如何加強學(xué)校檔案工作的管理

摘 要: 學(xué)校檔案是學(xué)校教育教學(xué)活動的真實記錄，一個學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色，常常可以從檔案中反映出來。因此，學(xué)校需要加強檔案工作管理:加強意識，建立機構(gòu);健全制度、規(guī)范管理;強化業(yè)務(wù)，提高能力;穩(wěn)定干部隊伍，改善工作條件;注重收集，加強管理提供服務(wù)，開發(fā)利用。

關(guān)鍵詞: 學(xué)校檔案工作 管理工作 認識

學(xué)校檔案工作是學(xué)校建設(shè)的一個重要方面、一個重要子系統(tǒng)。如何加強學(xué)校檔案工作管理，是時代的需要、發(fā)展的需要。學(xué)校檔案是學(xué)校教育教學(xué)活動的真實記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動，是評價學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動、學(xué)校管理、教育科研工作和教育督導(dǎo)評估必不可少的資料。檔案管理是學(xué)校管理工作的一個重要組成部分，下面我就如何加強學(xué)校檔案的管理工作談?wù)務(wù)J識。

一、加強意識，建立機構(gòu)

檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動。結(jié)合實際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，促使重視檔案，支持檔案并自覺地維護學(xué)校檔案工作。其次要建立健全的管理機構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長為組長、各科室負責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一名專職檔案員，學(xué)校各科(處)室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展，在檔案工作不斷深入發(fā)展過程中人員素質(zhì)內(nèi)涵不斷豐富。人員素質(zhì)包括政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和時代意識。

二、健全制度，規(guī)范管理

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科(處)室做到職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標，這就在細節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。

三、強化業(yè)務(wù)，提高能力

檔案管理工作水平、質(zhì)量，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。學(xué)校在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還必須要求檔案員真正樹立“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實”的理念。加強檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻的人擔任學(xué)校專職檔案管理員，運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。提供檔案的服務(wù)形式包括檔案的檢索與開發(fā)編研檔案信息等。服務(wù)形式的精品定位就是使檔案檢索與傳遞的檔案信息最有效、最具特色。

四、穩(wěn)定干部隊伍，改善工作條件

學(xué)校要采取切實措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案干部隊伍，并保持相對穩(wěn)定。專職檔案干部屬專業(yè)人員，與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對待，按有關(guān)規(guī)定，認真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任(或任命)工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調(diào)動。檔案部門的經(jīng)費，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備，從經(jīng)費方面給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備，以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設(shè)應(yīng)列入學(xué)校基本建設(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。

五、注重收集，加強管理

學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學(xué)校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全，另一方面，要強化文書管理，抓好學(xué)校活動所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對有請示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。利用復(fù)印的機會收集，檔案人員在復(fù)印文件材料時，對有價值、需要歸檔的文件材料當即留下原件，以備日后歸檔。對已失去保存價值的檔案，應(yīng)在征得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意，并造冊報經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。對已破損和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制，并照有關(guān)規(guī)定，對所存檔案和資料的保管情況定期進行檢查。因此，檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，又要根據(jù)學(xué)校的需要優(yōu)化服務(wù)措施，提高服務(wù)質(zhì)量，開發(fā)“含金量”高的檔案信息，并及時把能產(chǎn)生極大社會效益和經(jīng)濟效益的檔案信息推向信息市場，使檔案信息在市場環(huán)境的作用下找準位置，發(fā)揮作用。

六、提供服務(wù)，開發(fā)利用

對于學(xué)校檔案信息資源的開發(fā)與利用，我們要堅持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動、準確、迅速。要做好后勤服務(wù)工作，強化學(xué)校檔案室的服務(wù)功能，努力開發(fā)其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。要健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學(xué)校特色的有較高利用價值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學(xué)化、管理機構(gòu)高效化、檔案工作標準化，不斷增強檔案室的綜合服務(wù)功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)。

總之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，要做到主動提供服務(wù)。在社會主義市場經(jīng)濟條件下，檔案人員在履行檔案工作的服務(wù)職能中要有強烈的依法辦事的意識，遵守檔案利用工作紀律，按照黨和國家有關(guān)規(guī)定進行檔案的開發(fā)、開放、公布與利用，正當?shù)貐⑴c市場競爭，正確處理大局利益和自身利益的關(guān)系，防止出現(xiàn)片面追求轟動效應(yīng)、違反檔案利用工作紀律的情況發(fā)生，以科學(xué)的態(tài)度，把學(xué)校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更大的作用。

參考文獻:

[1]楊俊平.人事檔案管理.中國檔案2007年5月專刊.

[2]中央組織部.國家檔案局《干部檔案工作條例》文載中心.