人事檔案管理制度改革的研究思路

摘要:建國以來，我國初步建立了干部人事檔案工作的管理理論、原則和方法，但未能形成系統的理論知識體系。要適應社會主義市場經濟發展的需要，開創干部人事檔案工作新局面，實現干部人事檔案管理現代化，必須建立現代化干部人事檔案工作的管理理論，建立起包括干部人事檔案管理的基本理論、科學概念、工作原則和方法的理論體系，為干部人事檔案工作向現代化的方向發展奠定堅實的理論基礎。

關鍵詞:干部人事檔案工作;干部人事檔案管理;科學概念;理論知識;現代化

中圖分類號:G271文獻標志碼:A 文章編號:1002-2589(2010)21-0129-01

一、人事檔案管理制度改革的理論架構

人事檔案產生的主體是行為人，是行為人形成的記錄和反映行為人學習經歷、工作經歷、社會活動、個人能力、個人信用等內容，以個人為單位保存備查的原始記錄。它是個人謀求發展、單位人事管理、國家合理配置人力資源的基本信息材料。人事檔案應在尊重行為人的意愿基礎上建立，行為人對人事檔案具有知情權、監督權和托管權利，利用人事檔案應征得行為人的同意，同時，行為人要為自己的檔案行為負責。行為人要參與社會活動，就必須提供完整的人事檔案，滿足單位人事管理和國家合理配置人力資源的需要。因此，人事檔案具有明顯的公共信息的特征和公共物品的屬性。

在市場經濟中，人才是屬于全社會而不僅僅屬于某個地區、部門或者單位，讓人的屬性從“單位人”盡快轉向“社會人”，人才流動已經成為個人與社會發展的必然。人事檔案制度的人本化必然以承諾個人的自由與流動、發展的權利為前提，只有實現檔案關系與勞動關系的分離，實現人事檔案的社會化管理，才能實現人力資源的最優組合。用社會管理記錄個人社會活動的真實信息，為社會提供個人活動的真實信息，這對于誠信社會的建立是不可缺少的客觀條件。人事檔案是社會公共管理的一種信息載體和信任物品。要按照憲法及《公務員法》、《勞動法》、《保密法》、《檔案法》等法律進行人事檔案管理改革。

人事檔案管理改革要回到檔案作為人力資源管理的原本意義上來。人事檔案不能多頭管理，只有集中管理才能全面反映一個人的完整面貌，才具有整體功能，并實現整體開發和社會共享，為人才流動和人才成長創造更寬松、更人性化的制度環境。人事檔案是檔案的一個門類，它應是國家檔案資源的一個組成部分。檔案館是集中保存、管理檔案的文化事業機構，加強人事檔案管理是檔案館的權利和義務，也具有專業化管理和社會化服務的優勢，是人事檔案實施高效率和低成本管理的最佳選擇。同時，也改變檔案館“只見森林不見樹木”的館藏結構，使之真正成為國家檔案的保管基地和利用中心。

人事檔案的權屬問題，是必須研究解決關鍵的問題，要明確個人、單位和國家在建立人事檔案活動中的相對法律關系。如人事檔案的建檔權、所有權、管理權、使用權、知情權和監督權等必須在現有法律框架下，權衡國家、集體和個人的利益，進行準確的界定和劃分，以保障各方的利益，使改革的阻力降至最低。要保證人事檔案內容的真實、完整、準確、安全，要厘清人事檔案與個人檔案、人事文件和文書檔案之間的區別與聯系。人事檔案制度牽涉到的部門主要是組織、人事、勞資、教育和檔案等諸多部門。要能積極協調各方關系，促進人事檔案制度改革的順利進行。

二、人事檔案管理改革的運行模式

人事檔案管理制度的改革要以維護公共利益為改革的邏輯起點，以“以人為本”為價值取向，實現社會轉型時期的公共政策創新，采用現代化信息處理技術加強人事檔案的管理和服務功能，充分利用現有的檔案工作機制，使轉軌成本或創新成本降至最低，使轉軌效益或創新效益發揮到最佳最大狀態。

由檔案館負責實施人事檔案的專業化和社會化管理，建立人事檔案信息共享的平臺。即社會成員以居民身份證為人事檔案建立的準入號碼(亦為終身檢索號碼)，避免一人多檔、重復建檔、棄檔、毀檔等現象的發生，由個人自愿選擇檔案館建立契約委托關系，并吸納公安、銀行、社會保險等相關部門有關個人的信息資料，建立與學業、才能、業績、信用為主要標準的人事檔案，組成個人參與社會活動的基本信息資料，并構成一個人一生完整的記錄，由檔案館負責保管和提供服務。建立以檔案部門為主體和中心的人事檔案管理模式，由各級檔案館對人事檔案實行專業化、社會化管理，建立全國通用的、標準的、先進的、適用的、可靠的人事檔案信息庫，逐步實現信息資源契約化、社會化、電子化、法制化。使人的管理從過去單位管理向社會化管理過渡。充分體現檔案工作“集中統一，分級管理”的工作原則和“便于利用”的工作目的，建立檔案信息管理、服務、開發三位一體為特征的人事檔案新體制，充分實現社會公共管理。使每個人僅憑著一張身份證，就可以通行全國，用人單位和職能部門在哪都能查到一個人的全部檔案記錄。為此，需配套建立利益平衡機制、民主參與機制、政策執行機制、溝通協調機制、監督控制機制、績效評價機制、社會人才評價機制和檔案內容的更新機制等，以保證新的人事檔案管理體制的正常工作秩序，將民主、正義、公平和效率作為其存在的價值基石。