淺析信息化下應收賬款的內部控制

摘 要: 建立系統、有效的應收賬款內部控制制度是企業加強資金周轉、提高資金使用效率、保護財產安全完整的重要手段。本文根據內部控制理論和應收賬款內部控制目標，分析信息化下應收賬款內部控制的具體方法，找出應收賬款控制的薄弱環節，加強企業應收賬款的內部控制。

關鍵詞: 信息化系統 應收賬款 內部控制 對策

信息化系統是全面運用現代信息技術，通過網絡系統，使業務處理高度自動化，信息高度共享，使企業的生產、經營、管理、采購、倉儲等全面實現自動化、智能化的過程。在我國，應收賬款大量出現在信息化系統交易中，但這種信用交易方式還不成熟、不完善。本文擬探討信息化下應收賬款內部控制的對策。

一、應收賬款的形成原因及影響

在激烈的競爭機制下，一些企業為了爭奪市場，穩定銷售渠道，擴大產品銷路，減少存貨，增加收入，一方面盲目采用賒銷策略，忽視客戶的信用情況、生產經營狀況，將產品賒銷給對方，既不與客戶及時對賬，又不及時加強企業各部門之間的溝通核對， 導致銷售與收款相互脫節，催收、清理不及時，出現呆賬、死賬。另一方面不斷增大的銷售量和緩慢的貨款回收速度使應收賬款的剪刀差越來越大，形成大量的應收賬款。賒銷的應收賬款會虛增企業利潤，加重企業的負擔，增加利稅支出、收賬費用等，造成資產縮水貶值，降低企業資產流動性和財務彈性，降低企業短期償債能力，引發財務危機，喪失各種投資機會。

二、信息化條件下應收賬款內部控制存在的問題

應收賬款的管理與控制直接影響企業的財務管理、銷售管理、經營管理，在信息化條件下，應收賬款的管理存在較多問題，特別是內部控制問題尤其突出。

1.內部環境不健全，崗位分工不明確。

信息化條件下，許多企業在崗位設置方面不合理，內部審計不健全、日常管理混亂，分工不明確，權限分配不當，甚至銷售、收款、發貨等業務權限分配給同一操作員，違背不相容職務相互分離的原則，更沒有建立信用管理崗位，相關業務操作員管理意識和信息技術處理能力有待提高。

2.會計核算不規范，風險意識薄弱。

信息化條件下，企業應收賬款核算不規范，不重視應收賬款臺賬、定期定向清欠清查制度和賒銷制度的建立與完善，沒有充分利用信息化系統加強企業管理，無法及時提供會計信息，實施會計控制與監督。對應收賬款能否收回、收回多少沒有底數，對應收賬款沒有進行風險評價。

3.監督檢查不及時，信息不暢通。

信息化條件下，很多企業沒有設置信息化內部監督控制崗位，導致對內部控制的缺陷不能及時發現，內部控制的有效性無法評價。同時無法收集、傳遞與內部控制相關的信息，銷售、發貨、財務等部門之間缺乏有效溝通，單據傳遞不及時，業務聯系脫節，銷售、發貨、收款、開票等信息無法追蹤和勾稽，忽視企業的現金流量和應收賬款回收率。

三、信息化條件下加強應收賬款內部控制的對策

應收賬款涉及企業日常經營及管理活動的各個方面，也能反映企業經營管理的弱點缺陷。因此，我們應加強企業應收賬款的內部控制，建立、健全行之有效的控制制度，注重對應收賬款的事前、事中、事后的控制。

1.強化內部管理，建立賒銷審批制度。

信息化條件下，根據企業實際情況和信息化系統的要求管理和控制應收賬款，制定信息化管理制度，建立嚴格的授權批準制度，設立賒銷審批制度，根據業務流程分別設立銷售、發貨、收款三個業務部門，明確各部門的職責、權限，確保辦理銷售、發貨與收款業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。

2.規范會計核算，加強信息化系統的監督與控制。

信息化條件下，根據企業的需要和信息化系統的要求規范應收賬款核算，提供真實、準確的信息。

(1)規范應收模塊的基礎資料

根據信息系統的要求規范應收模塊的基礎資料，以便及時、順利、準確地運用信息系統，包括客戶的詳細資料、分類方式，用于銷售的所有存貨的名稱、規格型號、價格、成本、分類方式，所有客戶應收賬款的期初數據，盡量精確到某一筆具體的發票或業務。

(2)規范應收賬款核算方法

根據信息系統的要求和企業的實際情況，確定應收賬款的核算方法，包括應收賬款的發生、對賬、收回、核銷、壞賬等。如確定賒銷發生的代墊運費、銷售退回、銷售折讓、現金折扣、票據利息、票據貼息、票據費用的核算方法;信息化條件下，可選擇應收沖應付、預收沖應收等方法核銷應收賬款;選擇銷貨百分比法、賬齡分析法、應收賬款百分比法計提壞賬。

(3)規范應收賬款的科目設置

企業應根據內部控制要求、信息系統功能，結合企業規模建立適合企業需要的科目體系，完成各種核算、查詢、匯總、統計與控制。如:某施工企業的應收賬款不設明細科目，以單位輔助核算代替明細核算;某工業企業則按貨款、稅金設二級科目，按批量件、零星件設三級科目，批量件按法蘭、齒圈、閥體、軸設四級科目，并設數量、單位輔助核算，有些甚至還要反映成品、齒坯、鍛坯、粗車坯、精車坯、調質坯、正火坯五級信息，與主營業務收入形成相互牽制、相互制約關系;科目設置將往來、賬務、銷售、存貨、成本、出納等模塊連成一體，相互傳遞數據。

(4)規范應收賬款賬務處理

企業根據信息系統功能與科目體系完成日常賬務處理。如大型的ERP系統，每一筆賒銷單據都詳細反映產品的名稱、狀態、客戶、圖號、送貨單號、計劃材質、實用材質、銷量、金額、任務單號、理論重量、投料重量等，根據單據生成詳細的應收賬款明細賬，應收余額表、賬齡分析表、資金占用表、各種匯總表等;沒有啟用進銷存系統的企業，憑證摘要和科目信息中應詳細反映上述信息或提供詳細的應收賬款臺賬或流水賬反映。

(5)加強信息系統的監督與控制

企業應設置嚴格的管理與監督制度，制定銷售定價控制制度、壞賬準備金制度，建立銷售談判、合同訂立、合同審批、組織銷售、組織發貨、銷貨退回各個環節的控制程序和崗位權限，通過權限控制業務操作并經審核通過才能執行下一項工作。如系統主管完成基礎設置，銷貨員錄賒銷單據，庫管員完成發貨業務，會計完成會計核算，出納負責收款。

3.完善催款政策，強化考核評價。

信息化下，根據信息系統提供的信息生成對賬單、催款通知單或Excel文件并及時與客戶對賬，查詢資金回籠情況，完善修改現有的催款政策，制定多種清對催款政策，專人負責實施。同時將績效考核及其獎懲與應收賬款周轉率密切掛鉤，納入單位負責人、銷售主管、財務主管效績指標考核體系，加強考核與評價，加強信息溝通。

綜上所述，隨著商業信用的不斷發展，企業之間由于賒銷業務而產生的應收賬款問題日益嚴重，應收賬款不斷攀升，呆賬和壞賬比例逐年升高，利潤下降，連年虧損、經營難以為繼，甚至破產或被重組。因此，企業必須充分重視應收賬款分析和掌控，加強應收賬款治理，控制應收賬款風險，提升企業治理水平、最大限度地增加投資收益，增強企業在市場中的競爭力。

參考文獻:

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