綜合業務處理辦公自動化系統設計研究

王雅梅，任昊利

摘要：目前，辦公自動化（OA：Office Automation）系統已經越來越多地被廣泛用于企事業單位中，它采用Internet技術，基于工作流的概念，使單位內部人員方便快捷地共享信息、協同工作。辦公自動化系統能夠實現快速的信息傳遞和處理，為單位的管理和決策提供科學的依據，提高綜合業務處理的效率。本文從系統實用、可靠、先進等方面考慮，對單位綜合業務處理辦公自動化系統進行了設計和研究。

關鍵詞：辦公自動化；信息系統；管理信息系統；系統設計

中圖分類號：G642.0 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2012）09-0189-02

隨著計算機網絡、通信技術和多媒體技術的迅速發展和廣泛應用，辦公自動化、無紙化辦公等方式正在成為未來企業發展的趨勢[1]。一個單位通過辦公自動化系統，能夠迅速獲取單位內部的、外部的信息，并為單位的各種運作進行輔助。另外，辦公自動化系統可以提高效率，從而使單位內部的管理更加科學、可靠、可控。

一、系統建設需求分析

目前，單位或企業內部存在各類以業務處理為主的管理信息系統，由于這些系統在開發工具、數據格式、服務接口和應用對象上有較大差異，再加上信息系統建設的漸進性導致大量信息無法實現網絡共享，形成“信息孤島”。為了充分利用現有各類系統，實現綜合業務處理、信息查詢等服務，需要對現有業務處理系統進行整合并集成。基本想法是設計一個綜合業務處理辦公自動化系統，將各個分離的業務信息系統集成到一起，使各個部門的信息資源達到充分共享，實現集中、高效、便利的管理。系統集成采用網絡集成、功能集成、軟件界面集成等多種集成技術。

單位現有的信息系統包括：文件收發系統、業務信息系統、訂貨信息系統、人事管理信息系統、財務管理信息系統和合同管理信息系統。這些信息系統目前還是相對獨立的系統，通過綜合業務處理辦公自動化系統把這些系統集成起來，可以實現各個部門或系統的數據共享，大大提高管理的效率和科學性。

二、系統的設計思想

綜合業務處理辦公自動化系統建設的目的是在現有的信息系統的基礎上集成現有信息資源，實現綜合業務處理辦公自動化。綜合業務處理辦公自動化系統是基于工作流的一個網絡化辦公系統，能夠實現各部門的協同辦公、辦公信息資源共享、日常行政事務管理、文電審批和流轉管理，以及各種信息的流通與傳遞，使各部門人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作。

常見的辦公自動化系統分為Clint/Server（C/S）和Brower/Server（B/S）兩種模式，兩者各有各的優缺點，從目前的研究和系統的開放性、信息交流等方面看，C/S模式存在一定的局限性，主要表現在以下幾個方面：（1）C/S模式很難為用戶提供一致的用戶界面；（2）在C/S模式下，開發的應用程序需要在所有的客戶機上安裝、配置，才能運行，系統要想升級也要在所有的客戶機上進行修改程序，造成系統的開發、維護成本較高；而使用B/S技術開發的系統只需安裝、配置在服務器上，用戶系統只要安裝有瀏覽器即可使用；（3）在C/S模式下，用戶不能對信息及應用系統自由訪問；（4）C/S模式培訓成本高，與B/S模式相比，瀏覽器的技術簡單易用，用戶很容易就會掌握瀏覽器的用法[2]。

綜上所述，目前大部分用戶的辦公自動化系統采用B/S模式。

三、主要功能及模塊設計

通常，辦公自動化系統按照功能模塊劃分進行設計，根據綜合業務處理需求設計辦公自動化系統，分為6個模塊：系統登錄、文件上傳、系統管理、電子公文、管理個人信息[3]。

1.系統登錄。進入登錄界面，輸入注冊的用戶名和密碼信息，登錄到系統后，系統自動分配給用戶一個權限，系統提供管理員用戶和普通用戶兩種權限，用戶根據使用權限使用系統功能。

