知識管理對信息技術應用的影響

[摘要]獲取知識、創造知識、轉化知識是組織進行知識管理的系統過程，它的實現有賴于信息技術的應用，同時它對信息技術的應用效果又起到了介質和促進的作用。基于這一觀點，本文主要探討了組織的知識觀與知識管理的關系，信息技術在組織中的作用和知識管理對信息技術應用的影響。

[關鍵詞]知識管理；信息技術；影響

[中圖分類號]F205 [文獻標識碼]A [文章編號]1672-2426(2010)02-0031-04

20世紀下半葉，隨著技術的進步，特別是網絡技術和通信技術的快速發展和普遍應用，形成了推動整個世界經濟體系發展的強大動力，使全球經濟迅速增長，并邁進了知識經濟的新時代。21世紀更是一個高度信息化、知識化的時代。“知識經濟”對“人”、“知識”和“信息”作出了全新的解釋，對知識的內涵進行了重新定位，并將其放在經濟和管理的核心地位，因此也對傳統的經濟模式和管理理念提出了挑戰。同時，以知識為主題的許多問題諸如知識經濟、知識產業、知識工人、知識管理、知識工程、知識網絡等等都成為了我們研究的對象。我們在研究這些問題如何促使組織發展時，必須對知識管理以及知識管理對飛速發展的信息技術的促進作用有較深刻地認識。理更是被上升到戰略的層次。

二、信息技術在組織中的作用

一、組織的知識觀與知識管理

20世紀80年代，美國加利福尼亞大學的保羅·羅默教授提出了經濟增長的四要素理論，其核心思想就是將知識作為經濟增長的最重要的要素。他指出：第一，知識能夠提高投資收益；第二，知識需要投資；第三，知識與投資之間存在良性循環的關系，投資促進知識，知識促進投資。他認為，在傳統的物質經濟形態中，人類利用的資源大多數為有形資源，其特點是越用越少。1965年，管理學大師彼得·德魯克在其《個人管理》一書中曾提到，知識將取代機器設備、資金、原料或勞動力等有形資產，成為組織運營中最為關鍵的生產要素。而知識工作者也將取代傳統的勞動工人，成為組織創造利潤的最強大的武器。2000年，梭羅在其《知識經濟時代》中，從產業史演進的觀點，提出知識是第三次工業革命的主角，使組織的競爭由土地、機器與廠房等有形資源的比較，轉向如何取得與利用知識等無形資產。在知識經濟形態中，人類創造財富的資源是知識，而知識資源的特點除了是無形的，還越用越多。

目前，整個世界經濟正在向以知識為基礎的經濟轉移。隨著知識經濟的發展，組織的知識將成為和人力、資本、能源等并列的資源，并且成為組織的第一生產要素。一個組織如果能管理好知識，它的資產和競爭力將會大大增強。而且與知識資源相適應的管理也發生了根本性的變革，成為管理學中的一個熱門的前沿領域。可以說，如何管理知識，使其為組織發揮最大效應成為現代組織管理的核心內容。

組織的價值觀是指組織的策略、目標與哲學觀。隨著組織運作的時間長短。隨著組織成員應對內外部壓力的經驗累積，組織成員的價值觀將會逐漸趨于一致。組織的價值觀是引入知識管理項目時考慮的必要因素，因為組織的價值觀能夠影響組織對知識管理戰略的選擇行為，即不同的組織的價值觀會導致組織對知識管理戰略的選擇決策有所不同。而且組織的價值觀還具有多樣性的特點，即不同組織的價值觀各不相同。

組織的知識觀是其價值觀的一部分。既然觀念能夠引導行為，那么組織的知識觀就將影響組織知識管理的方向、方式和方法。組織的知識觀源于組織的資源觀，其主要強調的是組織的知識資源，認為組織是一個知識整合機構，通過具體的機制將組織環境、資源、因果關系、戰略目標和政策等不同類型的知識進行整合，協調具有專業知識的個人和團隊，實現為組織提供產品和服務的目標。進入21世紀，知識已成為組織最主要的財富來源，而知識工作者就是組織最有生命力的資產，組織和個人的最重要的任務就是對知識進行管理。知識管理將使組織和個人具有更強的競爭實力，并使其作出更好的決策。

隨著知識經濟的發展，現在有不少組織已洞悉知識是組織生存、發展及創新的必要條件，開始研究及實行對知識的管理。早在20多年前，管理學大師彼得·德魯克就對知識管理進行了闡述，他提出組織應以知識為本，組織必須將它們機構內的專家組織起來，并建立有效的管理架構，以發揮知識的力量。卡爾·費拉保羅提出知識管理就是運用集體的智慧提高組織的應變能力和創新能力，是為組織實現顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑。馬斯認為，知識管理是一個系統地發現、選擇、組織、過濾和表述信息的過程，目的是改善員工對待特定問題的理解。UanLel L·ULeary認為，“知識管理是將組織可得到的各種來源的信息轉化為知識，并將知識與人聯系起來的過程。知識管理是對知識進行正式的管理，目的是為了知識的產生、獲取和重新利用”。資深知識管理專家Yogesh Mathotra博士認為：“知識管理是在日益加劇的不連續的環境變化情況下服務于組織適應、生存和能力等關鍵問題的活動。其實質在于信息技術處理數據與信息的能力以及人們創造和創新的能力有機結合的組織過程。

