檔案管理工作之我見

摘要：隨著我國各項事業的飛速發展和改革的不斷深化，檔案工作在經濟社會中的重要作用和重視程度得到了不斷的提升，這同時也對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，如何做好檔案管理工作，為各項工作的開展提供可靠的依據， 是檔案管理者必須認真思考的問題。作為檔案管理人員，必須提高檔案工作科學管理水平和服務中心工作的能力，逐步實現檔案工作規范化、科學化、現代化，為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

中圖分類號：G271文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）06-0024-02

隨著我國各項事業的飛速發展和改革的不斷深化，檔案工作在經濟社會中的重要作用和重視程度得到了不斷的提升，這同時也對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，如何做好檔案管理工作，為各項工作的開展提供可靠的依據，是檔案管理者必須認真思考的問題。作為檔案管理人員，必須提高檔案工作科學管理水平和服務中心工作的能力，逐步實現檔案工作規范化、科學化、現代化，為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。

一、檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管資料的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。

實際上，做好檔案管理工作是一個單位健康發展的需要，檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄，信息收集和管理的能力不足。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平，這也間接導致一些歸檔的材料不夠真實和準確。

3.檔案室環境及硬件設施落后

對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。許多管檔單位甚至沒有配備計算機，缺乏進行現代化信息管理的必備手段。

二、檔案管理工作的對策

1.提高檔案管理人員素質

檔案管理工作專業性很強，要求檔案管理人員既要有高度的責任感，又要具有一定的檔案管理專業水平，尤其是運用現代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學習豐富的專業知識，通過自學、參加培訓等方式，給大腦“充電”，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，才能做好新時期檔案管理工作，同時也需要領導注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，以充分發揮他們的積極性和創造性。

2.立足于法，做好建章立制工作，健全檔案管理制度

法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。在此基礎上，各部門都要建立健全檔案管理規章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：1）規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。2）簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。3）堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。4）堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

3.推進檔案管理科學化、規范化、現代化

實現檔案管理科學化、規范化、現代化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。計算機技術在各個領域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，有力地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案管理人員應努力的方向。應充分利用和運用計算機及網絡技術改進和完善檔案功能，使其記錄內容全面、客觀、動態，以便使其所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

4.采用信息化管理手段

檔案管理工作是一門專業性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應具備服務意識，又要掌握現代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

隨著計算機網絡技術的進一步發展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰，只有正視這個挑戰，實現檔案管理同現代技術的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發展的軌道。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統化，如在輸入檢索詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關的，既準確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。在條件允許的情況下更可以使用多媒體技術，將傳統的紙質載體的檔案材料轉化為全文、全圖、全聲的光盤儲存，并設置適當的檔案查詢系統，，通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳輸達到資源共享的目的。

5.提高檔案管理人員的綜合素質

檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，計算機和信息網絡技術在檔案工作中的應用和全新的管理手段方式，對于檔案管理人員提出了更高的要求。因此，加強檔案管理人員綜合素質教育顯得尤為重要，要盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才。

一是建立健全繼續教育管理制度和激勵機制。當今社會和經濟生活處于快速發展時期，知識更新呈“爆炸”式發展，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰，檔案工作管理水平需要不斷地改善和提升，檔案管理人員素質也需要不斷地提高，要通過檔案專業知識繼續教育，促使檔案管理人員不斷地更新業務知識，提高業務能力和管理水平。

二是要因材施教，多渠道地進行人才培訓。要從實際出發，按照不同崗位、不同層次、多渠道、多形式地對檔案管理人員進行培訓。使檔案管理人員適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。通過培訓，為檔案管理人員提供全面系統的學習機會，使檔案管理人員熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，并掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使他們成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。

三是加強對檔案人員的管理和教育。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是要做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

要通過各種形式對檔案管理人員進行《檔案法》、《保密法》以及國家有關檔案工作法規的宣傳教育，使之充分認識做好檔案工作的重要意義。同時，要切實加強對檔案工作的領導、檢查和考核，特別是對于涉及保密的檔案管理人員，要加強教育和管理，不斷增強保密意識和責任感，確保檔案管理安全可靠，無失（泄）密現象發生。

總之，提高對檔案管理工作的認識，充分利用各種現代化手段進行檔案工作管理，并提高檔案管理人員的綜合素質是做好檔案管理工作的關鍵。在現代社會緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，建立系統、科學、民主的檔案管理制度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，促進社會主義和諧社會建設。

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