2.文件上傳。系統提供給用戶上傳文件的功能模塊，用戶可以根據需要上傳自己的文件，文件的格式可以是文檔、圖片、視頻等。通過文件上傳模塊，用戶可以達到上交、共享信息資源的目的。

3.系統管理。系統管理員和普通用戶都可以使用系統管理功能模塊，主要包括：用戶信息、公告信息、文件管理、系統日志等子功能。在用戶信息模塊中，普通用戶可以添加和修改自己的信息，如用戶名、職務、所屬部門等，管理員可以對任何用戶進行刪除和修改。在公告信息模塊中，管理員和發布信息的用戶可以發布、更改、刪除公告信息，其他用戶可以查看公告的主題、內容、日期和詳細信息。在文件管理模塊中，用戶可以把文件上傳到服務器，普通用戶可以根據權限下載文件，以便數據的共享和交流。沒有權限的用戶則無法下載文件，只有文件的擁有者或管理員才可以對文件進行修改和刪除操作。在系統日志模塊中，系統對所有用戶在系統內所作的操作進行記錄，管理員可以查看操作者的名稱、改動的時間和所做的事件。管理員還可以調出所有的修改，對系統進行維護。

4.電子公文。系統提供電子公文模塊，包括：文件發送、文電處理、電子公文管理、文檔編輯和處理，本模塊是綜合業務處理辦公自動化系統的關鍵內容之一。本模塊使用辦公自動化技術、工作流技術和數據庫技術，實現對電子公文集中、高效的管理。系統能夠提供給用戶多種類型的公文模板，并且幫助用戶按照不同公文種類進行分類，使用戶可以選定模板很快制作規范的電子公文。系統按照本單位的組織機構和辦事流程設計好了公文流轉模式，用戶可以根據系統提示進行公文流轉。系統可以對公文的批、辦、閱實現全程監控并且有催辦功能。

5.個人信息管理。個人信息管理模塊是為確保用戶的信息安全，提供給用戶的特殊功能模塊，用戶可以在此模塊中修改、刪除個人信息，從而實現單位內部人員對個人信息的管理和維護。

四、數據庫設計

數據庫結構設計是信息系統設計的重要內容，它的好壞將影響系統運行的效率以及系統使用的效果。綜合業務處理辦公自動化系統數據庫涉及到多個信息系統集成問題，因此具有一定的特殊性，在系統設計工作中占有非常重要的地位。根據本單位的需求，通過對綜合業務處理流程和辦公自動化特點分析，設計的數據項和數據結構有：公告信息、審批回復信息、用戶信息、郵件信息、系統日志信息、公文流轉信息等；實體有：公告信息實體、審批回復實體、用戶實體、郵件實體、文件實體、系統日志實體、公文流轉信息實體[4]。系統數據庫采用微軟的SQLserver2005數據庫實現。

五、結束語

目前，很多單位的辦公自動化系統已經整合了越來越多的應用，日趨變得復雜，也遠遠超出了傳統辦公自動化系統的范疇，集成了人、財、物、信息、知識等諸多的資源，逐步成為一個員工辦公、中層管理、領導決策的知識協同平臺。

本文通過分析綜合業務處理辦公自動化系統應用需求，提出采用基于B/S技術架構搭建辦公自動化系統，設計了系統功能模塊，設計了系統數據庫。搭建的原型系統經過測試運行穩定、使用方便，為下一步系統大規模建設提供了可靠的保障。

參考文獻：

[1]秦長坤，朱光華.企業辦公自動化系統的設計與實現[J].計算機與現代化，2003，（9）：47-49.

[2]張秋余，袁占亭，馮濤.辦公自動化系統的設計與安全策略研究[J].蘭州理工大學學報，2004，（1）：81-85.

[3]高復先，吳曙.信息工程與總體數據規劃[Z].

[4]沈美梨，陳孟建.辦公自動化教程[Z].