深化內審監督中引入流程審計的作用和意義

周民強

隨著企業風險管理需求的增強,對企業監督檢查也需要從真實性、合規性審計向流程審計轉變。目前,企業內部審計仍然以財務審計為基礎,以合規性檢查為重點,強調經營安全性、合規性,這實際上已難以滿足企業全面風險管理的需求。現實需要引入“流程審計”概念,關注流程控制健全性和合理性,風險和收益的匹配關系,評價企業經營運作效率,提升內部審計工作的層次。

一、“流程審計”的內涵

“流程審計”是基于企業組織形態從以“職能管理”為中心向以“流程管理”為中心的轉變而產生的一種審計方法。它是在充分理解業務流程的前提下,通過規范化的手段,評價企業風險管理、內部控制和治理程序,發現影響企業控制管理和運作效率的不利因素,提出改進建議,為企業增加價值。目前,流程審計廣泛地運用于國外大型經營機構,特別是制造業和金融服務業中,它是“流程再造”理論與“受托責任”理論在企業經營管理實踐中的完美結合。

二、企業采用“流程審計”的必要性

1.流程審計是企業全面風險管理的客觀需要。作為企業風險防范的第三道防線,內部審計的作用取決于前兩道防線的職能發揮;內部審計的方法也需要與企業整體的經營運作和風險管理水平相適應。以往人們僅關注某一項操作的合規性,某一項業務的風險。近年來,人們在風險管理實踐中逐漸認識到,一個企業內部不同部門或不同業務的風險,有的相互疊加放大,有的相互抵消減少。因此,企業不能僅僅從某項業務、某個部門的角度考慮風險,必須根據風險組合,從貫穿整個企業的流程看風險,實行全面風險管理。全面風險管理(ERM)要求企業制定明確的風險管理組織架構和風險管理流程,這為“流程審計”創造了必要的條件。

2.流程審計是目前企業流程再造的現實需求。目前,企業大多采取以部門為中心的經營管理機制。在部門本位主義、利益關系的制約下,總是不同程度存在一些問題,以致在市場營銷、客戶服務、產品創新、交易處理、風險管理、內部協調等方面存在種種沖突和弊端,企業內部經常出現“被一根繩子絆倒多次”的情況,經營效率和管理效率都大打折扣。

上述現象的存在原因很多,其中重要一條就是未對業務流程進行有效梳理。目前,很多大型企業以流程再造為突破口,對內部業務流程和運作流程進行優化和完善,提高自身競爭力,而“流程審計”在其中大有作為。有人形象比喻傳統的經驗審計好比“中醫號脈”,“流程審計”好比“全身體檢”。顯然,全方位的“體檢”更為全面、準確,有利于“對癥下藥”。

3.流程審計是提升審計人員素質,規避審計人員風險的有效途徑。在傳統的財務審計,合規審計導向下,內部審計人員往往關注的是財務信息的真實性,重大違規和舞弊事項,缺少對業務流程系統、全面的了解,時常感覺自己跟不上業務發展和流程的變化。“現代內部審計之父”索耶曾說過,“評價內部控制流程是審計人員的魔杖,是審計工作價值體現,是審計人員邁向其他行業的敲門磚。”流程審計有助于審計人員熟悉業務變化,提高自身素質,繼而成為流程控制的專家。同時,流程審計還在一定程度上規避了審計人員由于重點選取不當而帶來的檢查風險。

三、內部審計在企業流程再造中的優勢

目前,國內企業都非常重視業務流程的再造,無疑對企業進行“流程審計”提供了良好的內外部環境和條件。而內部審計作為公司治理體系中不可或缺的組成部分,作為企業內部重要的控制管理環節,作為直接接觸業務經營前線的渠道,在促進企業流程持續、動態的改進和優化過程中,具有得天獨厚的條件和優勢。

首先,內部審計工作的性質,決定了審計的目標和流程再造的目標是一致的。盡管“保證資產安全完整”仍是當前內部審計首要目標,但股東、社會和員工對企業的要求除了“保值”還要“增值”,要在可以預見的未來保持“又好又快”的發展。如何建立現代企業制度,如何實現效率優先,如何降低不必要的協調成本,如何平衡風險和收益的關系,這些都是股東和社會對企業新的要求,也是擺在審計人員面前現實的問題。

而流程審計正是通過揭示、反映經營管理和內部運作中存在的問題、風險、弊端、缺陷及不足,并通過督促整改,減少無效的或不增值的活動,從而促進企業組織目標的實現。很顯然,流程審計目標與股東、社會對審計人員期望要求是一致的,其核心都是提升企業價值。

其次,相對于業務經營部門,審計部門與企業的業務拓展、管理都沒有直接的利益關系。審計部門的獨立性有利于其對流程缺陷的主動和充分揭示。同時,在有效公司治理下,審計部門的權威性也有利于其發現的流程缺陷得到及時地改進。

三是審計部門的視角涉及企業各個方面,這有利于發現企業內部各業務部門、各信息系統以及縱橫向機構之間的運作管理、協調配合中存在的問題。這種持續的、動態的、寬廣的監督檢查機制,能夠從系統、整體、全局的角度審視流程缺陷,并在更寬廣的范圍內發揮建設性作用。

