淺議辦公自動化在辦公室管理中的創新

隨手在網上搜索詞匯“計算機”，竟在很短的時間內出現相關信息1億多篇，輸入詞匯“辦公自動化”，出現了超過2千萬篇的相關信息。在網絡的招聘信息中，絕大多數在招聘信息中都會提出熟悉辦公自動化軟件，能夠熟練操作計算機。這些天文數字，說明隨著科學技術和社會經濟的迅猛發展，特別是計算機技術、網絡通訊技術、多媒體技術的發展和廣泛應用，辦公自動化已經越來越成為我們日常辦公、管理工作不可缺少的條件。作為信息化爆炸時代的我們，如何積極適應辦公自動化發展的要求，運用現代化的技術設備和科學管理手段來提高我們工作質量和效率，實現工作、管理現代化和決策科學化，這對各行各業的人員提出了新的思考。

一、 辦公自動化的特點

辦公自動化是利用先進的科學技術，不斷使人的部分辦公業務活動物化于人以外的各種設備之中，并由這些設備與辦公人員構成服務于某種目的的人機信息處理系統。其目的是盡可能充分利用信息資源，提高生產效率、工作效率和工作質量，提高輔助決策能力，更好地實現既定目標。隨著信息技術的成熟，辦公自動化為我們的生活工作學習帶來的便捷是不言而喻的，主要呈現出以下幾個特點:①智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如:漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。②集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統。③多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理，及各類信息通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。以往的辦公方式在某種程度上束縛了人類的創造力和想象力，埋沒了人類的智慧和潛能，使人類耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重復的工作，手工處理的延時和差錯，這正是現代化管理中應該注意的弊端。用先進的、現代化的工具代替手工作業，無疑是生產力發展的方向。辦公自動化對以往的辦公方式的變革，正是適應了人類的普遍需求，也順應了技術發展的潮流。

二、 合理利用辦公自動化對現代辦公室工作效能的有效促進

電子計算機在辦公室中的應用范圍是很廣泛的，從大的方面說，主要可用于計劃、物資、生產、人事及勞動工資、行政管理等方面。在計劃管理方面，電子計算機應用于日常工作計劃管理的極大好處，主要體現在對日常工作計劃質量大幅提高;有效地利用計算機管理，能促使計劃快速完成;能精確地進行成本核算，對預計結果能準確作出預測;同時，合理地使用計算機能及時地發現問題。在辦公物資、生產管理方面，合理地利用電子計算機可以達到有效地對物資的流通、存儲進行信息控制管理，使其保持在最佳狀態;能夠完整記錄各種物資本身情況及存儲情況，變動和查詢都很方便，大大地節約了人力物力，同時使損耗大大降低。在人事及勞動工資管理方面，利用計算機可以對本單位的所有人員實行有效的檔案管理，可以隨時調用每個工作人員的檔案記錄情況，清楚地了解每個人的知識結構、工作履歷、勞動業績，以及愛好、特長，從而做到對每個人用其所長，發揮最大積極性，節約資源的同時更便于管理操作，減少了大量的人力，而且準確性大大提高。在行政管理方面，利用計算機進行日常事務的管理，可以把管理者從事務中解放出來，降低管理成本，提高工作效率。

三、 辦公自動化在辦公室管理中的有效、合理應用

辦公自動化能夠提高工作效率和工作水平，如何利用辦公自動化來應對辦公室工作的復雜性和多變性，以極大地提高工作速度和工作效率，使得我們在工作中能很好地實現文字處理、信息傳遞、存貯與檢索的現代化，避免辦公自動化為我們的工作帶來的弊端，需要我們每個人的實踐、探索，以使得我們在工作中處理辦公事務時靈活高效。

