新時期高校復合型檔案管理隊伍的構建

摘要:新頒布的《高等學校檔案管理辦法》從多方面突破了高校檔案的傳統服務范圍，貫徹該辦法，需要構建復合型檔案管理隊伍;在貫徹該辦法中，采取措施，組織崗位培訓，開展研究和研討，有利于培養復合型檔案管理人員，構建復合型檔案管理隊伍。

關鍵詞:高等學校;檔案管理辦法;復合型;檔案管理人員;檔案管理隊伍

中圖分類號:G271文獻標志碼:A 文章編號:1002-2589(2010)21-0187-02

教育部和國家檔案局于2008年8月聯合發布了《高等學校檔案管理辦法》(本文簡稱《辦法》)，貫徹《辦法》與構建新時期高校復合型檔案管理隊伍有著密切的互動關系。

一、復合型檔案管理隊伍及其構建的必要性

《辦法》對高校檔案機構的設置與人員配備、管理職責、服務范圍、檔案材料的載體形式、檔案的利用與公布等做出了全面、明確的規定，貫徹上述規定需要構建復合型檔案管理隊伍。

傳統的檔案管理模式以管理檔案原件為主，新發布的《辦法》將“編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源”列入了高校檔案機構的管理職責;傳統的高校檔案工作服務功能單一，《辦法》首次明確了高校檔案應為高校教學、科研、招生、管理及師生和社會服務，突破了傳統的歸檔限制和服務范圍;《辦法》還規定，高校檔案機構要“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作”，“實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”，“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能”。這就要求檔案管理人員不僅應精通檔案管理，具有豐富、廣博的知識，熟悉信息技術的知識技能，還應具有一定的研究能力、寫作能力、創造性利用信息的能力，以及與歸檔制度相適應的溝通協調能力和組織能力。

然而，要求每位檔案管理人員都做到上述一專多能是不容易的，只能是各有側重，這就需要構建復合型檔案管理隊伍。復合型檔案管理隊伍不僅指群體內學科互補、能力互補，具有合理的知識層次結構和年齡搭配，還包括密切配合專職人員工作的兼職檔案人員。

二、國內外檔案人才培養的比較

培養各有側重的復合型檔案管理人員是構建復合型檔案管理隊伍的關鍵。培養檔案管理人員主要靠職前學校教育和職后繼續教育。

與檔案教育啟步較早的國家相比，中國檔案職前教育的內容比較偏重理論性知識，不夠重視學生實際操作技能的培養，實踐性課程比例較少，教學方式以課堂講授為主，實驗和實習的環節相對缺乏。一些檔案教育較發達的國家，例如美國，其檔案教育注重理論聯系實際，注重專業技能和科研能力的培養，特別重視培養學生的實踐技能和操作技能，實踐課的比例高于理論課，經常組織學生去檔案館參觀實習，或是開展檔案專題定向研究;一些理論課程也往往通過課堂實驗、模擬表演、自由討論等多種方式讓學生在實際操作中領會、消化理論原理;還注重相關學科知識的教學。

美國的檔案繼續教育分為課堂教學、崗位輪訓、論文寫作及考評四個方面，其中，崗位輪訓是其最獨到、最吸引人之處。學員在2~3個月的輪訓期間，被交叉派往若干個檔案部門進行實習，熟悉館藏、廣泛直觀地了解檔案部門的各項業務，包括科研。我國檔案繼續教育雖然強調利用與保管并重，但由于多種原因，過去檔案繼續教育對檔案的利用和檔案管理人員科研能力的培養重視不夠。

三、構建復合型檔案管理隊伍的一種重要方式

針對我國檔案教育中存在的上述問題，目前急需在職后繼續教育中采取補救措施，《辦法》的發布實施為此提供了契機。依據貫徹《辦法》(尤其是履行其中的高校檔案機構管理職責)的需要，組織崗位培訓;通過崗位輪訓，結合課堂教學和貫徹《辦法》的業務研討撰寫論文，然后主要是針對論文考評。這種方式有利于培養復合型檔案管理人員，構建復合型檔案管理隊伍。

例如，《辦法》要求編研檔案史料。在編研檔案的過程中，可以組織崗位培訓和編研業務的研討等活動，尤其是與開設有檔案專業的高校、檔案繼續教育機構或有經驗的重點高校檔案館結合起來編研、培訓、研討，爭取專家在合作編研中有的放矢的指導，培養檔案管理人員的創新能力、調研能力、采編能力、公關能力、學習能力和創新意識、開放意識、主動參與意識、協作意識等。實踐證明，在圍繞編研檔案組織的崗位培訓中，為了更好地構建復合型檔案管理隊伍，需要注意克服編研檔案選題狹窄、形式單一的錯誤傾向，克服側重“編”忽視“研”的錯誤傾向，強調走聯合編研，共同開發信息資源的路子。