四是審計人員的職業特點決定了其在查找流程缺陷方面具有其他人員所不具備的職業敏感性。同時,經常性的監督,也使得審計人員能夠對流程的健全性、有效性進行合理判斷。

四、目前企業流程缺陷及“流程審計”著力點

企業流程再造,就是要對內部不適宜的運作流程進行徹底、持續、動態地改變和優化,以實現經營方式和管理方式的轉變,促進企業戰略目標實現和價值最大化。如果說戰略決定“做正確的事”,那么流程則意味著“正確地做事”。目前一些大型企業在流程再造方面已邁出了堅實一步,不僅對微觀層面的業務、產品流程以及內部運作、管理機制予以優化、調整,而且借助改革、公開上市、戰略轉型之機,對企業的治理結構、經營文化、服務理念進行重新設計、塑造、引導,從客戶的視角、市場的導向、效率的角度對業務流程進行重新審視,收到了很好效果。

然而,由于長期以來我國企業本身固有的機制缺陷,部分管理人員仍存在“重業務,輕管理”傳統觀念,關注的是“企業不要出事故”,而非“改進企業運作效率”,對流程方面問題“置之不理”、“視而不見”,導致很多問題屢禁不止,影響企業內部整體運作和企業資產的安全性和盈利性。從目前情況看,企業業務流程主要存在以下缺陷和不足:

一是管理環節太多,流程周期過長,不僅重復勞動,效率低下,而且不易明確責任;二是流程的設計未能充分體現“以客戶為中心”的理念,缺乏差別化和多樣化的服務流程。一些業務流程是為適應既有的組織結構和滿足人員管理的需要設置的,有時考慮“安排人的需要”比“安排事的需要”更多,而客戶需要的完整業務流程常常被割離開來。盡管進行了很多改革,但往往局限于權力和資源的再分配,部門設計和職責劃分并沒有打破傳統的思維定式,“先機構調整,后連接流程”還很普遍;三是各流程間彼此協調不夠,甚至存在沖突。企業業務流程往往由各個經營管理部門自行制定,很少從整體上去檢討流程的合理性和服務的有效性,彼此間缺少銜接和有效協調,存在重復和沖突;四是缺乏統一的信息流程,系統整合性較差,以致帶來管理上的混亂和不便。

針對上述缺陷和不足,審計人員應該將流程鏈條是否過長、繁瑣,是否適應市場以及客戶需要,是否合理、經濟、高效,流程設計是否把握了業務發展和風險的平衡關系作為工作的著力點,并從以下方面分析現行業務流程的問題:一是尋找現有流程中增加管理成本的主要原因,組織結構設計不合理的環節,分析現存業務流程的功能、制約因素以及表現的關鍵問題;二是根據市場、業務、技術變化的特點及企業的現實情況,分清問題的輕重緩急,提出業務流程再造的切入點;三是根據市場的發展趨勢以及客戶對產品、服務需求的變化,對業務流程中的關鍵環節以及各環節的重要性重新定位和合并、排序、刪減提出建設性建議和意見。

五、“流程審計”中要注意解決的幾個問題

要能夠及時發現、揭示企業各類流程中存在的缺陷和弊端,并能提出合理的、有操作性的流程改進和優化建議,有效促進企業流程再造和全面風險管理,必須著力解決以下幾個問題。

一是要盡快轉變審計理念。當前企業制度改革、技術創新、流程優化、產品升級,審計難度逐步增大,特別是一些大型企業通過資本市場運作,管理范圍廣、幅度大、層級多,對審計工作提出了很大挑戰。審計人員必須盡快適應這一變化,及時調整審計視角,要緊緊圍繞企業戰略和目標,爭取在風險管理、流程管理、內部控制和公司治理等方面發揮更大的作用。

二是要密切關注企業發展趨勢和內外部動態。企業流程再造是一個使業務流程自覺適應內外部環境變化的動態過程。審計人員要具備、并不斷提高捕捉流程弊端和缺陷的能力,就必須對企業的市場、客戶、產品、服務、區域環境、工具渠道、運作方式、管理模式予以足夠的關注,只有了解了各類流程的基本程序和關鍵環節、控制點,才有可能結合各類審計項目的組織實施,及時識別、評估流程中存在的缺陷和不足,提出流程改進、優化或再造的合理性和可操作性建議。

三是要善于利用前兩道防線風險防控的成果。大型企業資產規模大,業務雜,機構多,管理層級也多,僅靠審計人員現場檢查無法對企業的情況有全面、客觀的了解。要做“流程審計”,審計人員還要善于利用前兩道風險防控成果,如企業經營部門及合規部門的自查報告,促進經營部門開展內部控制自我評估。同時善于分析研究企業自查報告中問題背后隱藏的流程缺陷,要分析問題產生的實質,在此基礎上提出制度、機制、體制等層面的建議,從而在更大范圍、更廣層面上取得有效成果。

四是企業內部必須建立優化審計成果為流程再造推動力、生產力的暢通機制。流程優化職責在于企業內部各職能部門,流程審計也只是識別、提出流程缺陷并提出建議。因此,企業內部應該建立暢通的采納、再造機制,使“流程審計”識別、發現的控制缺陷,通過一定的程序轉達各再造主體,同時要通過剛性約束保證將這些發現轉化為流程管理的關鍵線索和切入點,避免無謂浪費,使流程審計的目標真正落實到為企業戰略服務、組織運作效率服務上來。

(作者單位:人保財險西安監察稽核中心)