圖書采購招標對編目質量的影響探討

楊旭閩

(福建中醫藥大學，福州350108)

近些年來，在教育部實行的本科教學工作水平評估的推動下，為了達到評估指標體系對圖書資料的要求，大多數高校圖書館將原來的幾萬、幾十萬的圖書購置經費一下子猛增到上百萬乃至千萬以上。這塊誘人的蛋糕引起了眾多圖書供應商的強烈興趣和激烈競爭。為了規范圖書采購，發揮購置經費使用的最大效益，減少腐敗行為，越來越多的高校引入圖書采購招標機制，這不僅推動高校圖書館的文獻采購工作發生了根本變化，也對編目工作產生了深刻影響。筆者結合近幾年來的工作實踐，就如何在招標機制的環境下保障編目數據的質量淺述己見。

1 圖書采購招標對提高編目質量的積極意義

1.1 提升了工作效率

通過圖書采購招標，能夠把貼防盜磁條、蓋館藏章、貼書標、貼條型碼與保護膜等原先由圖書館所做的基礎性工作轉向為法定的圖書資料招標配套服務項目之列，既節省了經費，又節約了圖書館相關工作的人力資源［1］。同時，縮短了圖書到館后物理加工的時間，減輕了分編人員的工作壓力，提高了工作效率。

1.2 促進編目工作重心的轉變

通過圖書采購招標，能夠要求和規范中標書商提供高質量的基礎數據，使得專業編目員能夠從重復、繁瑣的數據錄入工作中解放出來，有更多的時間和精力專注于圖書內容的信息析出，如檢索點的分析和選擇、檢索點的規范控制等技術性較強的工作，從而實現對圖書內容的深層次開發，滿足讀者的信息需求。

1.3 提升編目員的業務素養

通過圖書采購招標，能夠要求書商免費提供編目人員的相關業務交流、培訓活動。如定期的省級、國家級的編目業務培訓，各館編目員之間以及書商的編目員和圖書館編目員之間的業務交流會、編目業務講座等活動。通過這些活動，既有利于提高編目人員的業務水平和素養，促進編目數據質量的標準化和規范化，也有利于書商了解各館關于編目數據質量的具體要求和特點，以便做出更好的改進。

1.4 保障編目質量

圖書采購招標有著時效性和階段性的特點，就我館而言，招標合同期為二年一訂。這打破了原來的圖書采購的“鐵飯碗”形式，使得中標的書商有壓力和緊迫感，他們必須不斷地提高各種服務質量，包括圖書的編目質量，才有可能在下一輪的招標競爭中取得圖書采購權。

2 當前圖書采購招標存在的不利因素

2.1 圖書招標委員會成員的專業比例不合理

圖書招標委員會成員的專業比例不合理，不利于選擇最佳的圖書供應商。《中華人民共和國招標法》及《評標委員會和評標方法暫行規定》要求評標委員會由招標人或其委托的招標代理機構熟悉相關業務的代表以及有關技術、經濟等方面的專家組成，成員人數為5人以上單數，其中技術、經濟等方面的專家不得少于成員總數的2/3［2］。然而縱觀當前高校的圖書采購招標，其招標委員會成員大多由國資、審計、監察、紀檢和圖書館領導組成，熟悉編目業務的專家則基本上沒有，這導致對圖書編目數據質量的重視程度不夠，圖書館專業編目人員的意見被弱化甚至于忽視，編目質量的評分占評判總分的權重比很低，導致具有高質量編目水準的書商中不了標，而低劣的書商卻因圖書折扣原因中標，其結果將會嚴重影響編目數據的質量。

2.2 圖書供應商中標后不兌現承諾

為了能在圖書招標中獲得圖書供應權，圖書供應商在投標時都會對圖書館關于編目數據的質量要求給予很好的承諾。然而中標之后，在實際履行合同時，由于受到很多不可控制條件和不可抗力因素的影響而無法兌現。

2.2.1 編目數據無法與圖書同步到館

編目數據的編制較圖書的物理加工來說所花的精力和時間會更長，由于書商一般要同時服務于多個客戶，與之對應的是從事編目的員工人數有限。因此，有時會導致編目數據的完成嚴重滯后，造成完成編目數據和圖書物理加工的時間不同步，這會嚴重影響到圖書館采編部門工作的正常進行和新書的上架周期。

2.2.2 編目數據制作不專業

編目數據制作不專業，難以滿足高校圖書館在編目質量方面的要求。目前圖書供應商主要是聘請編目人員對圖書館所采購的圖書進行編目，其編目質量是與其聘請的編目人員的編目水平密切相關的。由于編目人員的業務技能參差不齊以及經常性地更換人員，易造成編目數據質量良莠不齊，在標準化、規范化和完整性、準確性方面都存在一定的問題。如分類標引不當、主題標引深度不夠、著錄項目缺失、著錄格式不統一等。這些都加大了編目人員的數據審校工作量，也影響到書目數據庫的整體質量，陡增編目質量控制的風險。

2.3 借圖書招標之機將編目工作外包

把編目業務外包給圖書供應商是一些高校圖書館慣有的做法，表面上是把編目成本轉嫁給了圖書供應商，節約了圖書館的人力資源和經濟成本，但從長遠來看，是不利于圖書館行業的健康發展的。因為圖書館的發展是以工作人員的業務水平為基礎的，而工作人員的業務培養是一項長期的工作，業務技能和素質的提高是以長期的實踐與不斷學習為基礎的。如果編目完全外包，不僅削弱了圖書館自身所固有的編目技術的優勢，失去了與書商談判的一個籌碼，而且造成書商對此業務的壟斷，出現圖書館過分依賴書商的局面。同時，書商為了謀求自身利益的最大化，可能采取一些機會主義的行為，降低服務質量，提高此項業務的成本，使圖書采購價格提高。這無形中也增加了圖書館潛在的成本風險。長此以往，對于圖書館的健康發展是不利的。

