高校檔案館資料管理問題的探討

摘要：從高校檔案館藏資料建設的現狀分析入手，對檔案資料收集的范圍、科學管理利用辦法作了探討，以便于高校檔案館更好地為學校建設發展服務。

關鍵詞：高等學校 檔案館 資料管理

[中圖分類號]：G27 [文獻標識碼]：A [文章編號]：1002-2139(2010)-03-0246-02

國家在《檔案館工作通則》第九條明確規定“檔案館要注意接收和收集與本館館藏檔案有關的各種資料”。檔案館作為檔案信息資源保管基地和開發利用中心，不僅要有大量內容豐富、門類齊全、載體多樣的檔案供利用者查找使用，而且要注意收集與檔案有關的各種資料，作為館藏的重要補充，使館藏檔案內容更為豐富，以滿足社會發展和日益增長的物質文化對檔案信息的服務需求，這些年來很多高校檔案館和社會上各類檔案館一樣，在重視加強檔案館藏建設的同時也越來越注意和認識到，做好資料收集工作對檔案工作的影響，陸續開展對一些資料的收集工作。有些高校甚至將做好檔案資料收集工作當成館藏建設的一項重要內容來抓，這應該說是一件十分可喜的事情。高校作為國家培養、育人的基地，它所形成的檔案資料不僅是國家有關高等教育的信息資源，也是一個學校建設、發展的歷史記錄，因此，在做好高校檔案材料收集工作的同時，還要做好館藏資料的整理、分析研究和開發工作，以最大限度地發揮高校檔案工作對教學科研中的作用，才能全面體現其自身價值。但是，就目前情況來看，高校檔案館在資料；管理、開發方面還有很多不盡人意的地方。筆者想就此問題談談自己的看法，請各位同仁不吝賜教。

一 做好館藏資料工作的認識不足

檔案館館藏資料是指一個特定的概念，它主要是指檔案館所收藏的有助于了解館藏檔案內容及立檔單位歷史的，并配合檔案提供利用的一切公開或內部的出版物和文件，以及檔案的編研成果等，例如高校的校報、學術期刊、編寫的簡訊、各種匯編、人物專記、年鑒和能夠反映學校教學、科學研究的圖表或文字材料等均可統稱文字資料。從上所述，我們可以看到，這些資料的形成與檔案館館藏檔案有著不可分割的內在聯系，在一定情況下，它可以彌補所收藏檔案的不足，有時還能起到檔案的作用，而且有些資料形成本身就是檔案轉化過來的，當然在一定條件下，資料也可以轉化為檔案。二者的關系應該是相輔相成，互為補充的關系。但是據我了解，在一些高校檔案館除了做好日常最基本的工作外，其它根本沒有去顧及，至于資料的收集就更不可能了，作為檔案工作者對檔案與資料之間的關系認識不足是不應該的。我們應該充分認識到做好資料工作的重要性。

1、資料是高校檔案館館藏檔案的有效補充

多年來，由于各種歷史原因，很多高校檔案收集都存在收集不全、缺失、損毀等問題，改變這種狀況的手段之一就是，在加強檔案收集同時盡可能地收集與檔案有關資料，這樣可起到填補檔案空白的作用。對于內容收集不完整的檔案，尤其要注意收集與檔案內容相關的資料，以起到拾遺補缺的作用。以筆者所在高校為例，這些年來，學校在抓好檔案收集工作的同時，注意加強了與檔案相關資料的收集工作，尤其加強了對歷史檔案薄弱環節相關資料的收集，以彌補某項檔案內容不足的缺陷。我們南京師范大學是一所百年老校，學校前身為金陵女子大學，首任校長吳貽芳女士，在國內外都享有很高的知名度，但由于歷史的陳因，她身前不少活動珍貴材料未形成檔案保存下來，學校檔案部門平時就留心通過多種途徑方法收集到當時的一些相關資料和一些有關她的傳記，加以保存，彌補了原有檔案的不足。同時也為今人研究她的教育思想，教育觀念提供了珍貴的資料。

2、資料的利用有助于檔案的利用

有些資料可以補充檔案的不足，在某種情況下，還可以印證某些歷史檔案的內容，起到憑證作用。如歷史檔案中時常會出現不知來源的抄件和未成文的草稿，與留下的當時資料核對，則可判斷其可靠真實程度；又如檔案中時常會有表現的統計數字，有些內容項目不全，不統一，而經過主管部門加工整理、篩選、編排、印刷成冊，綜合匯集成冊的統計資料既完整又準確、統一，免去了人們在利用那些因數據不準、資料不全而帶來的煩惱。例如近些年來很多高校由館(室)每年編寫的《年鑒》，往往具有內容全面、系統、集中的特點，因而更便于利用，以筆者所在學校為例，學校2004年成立檔案館以后設立專人負責每年學校年鑒的編輯工作，從文件材料收集，數據核對、內容選擇，都努力做到精準、實用、全面、及時、科學，這樣匯編成的年鑒成為了管理部門辦公必備書，利用時相比于檔案查找更方便，查閱迅速、準確、收到事半功倍的效果。其實很多高校編印的校報和各種專題資料匯集，相關文件匯編等資料，不僅具有專題性強，內容也比較集中，能客觀地反映那個歷史時期的歷史特色，有普遍意義，其利用價值自然比較大，加之這些資料在印刷時，數量較多，收集和利用都很方便。

