影響電子檔案憑證作用的內外因素

張平

摘 要：隨著電子檔案的應用推廣，電子檔案在使用過程中所產生的相關問題也相繼增多，電子檔案是否具有憑證作用的問題一直是，電子檔案管理部門關注的重點，電子檔案關系到每個人、每一個城市甚至各國家的信息安全問題，對于是否具有憑證作用也非常重要，本文通過理論分析實際工作中影響電子檔案憑證作用的見外因素，對電子憑證作用的生效問題進行探討。

關鍵詞：電子檔案；憑證作用；影響因素；生效

電子檔案技術屬于新型技術，根據目前現有的法律規定對于電子檔案的憑證性也沒有一個明確的定義，而隨著社會的不斷發展，科學技術手段的提高，對于檔案來說其存在模式要進行相應的改變和調整，從而滿足社會發展的需要，

1 相關法律基礎

1.1 通過國家檔案局在2012年頒布的《電子檔案移交與接收辦法》中第二條規定，“電子檔案是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。”該定義從電子檔案相關的技術形態、來源和價值等方面進行分析定義，而在后期修訂的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》標準中，對于電子檔案的定義表述成具有一定的憑證作用、查考和保存價值并歸檔的電子文件的集合。從定義上來看電子檔案由后期的歸檔操作形成，通過相關的關鍵環節將電子文件轉化成電子檔案的形式，再由移交至檔案館，并由檔案館分類再通過相關單位進行接收。

1.2 根據我國對于相關電子數據的法律條文規定，電子檔案在形成時要符合多方面要求進行規范，其一要保證電子檔案的完整性，其二就是對于電子檔案的可靠性進行要求。完整性是指其完成內容的完整性以及在完成過程中的完整性，內容的完整性體現在，其內容描述特定的事件、對其時間、內容、人員以及結果的相關材料的完整。過程的完整性是指設計的中間過程環節，具體的流程等相關信息的完整，并對檔案的處理活動的形式進行一定的信息保存。

1.3 可靠性的要求體現為電子檔案形成來源的可靠和保存管理的可靠，具體表現在電子文件歸檔和電子檔案管理制度設計的可靠性和系統實現的可靠性。制度設計的可靠性要求各立檔單位和各檔案館應當按照文件檔案管理的要求和法律法規對證據的要求，建立涵蓋電子文件和電子檔案管理整個生命周期的管理制度，明確電子文件產生、歸檔和電子檔案管理各環節、各崗位、相關責任人的責任和操作要求。

1.4 系統實現的可靠性體現在兩個方面：一是系統能夠保證電子檔案自形成起“內容保持完整、未被更改”，也就是“原件”的特征要求，辦理完畢的電子文件及其相關信息集合在一起，經過歸檔操作（整理、編目、必要的格式轉換、檢查、確認或賦予歸檔標識）后形成電子檔案這個時間點產生的電子檔案數據包是電子檔案的“原件”，確認電子檔案的“原件”特征，核心點就是電子文件歸檔點留存的時間信息。

1.5 之后，電子檔案的內容，包括一份電子檔案內所有的內容信息和過程信息，在各形成單位檔案室和各級各類檔案館的電子檔案管理系統中都不能被修改，除了發生數據格式轉換和系統遷移等情況，確有需要進行格式轉換后，“格式不相同但是能夠準確表現原來生成、發送或者接收的內容”。二是在關鍵環節和特殊操作后，系統要檢查電子檔案內容在操作前后的一致性，如在歸檔、移交接收環節和格式轉換、數據遷移等操作中，系統要根據電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案管理的相關制度規定要求，采取自動或人工方式對電子檔案的內容進行一致性檢測，保證在進行相關操作后前后內容一致，并予以記錄。

2 電子檔案管理要求

2.1 電子文件經歸檔環節形成電子檔案后，一般都由檔案機構，即各機關、企事業單位檔案室和各級各類檔案館進行有效管理和發揮效用。如何管理電子檔案才能符合法律所要求的證據特征？從前面引用的相關法律條款可以看出，作為證據的電子數據保存應當滿足三個條件：一是能有效呈現；二是格式不變，如有變化，內容應當前后一致；三是當電子數據保存地址發生變化時，要記錄移送過程相關信息，特別是相關操作的時間信息和人員信息。由此我們可以歸納出電子檔案在各級各類檔案機構保存時應當采取的管理要求：第一，要制訂電子檔案管理辦法，要按照國家法律法規的要求，制訂檔案室/檔案館的電子檔案管理辦法，要規范和賦予檔案室/檔案館在管理電子檔案方面的崗位設置和職能職責。第二，要在電子檔案管理系統中采取適當的技術手段，保證系統內電子檔案不被更改，或者采取有效的技術手段，證明系統內電子檔案沒有被更改。

2.2 根據目前的相關技術的發展形式來看，對于技術的采用需要進行一下幾種技術措施：第一種是數據格式固化措施，在歸檔的過程中將普通文件轉化為一定的版式文件，版式文件在不同系統中呈現的內容，不會因系統的不同產生一定的亂碼錯版現象，并且受到一般權限的控制內容不能夠進行更改；第二種對于系統內部的電子檔案內容屬性設定成“只讀”狀態，并且不能夠對其內容進行更改；第三種是數據量小的電子設備存儲方式采用一次性輸入的光盤形式作為載體，無論相關的使用者擁有何種權限都不能對其內容進行更改。

2.3 電子檔案憑證作用的生效，是多方面原因組合形成的結果，并根據相關法律部門進行認證，對電子檔案的完整程度、信息的準確性和具有的一定的公信度。由于社會的不斷發展和變化，而傳統檔案證明記錄方式由于信息量的增加，在測定相關的電子檔案的憑證作用時，由于技術等等多方面原因無法解決目前的情況，由于檔案本身具有的一定的公信度受到法律和社會的認可，所以電子檔案在今后的發展過程中，對于電子檔案憑證作用生效的情況應當加以重視，保證在一定程度上滿足原有的權威性。

3 結束語

檔案對于一個國家一個城市的發展起著非常重要的作用，檔案自身具有一定的憑證性等特征。電子檔案作為新形勢下的科學技術產物，改善了傳統檔案的部分弊端，對于傳統檔案較難保存，整理困難等情況做出了一定的改變，提升了檔案管理的工作效率，現階段的檔案管理管理工作，由于相關電子信息技術的革新，以及網絡的應用普及，促使檔案管理工作向電子檔案管理方式轉變。

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