普通高中學籍檔案的管理和利用芻議

中學學籍檔案是中學生個人學習狀況的原始記錄，具有法律憑證作用，管理和利用好學籍檔案，是學校檔案管理工作的重要任務。中學生學籍檔案與學校其他檔案相對而言，更具有自己的一些特點。

一、學籍檔案的特點

1.學籍檔案的分散性。一是材料形成來源的分散性，中學生的學籍檔案來自教務處、政教處等各科室;二是材料形成時間的分散性，一般來說，學籍檔案的形成時間都比較長，一份高中生學籍檔案的形成從入學登記到畢業要經過三年的時間。

2.學籍檔案的變動性。學籍檔案產生形成的周期較長，學生學籍情況處于不斷的變化中，比如有的學生考試可能從補考到及格;有的可能從受處分到取消處分;有的可能從休學到復學等，這些變化都要及時做好記載，以便準確反映學生的學籍情況。

3.學籍檔案的豐富性。學籍檔案的內容十分豐富，包含了學生在校期間的各種表現及相關情況，主要包括:(1)新生入學通知書、新生錄取名冊、考生登記表、入學成績。(2)新生報到注冊材料、學生登記表、學生成績登記冊。(3)學生升學、休學、復學、退學、轉學的報批材料。(4)學生思想品德評定、獎懲、加入黨團組織的材料等。

4.學籍檔案的私密性。每份學籍檔案都記載了學生的很多個人情況，如姓名、照片、出生日期、成績記錄、品德評語等，這些都屬于個人隱私，在一定的范圍內需要保密，要按照有關規定進行管理，以免出現不必要的麻煩。

5.學籍檔案利用的頻繁性。根據調查顯示，學籍檔案是學校檔案中利用最頻繁的，其利用人次占86%以上。學生報考高校、證書丟失、出國等，均需利用其在校期間的學籍檔案。

正因為學生學籍檔案具有一定的私密性、利用率又高，所以更加要求學校采取措施加強對學生學籍檔案的管理。

二、加強學籍檔案管理的幾點建議

1.強化意識，明確職責。為保證學籍檔案工作的順利進行，首先要強化檔案意識，這是做好學籍檔案工作的根本。學籍檔案管理人員應主動學習檔案管理的相關政策法規，真正認識到學籍檔案管理工作的重要性，從而對日常學籍檔案材料及時加以收集、整理、保管。

2.重視培養高素質的學籍檔案管理隊伍。建立一支高素質的檔案管理隊伍是提高檔案管理工作水平的關鍵。學校的學籍檔案管理人員不僅要具有較高的政治素質，還應具有較高的文化素質，應在工作實踐中加強自身的修養，積極學習業務，全面提高自身素質和工作效率;學校還應經常組織管理工作人員進行學籍檔案的建立、管理、開發與利用的研究，使他們的專業知識在深度和廣度上都有較大提高;建立學籍檔案管理的激勵機制，通過深入全面的檢查和評估，樹立典型，表彰先進，激發他們對學籍檔案管理工作的熱情和奉獻精神;落實學籍檔案管理人員應有的待遇，設法提高他們的工作地位，充分調動他們的積極性、主動性和創造性。

3.穩定檔案干部隊伍。檔案工作連續性強，許多工作特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習與經驗積累，才能逐漸適應或逐步完善。檔案干部的頻繁調動，無疑將影響到檔案工作的連續性。因此， 必須抓緊做好檔案干部的穩定工作，建立健全必要的人員進出管理制度，促進檔案工作的持續穩定發展。

加強對學生學籍檔案的管理是由學籍檔案的特點決定的，而學籍檔案的利用則是學籍檔案管理的最終目的所在。

三、學籍檔案的利用中應該注意的幾個問題

1.采用現代化檢索手段。學生學籍檔案內容繁多，要能提供準確的服務，僅憑個人的記憶查找檢索會很困難且效率低下。因此，學籍檔案要采用計算機管理，根據學籍檔案查找的要求，應錄入姓名、班號、證書號碼等檢索條件。只有這樣，才能提高查全率和查準率。

2.嚴格利用審查。學籍檔案具有私密性，在提供利用時一定要注意相關的法律問題，必須按照有關規定要求利用者履行相關的手續，不徇私情，堅持按規章制度辦事。

3.利用中要注意把關，利用要嚴、要細。利用者出于自身利益考慮，常常會提出各種各樣的不正當要求，希望按照自己的要求出具相關的證明，比如，有的要求改成績、出具假學歷等。這就要求檔案工作者堅持原則，嚴格把關，維護檔案的真實性和權威性。

4.注意保護好學籍檔案。由于學籍檔案利用頻繁，大量的翻閱及復印，會影響其壽命。解決這一問題除了靠傳統的紙質檔案保護方法外，更重要的是要充分利用現代化的電子技術，盡量用電子文件提供利用，因為電子文件的使用次數再多也不會對其壽命產生任何影響。

綜上所述:檔案的管理工作是起點、是基礎，而檔案的利用是檔案管理的目的和意義所在。無論是學籍檔案的管理，還是學籍檔案的利用，都要從學籍檔案自身的特點出發去開展工作。

參考文獻

[1]楊大玉.試論加強學籍檔案管理的重要性[J].四川檔案，2007(1).

[2]吳東升，闞洲.基于網絡平臺下高校學籍管理工作的幾點思考[J].宿州教育學院學報，2006(5).

(責任編輯 黃 曉)