我國檔案管理信息化建設的探討

中圖分類號:G279.27文獻標志碼:A 文章編號:1002-2589(2010)21-0195-01

一、檔案管理信息化建設的必要性

檔案管理信息化指運用現代信息技術加強檔案信息資源的收集、整理、開發和利用。檔案管理信息化建設的基本內含包括:檔案信息的標準化建設、檔案信息存儲數字化和檔案信息利用網絡化。檔案信息化建設是一個信息數字化建設的過程，也是同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程。在信息時代，檔案管理信息化建設對推動我國經濟社會繼續發展具有十分重要的作用。

1.檔案管理信息化是實現資源共享的必然要求

在當代，各行各業信息化已經成為世界各國搶占經濟發展的最高點、加速經濟和社會發展的必由之路。加快檔案資源信息化的步伐，既是經濟和社會全球一體化新形勢下加快發展的迫切要求，也是實現檔案信息資源共享的現實需要。檔案管理信息化可以進一步促進資源的開發、利用、保存和傳遞，消除各個信息使用者互相共享資源的壁壘，實現資源的高度共享。

2.檔案管理信息化是檔案事業發展的必然要求

檔案事業是為全局服務的基礎性部分，在改革開放和現代化建設中具有十分重要的地位和作用，檔案管理信息化無疑是奠定檔案事業基礎性地位的必然趨勢。面對檔案工作的新形勢，檔案工作的外部條件和內部需求都在發生新的變化。在新時期，要適應檔案工作的要求，必須沖破“接檔案、管檔案”的陳舊觀念，剔除影響檔案事業發展的體制弊端，調整檔案工作的結構，使其與社會整體發展相協調、相一致。同時，檔案管理信息化建設可以促進傳統檔案管理理念的轉變，有利于新一代檔案管理體制的建立和完善。

3.檔案管理信息化是提高工作效率，節約資源的必然要求

傳統檔案工作，主要是利用人工對檔案實體進行精細的收集、整理、保管、利用等，投入的人力大，是以手工勞動為主的管理模式，花費了大量的人力、物力。傳統的檔案管理方法已經在信息技術和通訊技術高速發展的今天突顯弊端。檔案管理信息化不僅大大提高了檔案的儲存量，提高了工作效率，還有力地促進了節約型社會的建設。

二、我國檔案管理信息化建設的幾點對策

《全國檔案事業發展“十五”計劃》明確提出了檔案信息化建設的主要任務是:制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件;加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全，建立全國檔案信息網絡，并入國家信息網。具體講，檔案管理信息化建設的主要對策有以下幾點:

1.盡快制定我國檔案信息化發展規劃

目前，我國檔案信息化發展規劃尚未確立。為了必須克服目前標準不一、各自為政的分散局面，我們必須研究制定全國統一的檔案信息化發展規劃。要通過制定相關措施，保證我國檔案信息化網絡建設沿著健康、穩定、有序的方向發展。當務之急應該是組織全國核心力量研究檔案信息化建設，包括發展的總體框架、規劃、措施、技術支撐、標準規范以及相關內容，使檔案信息化建設駛入規范、有序的發展軌道。

2.確保檔案保存“社會記憶”功能的實現，建立電子文件管理的記錄系統，保證檔案的真實性、可靠性

對于檔案部門來說，保存和延續“社會記憶”是立業之本，提供信息、服務社會是強業之路。檔案信息化建設必須要在實現“社會記憶”功能的基礎上進行，它不僅要利用先進的信息技術來拓展和實現檔案部門提供信息服務功能，更要確保檔案部門保存“社會記憶”功能的實現。由于電子化、信息化手段的應用，檔案資料大多可以進行數字化處理，并按數字化手稿進行管理，以磁盤、光盤存貯量已經有效地解決了傳統檔案管理中存在的“保存”問題，“安全性”問題，以及“借閱難”問題，確保了檔案保存“社會記憶”功能的實現。國際檔案理事會電子文件委員會制定的《電子文件管理指南》中指出，應對電子文件的“元數據”和“背景信息”進行記錄和保存。電子文件記錄系統是一種自動記錄系統，這種“跟蹤記錄”具有原始性，可以記載電子文件的形成、修改、刪除、責任者、入數據庫時間等相關“背景信息”，相當于該電子文件的“出生證”和“身份證”，延續了檔案的本質屬性——原始記錄性。

3.拓寬檔案館管理、服務職能，建立和完善檔案數據庫，為檔案學理論研究學者提供豐富的信息資源

由于信息化后的檔案管理是與傳統檔案管理有所區別的管理，近代檔案學已經是一門完善的、體系嚴密的科學，新一代檔案學尚未產生，在妥善處理檔案管理信息化的管理創新和原有檔案管理制度之間的矛盾之余，應盡快利用已有和現有的檔案資源加快檔案學理論研究的腳步。所以，檔案館既要有歷史信息，又要有政府的現行公文信息，不斷擴充、拓展和延伸館藏信息種類，并且積極推進館藏檔案數字化進程，加快建立檔案目錄中心，豐富檔案數據儲備，為檔案信息化作好后臺數據庫支持，逐步實現館藏信息轉輸網絡化和利用在線化，建立檔案館局域網和廣域網，實現資源共享，為研究學者們提供大量的有價值的信息資源，促進新一代檔案學的形成。