基于角色的圖書館辦公室工作定位與管理

摘要：高校圖書館是服務于教學與科研，為廣大師生提供文獻檢閱服務的窗口。圖書館辦公室是圖書館黨政工作管理的助手，是圖書館日常管理執(zhí)行的中樞，在圖書館的建設和發(fā)展中起著舉足輕重的作用，扮演著特殊的角色。提高辦公室工作人員的認知水平和業(yè)務素養(yǎng)，發(fā)揮好辦公室人員工作角色定位功能，對提高圖書館的工作效率和質量起著積極的作用。

關鍵詞：高校圖書館；辦公室；角色定位；工作管理

中圖分類號：G637 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2012）09-0010-02

隨著信息技術的發(fā)展，圖書館已逐步從傳統(tǒng)型向自動化圖書館或數(shù)字圖書館進行過渡和發(fā)展，高校圖書館辦公室的特殊地位更加顯現(xiàn)出來。圖書館辦公室集行政、后勤、管理于一身，作為圖書館的職能部門承擔著全館的組織、管理、協(xié)調等工作，不僅是圖書館黨政工作的得力助手，更是承上啟下、聯(lián)絡內外、協(xié)調左右的立體聯(lián)絡中心，其工作內容和管理模式也隨著時代的發(fā)展而變化。

一、高校圖書館辦公室的性質與基本任務

高校圖書館辦公室（以下簡稱館辦），與其他企事業(yè)單位、部門的辦公室一樣，是一個綜合的辦事機構。在圖書館黨政的統(tǒng)一指揮領導下，在協(xié)調和促進各業(yè)務職能部門積極開展好本職工作的同時，肩負著圖書館領導的對外工作聯(lián)系、對內任務布置和下達等方方面面的工作，起著上下、內外等各環(huán)節(jié)的紐帶和橋梁作用。辦公室的管理水平、工作效率和服務質量對圖書館各項工作的開展及其所取得的成效尤為重要。館辦的基本任務是進行館辦日常的事務工作，主要為三大塊：一是數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作。負責收集全館的各類教學、科研、業(yè)務等數(shù)據(jù)信息并進行統(tǒng)計匯總；二是文件檔案管理工作。負責全館的來文和發(fā)文等文件檔案、人事信息檔案、科研信息檔案、綜合業(yè)務檔案等信息的收集、分類、整理工作，做好保密文件的保管工作；三是提供日常服務工作。館辦既要做好對內的服務，如會議的組織安排、來人的接待工作等，還要做好對外的服務工作，如與外界的溝通聯(lián)系、活動的開展等。“讀者第一，服務至上”是圖書館的服務宗旨，一切以學生的成長為主，一切服務于教師的教學與科研。圖書館工作必須圍繞服務于教學、服務于科研的工作重心，進行深入的調查研究，為館領導提供各方面的信息參考，對收集的材料進行整理匯總上報館領導，并提出初步的建議、擬出初步的方案；協(xié)助館領導出主意、想辦法；協(xié)調館內各業(yè)務職能部門活動工作的開展；在館領導的統(tǒng)一計劃部署下，安排組織館內的各類會議和公共活動，協(xié)助館領導和各部門制定計劃外用工計劃及勤工儉學學生的管理，做好省內通用圖書證的管理工作，積極做好對外溝通、接待工作，做好后勤服務保障工作等。

二、高校圖書館辦公室承擔的角色類型

高校圖書館辦公室的角色按工作性質分為四種類型：

一是內務管理角色。負責圖書館館長室及館辦的內務事務的處理，履行文件、信息的上傳下達，工作事務的外聯(lián)內通的職責，在圖書館黨政的領導下組織安排各種會議活動。

二是咨詢參謀角色。館辦的重要職責是為館領導當好參謀助手，負責協(xié)助館領導做好工作計劃安排。在館領導決策前，深入進行調查、研究和論證，廣泛收集、系統(tǒng)分析、綜合論證各方面的意見、問題和建議，進行分類、匯總和整理，探詢問題解決的正確方法、途徑和措施。通過提供真實的材料、科學的數(shù)據(jù)、準確的事實、可靠的方案，以便館領導決策參考，對重要活動和事項草擬參考建議方案和計劃。