又如，《辦法》擴大了高校檔案的服務范圍，需要檔案管理隊伍的知識層面向其服務范圍所涉及的領域和相應專業延伸，否則將影響檔案信息資源的匯集、分類、利用等工作的質量，這樣，單一由檔案專業人才構成檔案管理隊伍將無法滿足新時期的需求;因此，可以充分利用高校的人才優勢，聘請校內外與上述服務范圍有關的專家，組織專題講座、崗位培訓、協作研討，擴展檔案管理人員的知識面，加強復合型專業知識的儲備，將各相關專業技術有機結合;同時，在高校檔案服務范圍所涉及的領域內，建立健全兼職檔案管理隊伍，構建以學校檔案機構為依托、校內職能處室(教務處、科研處、學生工作處、人事處等)為軸心、向各系部輻射的全校性檔案管理工作網絡，以便實行學校檔案機構、職能處室、系部、教研室分級收集的歸檔制度。在實施《辦法》規定的歸檔制度中，需要對相應的兼職檔案管理隊伍，尤其是各處室系部的秘書和系辦公室主任組織歸檔知識的培訓，分類指導。

此外，針對《辦法》關于實施檔案信息化建設的要求，充分利用高校計算機人才的優勢，通過培訓，以了解檔案管理的計算機專業人員作為兼職或專職檔案管理人員，與了解信息技術的專職檔案管理人員一并，在以上兩者共同實施檔案信息化建設和共同承擔相關課題研究的過程中，構建復合型檔案管理隊伍。

《辦法》規定高校檔案機構要通過舉辦檔案展覽、建設檔案網站等多種形式，開展檔案宣傳工作;在利用檔案開展宣傳的教育活動中培訓檔案管理人員，可以使其了解大學教育、大學文化和大學精神文明建設等相關方面，與本校學生工作處等部門結合，構建復合型檔案管理隊伍。

《辦法》還要求有條件的高校在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課;針對學生組織檔案宣傳教育活動不僅可以培養學生的檔案意識，提高檔案的利用效率，還可以為學校檔案機構培養學生兼職檔案服務人員，也可在他們畢業之后，在社會上以校友身份作為母校檔案機構的兼職檔案服務人員，以上兩者均是復合型檔案管理隊伍的組成部分。

《辦法》規定高校檔案機構要組織檔案學術研究和交流活動。為此，需要先圍繞實施《辦法》組織業務研討，針對業務研討組織相應的培訓，進而開展學術研究和交流，在此基礎上撰寫論文，從而培養具有研究和協作能力的復合型檔案管理人員。

四、構建復合型檔案管理隊伍的保障機制

在貫徹《辦法》的過程中，可以采取相應的措施，建立健全培養復合型檔案管理人才、構建復合型檔案管理隊伍的長效保障機制。

首先，根據國家相繼出臺的一系列有關教育培訓的法規和政策，針對在貫徹《辦法》中組織的崗位培訓，制定相關的規章制度。例如，檔案管理人員如果參加了學校圍繞檔案工作組織的校本崗位培訓，在研究的基礎上公開發表了論文，或者是編研成果被一定級別的機構采納，則可以折合成相應的繼續教育課時數，或有相應的獎勵，予以認定和登記。

其次，可以在區域內與開設有檔案專業的高校、檔案繼續教育機構或有經驗的重點高校檔案館建立固定的聯系，組建基于共享檔案信息資源的區域共同體，開發基于共享檔案信息資源的區域共同體網絡系統，依托該共同體及網絡系統，有計劃地以遠程教育的模式，指導《辦法》的貫徹和相應的崗位培訓，組織檔案管理人員及兼職檔案管理人員開展協作式研究性學習。實踐證明，依托共享檔案信息區域共同體及相應網絡系統開展協作式研究性學習培訓，十分有利于培養復合型檔案管理人員，構建復合型檔案管理隊伍。

此外，還需針對《辦法》的貫徹組織年檢，針對相應的崗位培訓組織考評驗收，例如，定期聘請專家對照《辦法》，認真開展調查研究，查找不足，及時發現問題并通過培訓、研討或論證，糾正問題，以評檢促培訓。

總之，高校檔案機構應在貫徹《辦法》中組織崗位培訓，在崗位培訓和專題講座的基礎上，鼓勵和支持檔案管理人員開展研究、研討，撰寫論文，圍繞貫徹《辦法》和崗位培訓組織考評，建立健全相關的保障機制，以利于培養復合型檔案管理人員，構建復合型檔案管理隊伍，從而有利于貫徹《辦法》。

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