3 圖書采購招標環境下的編目質量控制對策

編目數據的質量是圖書館書目數據庫建設的生命線，同時它也關系到采編部門的采購和查重工作。假如數據質量不高，錯漏百出，就談不上為讀者提供高質量的服務，同時也給采編部門的工作埋下隱患［3］。因此，保障它的質量直接關系到館藏的收集、整理、組織管理以及為用戶提供服務的效果［4］。

3.1 合理設置圖書采購評標委員會

科學制定圖書招標文件是保證選擇到能提供最佳編目數據質量的圖書供應商的關鍵一環。準確、規范、科學地制定招標文件、招標程序、商家資質預審規則、投標商招標書、評標標準等相關文件［5］。將圖書供應商的數據編目的質量評分等級從評標標準中的一般項目納入到重要項目中來，并適當提高其在總評分值中的權重比。此外，評標委員會應當吸收圖書館的編目專業人士參與評標，以改善評標委員會的專業構成。科學的評分標準以及結構優良的評審團隊，再加上招標過程的規范性，能夠保證選擇到具有優良編目數據制作資質的圖書供應商。

3.2 制定科學合理的編目數據質量控制體系

3.2.1 針對書商制定具體的著錄細則

著錄細則的制定和實施，能夠保證書商所提供的編目數據實現標準化和規范化，最大程度地避免出現隨意性和兼容性問題。我館具體做法是:(1)規定了必備字段，即書商所提供的編目數據必須具備題名與責任者說明項(200字段)、出版發行項(210字段)、載體形態項(215字段)、叢編項(225字段)、提要項(330字段)、學科名稱主題項(606字段)和人物名稱主題項(701、702字段)等8個必備字段;(2)規定了分類參考依據，即以《中圖法》第5版為分類的主要參考依據;(3)規定了編目數據下載來源，即盡可能從國家圖書館聯合編目中心下載數據。通過上述著錄細則的制定，我館在實踐中得了較好的效果，在最大程度上保證了中標書商所提供的編目數據質量。

3.2.2 嚴格審校編目數據

編目的對象不是數據本身，而是與之對應的圖書，如果對書商所提供的編目數據不加分析就拿來套用，將會導致編目數據的錯漏百出。因此，編目人員要對編目數據進行認真的審核校對。一方面，審校編目數據是否存在基本性、常識性的錯誤;另一方面，根據本館制定的分類編目細則和館藏體系的特點對編目數據進行修改，使之轉化成適合本館的館藏書目數據。

3.2.3 建立科學合理的書商編目質量考核標準

構建一個科學有效、客觀公正的編目質量評價體系與標準，將考核情況分為“優秀”、“良好”、“合格”和“不合格”幾個等次，各等次采取不同的激勵或懲罰措施。具體做法是:編目員在每完成一批次圖書的編目工作后，要在編目數據質量表格中統計書商編目數據的錯誤，當錯誤數據的統計量超過雙方約定的“出錯率上限”時，則根據約定做出相應的處理決定。這樣能夠推動書商加強對編目業務的管理，提高其競爭力。同時，編目員在完成年度編目工作任務后，要對本年度內各圖書供應商所提供的編目數據進行質量分析，撰寫分析報告，交給上一級主管和館領導，為下一輪的圖書采購招標提供參考依據。

3.3 重視圖書本身的物理質量問題

編目員在對每一種圖書進行編目的時候，除了重視編目數據的質量外，也要認直檢查圖書本身和附件的物理質量。對于圖書缺頁或破損、圖書分包單中標注圖書有附件而實際上沒有配齊、附件有損壞等情況，編目員要及時反饋給采訪人員，要求書商予以調換或配齊。這可以說是對采購人員監控圖書質量的有力補充。

3.4 抓好編目專業隊伍建設

要擁有優質的編目數據，關鍵在于編目人員的業務技能和素養。因此，一支結構合理、知識全面、素質優良的編目專業隊伍對于實現圖書館文獻資源建設的長遠良性發展是至關重要的。好的編目專業隊伍建設不是一朝一夕就能完成的，要靠編目員長期的實踐和經驗的累積，以及對本專業內前沿理論、知識、技術的學習。除此之外，編目員還應具有廣博的學科知識、敏銳的信息意識和較強的信息技能。只有這樣，才能建立起優質的編目專業隊伍，從根本上提高編目數據質量。

綜上所述，在圖書采購招標的大環境下，作為圖書館文獻資源保障的基礎性業務，編目工作不僅不應削弱，而是要進一步加強，采編部門要從多個環節上對書商的編目數據進行有效控制，實現其規范化和統一化，從根本上提高編目數據的質量，從而保障書目數據庫健康、有序的發展，滿足圖書館館藏建設的要求。

［1］張炳娥.高校圖書館圖書采購招標利弊淺析［J］.科技情報開發與經濟，2006，16，(14):55 －56.

［2］丁金龍.高校圖書采購招標的質量控制研究［J］.圖書館，2009，(5):128 －129.

［3］溫 泉.論編目數據質量［J］.圖書館界，2005，(4):51－53.

［4］張少華.套錄中文圖書書目數據出現的問題及解決方法［J］.科技文獻信息管理，2007，(1):41－44.

［5］張雪梅.高校圖書館圖書招標采購質量控制策略分析［J］.價值工程，2010，(9):179 －180.