三是協(xié)調輔助角色。負責協(xié)調和協(xié)助圖書館與學校各管理職能部門以及館內各業(yè)務部門工作的開展。館辦工作人員應主動深入工作，細致深入地對圖書館的整體狀況、服務細節(jié)、館員和讀者的需求進行了解，成為館領導、各部室、館員之間的橋梁和紐帶。

四是服務工作角色。辦公室有職責為全體館員特別是一線館員創(chuàng)造更好的工作條件及服務環(huán)境，對非事業(yè)編制的工作人員和勤工助學的學生給予更多的關心，使他（她）們能更好地服務于圖書館工作，有效保障圖書館服務職能的發(fā)揮。

三、高校圖書館辦公室的工作注意事項

一要培養(yǎng)一支精干的管辦工作人員隊伍。管辦人員的政治覺悟、思想修養(yǎng)、精神狀態(tài)、待人接物方式、處理問題態(tài)度、工作作風及辦事效率等，直接影響著本部門的形象。辦公室工作人員首先要慎于做人，謹于行事，有一定的文化修養(yǎng)，熟悉圖書館業(yè)務，誠信可靠，辦事細致，服務周到，敢于開拓，與時俱進。在職責分工明確的前提下，善于與人溝通合作，能將現(xiàn)代信息技術手段和方法應用于工作實際中。

二要善于處理行政與業(yè)務功能之間的關系。辦公室工作可以概括為行政與業(yè)務兩個方面?？傮w上辦公室以業(yè)務工作為主，行政工作為業(yè)務活動的開展提供支撐和服務。業(yè)務管理工作的開展和落實，必須以行政工作做好為前提和基礎。而業(yè)務工作開展所需的人、財、物的管理內容，又是行政工作所必須包含的重要內容。

三要強化信息溝通和合作交流。信息溝通是辦公室協(xié)調上下、聯(lián)系內外的重要工作方式和手段。（1）處理好辦公室與其他業(yè)務部門的關系。辦公室集行政、后勤、人事、信息等工作于一體，要特別注重處理好與業(yè)務職能部門之間的關系。要本著以指導為主、督促為輔的原則。（2）保持管辦與校內相關各職能部門信息上傳下達的渠道。采取多種方式使相關部門清楚地了解圖書館的作用及發(fā)展中面臨的困難，以取得校內相關各職能部門的理解、支持、幫助和信任。積極配合圖書館內部各業(yè)務職能部門開展宣傳、咨詢、服務等活動，組織開展圖書展、讀書節(jié)、文獻檢索論壇、科技信息前沿論壇等特色校園文化活動，使讀者更多地融入圖書館，了解圖書館。（3）加強與其它院校圖書館和社會化圖書館機構的交流、溝通和互訪。通過“走出去，請進來”積極開展館際之間的合作與交流，互相取長補短，共同提高，共享資源，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息社會網(wǎng)絡功能，實現(xiàn)館際之間文獻、信息、圖書等資源的共享。另外應積極保持與各圖書館學會間的聯(lián)系，以經(jīng)常與他們進行溝通和交流，獲得他們的政策指導與業(yè)務幫助和支持。

科技的進步來源于創(chuàng)新，創(chuàng)新是發(fā)展的源泉、靈魂和動力，圖書館辦公室的工作同樣如此。要正確面對和處理圖書館在發(fā)展過程中出現(xiàn)的新情況、新問題、新困難，需要大膽探索，勇于創(chuàng)新，要敢于突破傳統(tǒng)思想觀念的束縛，開拓新思路、樹立新風尚、創(chuàng)新新方法，創(chuàng)造性地開展工作。突出服務意識觀念，變被動工作為主動工作，變被動服務為主動服務，構建管領導、室領導、工作人員、讀者四維一體的和諧環(huán)境，將圖書館的各項工作質量和服務水平再上一個新的臺階。

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作者簡介：高凌源（1967-），女，大學本科，南通大學圖書館辦公室。