3、資料的利用有助于檔案的保存

有些資料信息的采取常常是根據有關文件和檔案編印的，是對檔案相關內容

的精煉，其內容與檔案的內容相同或相近，利用這些資料同樣起到利用檔案的作用，從而減少了檔案的使用次數，有利于檔案原件保護。

二 館藏資料管理工作不到位

資料是高校檔案館藏的一部分，做好資料的管理工作的意義是顯而易見的，但是長期以來，有的高校檔案館(室)，對資料的收集管理重視還是不夠，存在不少問題，在一定程度上影響了資料的開發利用。具體表現在以下幾方面：

1，資料收集不到位

很多高校檔案館(室)資料收集未形成制度，未納入工作計劃安排，無章可循，處于一種自由狀態，憑領導和檔案人員的興趣愛好進行收集，其結果造成零打碎敲，對確有保存價值，需要保存的資料卻未收集，沒有什么保存價值的卻反而收藏的現象，當工作任務重，人手不夠時就疏忽資料收集，這些在一定程度上影響了館藏資料收集質量和的優化組合。

2，資料的分類和整理紊亂

關于資料的分類，國家檔案管理機構未做出一個明確規定要求，這樣就容易造成檔案人員在資料分類上的隨意性。檔案人員隨意性較大，形成的結果造成資料分類混亂，不夠科學，給管理工作帶來困難，影響了統計和利用。對此，我們認為應參照圖書館的圖書資料分類法，根據檔案本身的現實狀況，制定一部本館的分類標準作為永恒的分類依據。這樣可使我們不論是人員變動、還是資料的整序和查尋，都可以做到有章可循。

3，利用方法各自為政

對于資料利用不像檔案使用有嚴格明確規定，方法要么過于簡單，要么過于繁雜，這在一定程度上也影響了對資料的管理和利用者的利用。

三 做好資料管理工作的建議

1 根據高校自身歷史、科研、教學任務的特點和檔案館館藏情況，結合工作需要科學地收集適合本枝情況的資料，努力做到使所收藏的資料精選、實用。

(1)收集能反映本校歷史狀況的各種校史、志書和出版物，可要求校有關部門在編寫校史、校志時，一方面將原稿和正本作為檔案歸檔，另外檔案館收藏一本，一本或幾本作為資料保存。

(2)高校是名人匯集的地方，其中有的是學部委員、工程院士，有的是在國際國內均有影響力的著名學者，這些人在高校的教學科研中形成的具有保存價值的各種文字、圖表材料，除歸檔案保存以外，不能作為檔案保存的，建議是否可以作為資料保存，其中包括他人為名人作的傳記、年表等，通過這些資料能完整的反映出該名人一生的活動軌跡，使利用者能把握其脈絡，保存這些資料，一方面豐富館藏，同時也使學校文化得以傳承。為后人研究學問和了解學校的發展歷史提供珍貴資料。

(3)注意收集學校編印的校報、簡訊、專題匯編、年鑒等，能從某個側面上反映某個時間段，學校整體教學、科研、管理各方面發展情況，這些印刷件往往具有內容全面、系統的特點，更便于使用。

(4)另外還可結合自己高校專業、規模、工作實際等，有選擇地收集和購買一些各種文件政策匯編、參考工具書、黨和國家重要領導人著作等叢書，以豐富館藏資料內容，方便利用者多方位的查閱。

2 規范資料的管理方法：

(1)對資料進行科學分類。檔案是一次文獻，而館藏資料大多數都是二次或三次文獻，筆者認為：文獻的性質、屬性不同，所用的分類方法也應該不同，既然館藏資料有別于檔案，應屬圖書資料的概念范疇所用的分類方法，采用《中國法》分類，更趨合理。《中圖法》可根據藏書的多少決定其粗分或細分，收藏資料多的可細分到四級以上類目，資料少的單位可直接用簡表分到一級類目，既方便查找利用，也便于管理。

(2)做好日常的資料的收集、整理和管理工作。備高校應根據各高校的教學科研、管理工作的特點，根據已有的資料收藏的數量，制定出一套切合實際、針對性強的資料管理制度，其中包括收藏的管理和利用方法、措施、范圍、重點，收進后的編目、排架等方法，使資料管理真正做到有章可循。

(3)抓好資料的利用工作。資料與檔案的不同之處，檔案是原始材料，許多是孤本，有的帶有很強的保密性，對利用者和使用范圍都有一定的限定要求，而資料大多是在原始材料的基礎上經過加工形成的二、三次文獻，不止一份，所以在利用上手續應盡管可能地從簡，因為檔案和資料收集和管理的最終目的是為了滿足利用者的需求，在可能的范圍內使資料得到充分的利用，充分發揮出館藏資料的作用，使檔案工作者勞動價值得以體現。

館藏資料是檔案的補充，對館藏檔案起到一個拾遺補缺的作用，檔案資料的收藏工作在整個檔案館的收藏管理利用工作中占有重要的位置，我們應給予足夠的重視，應作為檔案館業務建設的一項長期任務，堅持不懈地抓實抓好，擴大門類，在抓好檔案館藏的同時也抓好檔案相關資料的收藏工作，以便更好地為高校發展服務。