(1)更新觀念，加強培訓，提高人員素質和水平。在很多人眼里，辦公自動化主要是處理一些公文、收發電子郵件，實現紙面作業計算機化。殊不知，辦公自動化大有學問，涉及行為科學、管理科學、社會學、系統工程學等學科，辦公自動化的應用已成為現代各行各業管理現代化的標志之一。實現辦公自動化，運用新的辦公手段，實現高效的辦公管理，就要求辦公人員必須具備相應的素質與技能，它對辦公人員的業務素質提出了嚴格要求。如不迅速提高信息化業務素質，就不能適應現代社會發展的節奏，就不能適應辦公自動化的要求，將會被淘汰。特別是現在提出的無紙化辦公，OA系統的出現，對現代辦公室工作人員提出了更高的要求。部分企業單位已經完全進入到了網絡化辦公的時代，文件的收發、傳閱、執行完全靠計算機來完成，如沒有過硬的信息辦公自動化素質，就會在辦公室工作中出現種種失誤，使工作得不到及時有效地解決和處理。所以，要推進辦公自動化，首先要求辦公室工作人員打破傳統的思維模式，接受新的信息技術，加快自身信息化素養的提高，盡快跟上時代步伐，提高對辦公自動化的認識，走出認為辦公自動化不如手工、紙筆、容易出錯、安全性不高的誤區。我們要確立發展意識、服務意識，而且必須定期組織培訓提高工作技能，熟練掌握計算機知識、網絡知識、電子公文知識、操作技能及相關法律法規，為建立和實施辦公信息管理的自動化提供保障。

(2)加強科學管理理念。辦公自動化，在某種程度上來說也可以看做是一種以信息處理為主要特征的辦公活動。它的基礎是計算機技術和通信技術，而物化人類思維中科學管理的內容是實現辦公自動化的關鍵，它體現管理智慧，并能真正意義上去實現辦公自動化。在具體的實施中要用科學的管理理念規范工作人員的工作流程，建立一個符合現代化管理的組織體系，制定具體的管理辦法和規章制度，尤其是在安全性、保密性方面應作出嚴格規定。注重辦公工作的科學管理與現代化信息技術設備的結合。從領導分工、辦公室工作人員職責和工作績效等方面加強管理，做到職、權、責有機結合，提高辦公自動化的應用效率，最大限度地發揮其作用。

(3)加強技術不斷創新，更好地為我們的工作服務。隨著計算機技術的發展，辦公自動化從最初的漢字輸入、字處理、排版編輯、查詢檢索等單機應用逐漸發展成為現代化的網絡辦公系統，通過聯網將個體辦公工作系統聯成一個群體辦公系統，再通過遠程網絡將多個系統聯結成更大范圍的辦公自動化系統已經成為辦公自動化發展的必然趨勢。而多媒體技術是辦公自動化發展的又一趨勢，辦公自動化系統引入多媒體技術，使之處理語音、圖形、圖像功能加強，更能夠滿足辦公要求，提高辦公信息處理的應用范圍和價值。同時網絡的安全性是一個亟待解決的大問題，當今各行各業對信息的價值有了更深的認識，因而對信息的存儲和保密也就更加重視。然而，病毒的破壞、黑客的入侵等都將對系統信息以致命的打擊。這就需要我們在使用中要不斷完善、創新，使辦公自動化能更好更安全地服務于我們。

四、 辦公自動化的前景

辦公自動化的發展取決于辦公活動的需求和實現這種需求的可能性。如何把最新的技術用于辦公，去適應未來的辦公模式，是辦公自動化研究的任務。辦公自動化是一個不斷發展的概念，因此辦公自動化建設是一個長期的任務。把人們從繁重、機械、重復性的勞動中解脫出來，已成為辦公室工作人員的迫切要求。因此，有效的辦公自動化系統可以使部門內部成為一個龐大辦公室，各個部門在資源共享的基礎上協作，便于明確每個部門及個人的職能，使之發揮更大的功效，服務于現代人類。

知識經濟的競爭，已成為當今世界多格局國際競爭的制高點。辦公自動化的發展，應該是更好地為知識管理服務，它的建設是基礎性、長期性和經常性的。其建設和應用不僅是提高管理效率的重要途徑，而且是實現信息化的必然結果和時代發展不可阻擋的潮流。

(西安教育電視臺)