設置的重要教學管理崗位，是貫徹學院各項教學管理規章制度的重要紐帶，是協助系主任做好教育教學管理工作的助手。因此，加強系級教學秘書隊伍建設，對于提高高校教學管理水平和教學質量具有重要的現實意義。

關鍵詞 系教學秘書 教學管理 高等教育

作為大學校園里的系級教學秘書，是秘書行業的一分子，既有一般秘書工作的普遍性，也有著自身工作的特殊性。由于工作性質的差異，使得系教學秘書工作在遵循一般秘書職責的基礎上還要聯系自身實際，著眼本系發展，服務全系教學工作。如何做？簡單概括就是：參謀助手、橋梁與紐帶、協調溝通、全力服務。

1 教學秘書在教學管理中的作用

1.1 參謀和助手的作用

我們學院的各系主任多數是兼職，一般一周來學院一兩次，他們除了參與這邊學院的教學管理工作，還承擔著本部的教學和科研任務。因此要想做好這邊學院的管理工作，就需要教學秘書的輔助作用。主要體現在協助系主任處理日常教學管理工作，這包括：（1）協助院系做好教學質量監控工作，了解本系學生上課情況，并及時將課程變動情況通知有關人員；（2）協助系主任檢查，落實本系所承擔課程的教學大綱等教學資料的制定情況，并整理匯編成冊；（3）每學期向任課教師和學生班發放課表；（4）配合有關部門做好學生學科競賽等有關各項組織工作；（5）組織各教研室、教師征訂每學期的教材，做到不漏訂、誤訂，上報教務處；（6）協助系主任組織和協調畢業班的論文答辯工作；（7）協助系主任進行學生的畢業資格和學位資格審核及上報工作，辦理畢業生離校及畢業證書等發放管理工作；（8）協助系主任搞好期中教學檢查的各項準備工作，召開學生座談會，按時向教務處和學院匯報本系期中教學情況；（9）學期結束后，及時做好成績登錄上報及有關成績單轉發和試卷上繳工作；（10）協助教務處、系主任做好每學期教師工作量的考核工作；（11）做好有關教學管理文件、教學實踐資料等歸檔工作；（12）完成院、系主任和教務處布置的其他任務。

1.2 橋梁和紐帶的作用

教學秘書是各系設置的重要教學管理崗位，是聯系學院、教務處、教師和學生之間的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協調左右、溝通信息和改善關系的作用。將學院、各部門的通知傳達給師生，師生的意見又通過秘書的整理匯總給上級及相關部門；把教師對學生的要求傳遞給學生，把學生對于教學的意見及時反饋給教師，達到良好的教學互動。

1.3 協調溝通的作用

教學秘書對內要對系主任、專職教師、輔導員負責，對外與外聘教師、院領導、教務處等其他職能部門進行聯系，在這些關系中要加強溝通協調，相互配合，確保教學工作更加規范、有序、高效地運作。

1.4 全力服務的作用

“服務大家”從眼前出發講，就是服務于教學、服務于教師、服務于學生；從長遠出發講，就是服務整個學校，但關鍵還是服務自己所在系的師生。所以說，教學秘書工作具有多層次的服務對象。

2 加強系教學秘書隊伍建設的有效措施和手段

2.1 提高能力是核心

教學秘書的能力是做好工作的核心。能力包括三個方面：基本素質、基本技能和個人修養。

提高教學秘書的能力可以從以下幾個方面著手：（1）樹立起良好的職業道德和敬業精神。職業道德是基礎，是衡量一切行為的準繩。教學秘書的工作涉及面廣，綜合性強，內容繁雜多樣，工作時必須全情投入，全身心地為師生服務，才能達到敬業的標準。（2）增強組織與協調的能力。雖然有教學計劃安排教學活動，但是教學活動并非一成不變，不斷有新的技術，新的理念生成，為了讓學生在最短時間內學習和了解正在發生的事物，接觸最新的科學技術，教學活動必須隨之變化。這就要求教學秘書在平時要協調好各種關系，在最短時間內組織好教學工作，調動師生各方面的能動性和積極性，提高教學效果。（3）提高業務素質與文化素質。教學管理質量的好壞在某種程度上取決于教學秘書的教學管理工作水平，水平的高低取決于其業務能力和文化素質。可以通過各種形式的學習和培訓，來掌握現代化教育管理理論，提高綜合素質和教學管理技能，逐步適應教學管理科學化、綜合化和規范化的管理趨勢。（4）保持健康的身體和健全的心理。新時期培養人才的標準，首先是要培養一個健康的人，健康就包括了身體的健康和心理的健全，如果老師自己都做不到，談何培養合格的人才呢？所以，這是教學秘書做好工作的根本保證。

2.2 明確管理體系是前提

我們學院建校時間不長，教學秘書作為單獨的崗位只有五年，其崗位定編于各個系，但是教學秘書與教務處有著頻繁聯系，尤其在現行的管理體制下，教學秘書的基本工作對接的是教務處各個科室，就是要對教務處負責，崗位職責也是由系和教務處共同制定。所以，教學秘書既處于系部的管理，又處于教務處的管理。因此教學秘書的工作量核定和考核機制，就需要兩個部門的協調與統一。

2.3 學校的重視是保證

學校必須要認識到教學秘書的重要性。在師資培養體系之中納入教學秘書隊伍的建設。具體實施方法如下：

（1）培訓現有的教學秘書，此培訓可分為在崗培訓和脫產培訓，在崗培訓可以針對教學秘書的實際操作能力，在行為方式和技巧上查漏補缺，使之能夠更快速地適應工作。脫產培訓方面，讓教學秘書們系統學習高等教育管理的課程，如《教育管理學》、《教育心理學》、《教育哲學》、《高等教育學》等。并且應該鼓勵教學秘書進行教育管理相關專業的研究生深造。

（2）為教學秘書搭建交流平臺，不僅要促進教學秘書之間的交流，還要鼓勵教學秘書和學校領導、老師、學生乃至學生家長等相關人員的交流，針對工作中出現的問題進行研討，聽取各個相關部門的建議，以提高教學秘書的工作和溝通能力。

（3）與兄弟院校取得聯系，促進教學秘書跨院校橫向交流，借鑒兄弟院校的經驗，開闊自己的工作視野，提高本學校的工作效率。

教務秘書的工作雖然多數是一些機械、重復率高的事務性工作，但是卻如螺絲釘、潤滑油一般，是學校中不可或缺的部分，如果能有更大的提高，那么學校的工作必然能夠更加順暢，管理水平定會更上一層樓。

作為一名系教學秘書，在充分認識到秘書工作重要性的同時，應該想盡辦法提高自身素質，保持嚴謹的工作態度，以服務他人為工作核心，高效工作為載體，為培養新時期的合格人才，為教育的改革和發展盡心盡力盡責。