強化科研機構檔案服務創新能力的思考

張艷路 金蓮

摘 要：在科研機構當中，由于其工作性質和工作內容對檔案管理的要求非常高，隸屬于科研機構的檔案管理部門在工作上不僅要最大程度地完成分內工作，更要思考如何從工作創新的角度發揮出自身的資源優勢，為科研機構的工作提供更加高效的支持。本文通過思考關于科研機構檔案管理工作中所存在的問題，給出了檔案管理工作創新的意見，為各科研機構檔案管理部門將管理服務向知識服務提供參考。

關鍵詞：科研機構；檔案服務；服務創新；思考

1 科研檔案管理服務能力創新的意義

對科研過程中各種活動的記錄以及科研材料的記載總稱為科研檔案?？蒲袡n案在科研過程中對研究過程的記錄和對科研成果的積淀有重要作用，檔案服務作為科研事業的輔助工作，在對科研檔案進行良好和完整保護以及有序整理之外，發揮其資源優勢更好地輔助科研工作實施是當下需要思考的課題。隨著當前時代“信息爆炸”以及國家對創新的鼓勵與支持，科研檔案作為承載著最重要科技價值的信息資源，應該在互聯網時代結合技術手段建立新的檔案服務管理思路，以迎合時代發展和大數據環境的需求。

2 科研檔案管理中出現的問題

2.1 管理人員歸檔意識淡薄

作為科研過程信息記錄的載體，科研檔案是一個科研機構最有價值和競爭力的部分。然而由于當前社會浮躁的氛圍，存在部分檔案管理人員認識境界不夠，將項目和獎金的申報作為第一要務而弱化了“檔案管理”這項本職工作的內容，而出現在科研進行過程中沒有及時將科研檔案歸檔，導致科研檔案管理沒有與科研過程相融合。另外，相關科研人員對檔案管理的意識淡薄，在科研過程中由于注意力的集中，無法對科研檔案歸檔工作進行監督。然而，致命的是大多績效獎勵與科研產出有重要關系，日常工作中歸檔的不及時和不完善將會對科研管理水平的提高產生影響。

2.2 管理制度和約束手段不健全

當下大多數科研檔案的管理仍舊遵循傳統的常規管理服務，沒有可以為科研檔案管理提供專門依據的管理制度，大多數情況下都是以最傳統的催交方式來提醒檔案歸檔。并且由于科研的價值與其艱難，科研人員在出于對知識產權的保護可能對科研檔案管理人員產生抗拒，這在很大程度上對科研資料的搜集和整理歸檔造成困難，從而出現科研檔案質量好壞不一的情況。

2.3 科研檔案管理人員素質有待提高

科研檔案的管理實際上是一件對認知能力和管理能力都有較高要求的工作，但是當今社會大多數人對科研檔案的思想認識不足，僅將科研檔案管理作為簡單的文檔管理工作。而科研機關在安排科研檔案管理工作時，不乏大多數安排兼職、人員專業水平不足、年齡偏大、學歷不夠等人員上崗工作。對科研檔案管理缺乏相應的技能培訓經歷和相關工作經驗，導致在工作中工作效率低下、無法很好地完成既有工作，更不用說在此基礎上談檔案服務能力創新了。

3 加強科研檔案建設與管理問題思考

在我國創新勢頭不斷向前發展之時，科研領域也受到了非常大的關注，在國家鼓勵創新以及科研申報的相關文件出臺以后，科研項目的申報受到所有科研人員的高度重視，以此激發了科研界研究人員的高度熱情。各大科研單位在該政策出臺以后甚至以科研項目申報數量以及項目基金的多少進行評比、

對于科研工作來說，科研檔案實際上是一種載體?？蒲袡n案管理的最基礎部分實際上是檔案的采集，采集工作的后續還有分析、整理、儲存等過程，在實際操作為了形成系統的、準確的以及完整的檔案，在過程中情況更加復雜。某一項科研項目的檔案管理應該是與該項目研究過程同時進行的，高質量科研檔案的形成需要檔案管理人員在科研過程中與研究人員的雙向緊密聯系，才能夠保證各項科研資料都包含至該項目的科研檔案之下。在這個環節上較可取的做法為在科研小組安排一位檔案管理員，利用檔案管理員本身搜集信息的能力更快地幫助科研課題小組搜集相關資料的同時將科研過程與科研檔案的建立緊密結合，努力做到不斷檔和及時歸檔。

實際上在支持工作之中余思考得出，科研機構檔案服務管理必須有一套相關聯的制度來對檔案管理的方方面面進行約束。以制度明確責任，以制度明確方法、以制度明確形式等。

4 提高科研檔案服務創新能力的建議

4.1 加強科研過程中檔案資料的搜集與整理

實施上文提到的安排檔案管理員進科研小組的工作，從項目的申報到實施中的各項材料，比如申報書、實驗數據、實驗報告等均可納入科研檔案建立的內容，檔案管理員可在駐研究小組的過程中，隨著其進度直接將建檔過程與研究過程融為一體，這樣就可以在不漏掉任何研究材料的情況下形成完整的科研檔案。同時可以利用現代信息技術，在保證知識產權不受侵害和科研項目保密性不被破壞的技術上，在網絡上建立科研機構內部可免費通用的信息歸納搜集平臺，實現檔案資源查詢利用的便捷性。

4.2 提高歸檔意識

科研人員在其研究工作進行過程當中專注于課題的研究和實驗數據的挖掘從而忽略了檔案歸檔實時間，為解決這樣類似情況多次發生影響建檔質量，科研機構應該對研究人員進行相關培訓，提高其科研檔案歸檔意識，同時也增進與檔案管理人員的理解與信任。對于科研檔案管理人員的安排上也要進行細細斟酌，盡量選擇具有一定專業知識的管理人員，對于兼職檔案管理者也要投入更多的精力來培養。

4.3 重視科研檔案的應用

在當前科技發達的信息時代，有非常多的案例告訴我們知識化、信息化的內容應該與大數據更加深度地結合起來才能夠發揮其最大的效用?？蒲袡n案的主要作用不僅僅是搜集和管理，更是將海量的科研結果進行運用，從而促進科研的進一步發展，這是資料存在的重要價值。在整合各種一手科研資源之后，應當形成檔案提升其使用價值，在互聯網+的浪潮下進行檔案可視化，促進科研檔案共享，深度挖掘科研檔案的價值。與此同時也要順應當前個性化服務的趨勢，以用戶需求為導向，在應用過程為有購買需求的用戶提供個性化的服務。

5 總結

綜上所述，科研檔案從科研工作中來，最后也應該到科研服務中去。強化科研檔案的創新服務能力對于促進科研發展來說是一項基礎工作。同時，做好這項工作會給所屬的科研機構帶去諸多利益，也更能作為科研機構吸引人才注入的重點。強化創新服務能力對于科技成果的轉化和學科平臺建設以及機構科研實力展示都有重要作用。

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作者簡介

張艷路（1989-），女，漢族，山東德州，碩士研究生，研究方向：檔案。