知識管理是知識經濟時代基于對“知識具有價值，知識能夠創造價值”的認識而產生的一種管理模式，它是信息管理的發展與延伸。知識管理可以說是一門跨學科的新領域。要做好知識的管理，不僅要從人文社會學的角度對知識的本質有所了解，還要研究它的動態流程、它作用的對象、空間和情境。經濟的全球化發展，人員流動的增強，知識形成速度的加快，信息流的混雜，對知識缺乏系統管理的組織將大為削弱其競爭能力。組織如何科學化地分析這些因素，并能配合適當的管理方法和科學技術對知識進行有效的管理，這將是加強組織的競爭力和生命力的重要途徑。在2000年的里斯本歐洲理事會上，知識管

信息技術的出現給我們所生活著的工業社會帶來的革命性影響，就如同蒸汽機改變了18世紀的農業社會一樣。信息技術主要包括各種信息系統以及通訊媒介和設備，并被譽為21世紀最重要的三大技術之一。信息技術的應用和發展是組織變革浪潮中的“第三次變革”的原動力。

信息技術是具有通用性和基礎性特點的技術創新，它對我們社會、經濟、政治和文化生活的方方面面都產生了巨大的影響。這種影響或者說是改變，是非常劇烈的，使得幾乎所有傳統的研究領域都無法忽視信息技術帶來的影響。作為社會經濟生活主體的組織，信息技術的應用理所當然地引起管理學者的高度關注。20世紀80年代，著名戰略管理學家邁克爾·波特在《哈佛商業評論》雜志上寫道，“信息革命正橫掃世界，沒有哪家公司能躲得過它的效應”。波特在當時認為，信息革命正以三種重要方式影響競爭：一是它改變了產業結構，同時也改變了競爭規則；二是它讓企業以新的方式超越競爭對手的表現，進而創造出競爭優勢；三是它能從企業內部既有作業中，開展出全新的事業。

計算機技術自20世紀70年代已不再局限于純科學計算與數據處理，而逐漸發展成信息管理系統、行政信息系統、決策支持系統等等。從信息技術在組織中應用的演進來看，它在組織中的應用是逐漸深入的，對組織的影響也日益顯著。從最初的信息技術是MRP、MRPⅡ系統，該系統主要是對制造型組織的各種職能活動進行信息整合和協調；此后出現了EPP系統，它主要是對組織各個職能活動以及供應鏈管理進行資源整合；還有DW系統，它作為管理數據的手段，主要強調對大量數據的分析能力和迅速獲取的能力，并且使跨平臺的數據易于綜合轉換并支持決策，它是一種特殊的信息存儲庫。近幾年出現的KPP和EKP系統主要將組織的信息資源管理推進到知識資源管理。信息技術應用可以說已滲入到組織的各個運營環節，其戰略地位也越來越重要。信息技術的發展為組織運行提供了強大的硬件平臺功能，溝通組織各組成部分的信息，維持組織機體內血液(信息)的流動。

信息技術的應用還可以在運營、管理和戰略層面對組織管理提供有效的支持，對于現代組織提高運作效率、運營效果甚至贏得競爭優勢具有至關重要的作用。國內組織信息化投資與利用水平與國外先進國家相比還有較大的差距，這是問題也是機遇，說明國內組織在信息技術利用上具有更大的邊際效應。如果信息技術應用得法，可以取得在信息技術應用水平進而在經營管理水平上的蛙跳效應。

組織利用信息技術能夠降低成本，提高生產效率，改善決策質量，加強組織內部的溝通，促進組織內部的知識傳播，甚至支持組織新的戰略應用。而且組織利用信息技術獲取競爭優勢、可持續競爭優勢等課題也一直是理論研究的熱點。在實踐上，信息技術在組織的成功實踐也被諸多公司如DELL(在線按訂單生產)、Walmart(供應鏈管理)，Harrah's Entertainment(客戶關系管理)等組織所證實。在現實與理論的雙重刺激下，每年大量的投資被用于組織的信息化建設。據美國商務部1998年的統計，美國公司中超過45％的設備投資用在了計算機軟件與硬件建設上。我國組織對于信息化的投資也逐年遞增，從2005到2007年三年間，我國組織用于信息化的投資累計達到1萬億元人民幣。簡單地說，信息技術在組織中的作用主要表現在以下幾個方面：

第一，能為組織節約各類成本，提高生產效率。組織在運營的過程中需要大量的成本，信息技術的應用將有利于節約這些成本。比如，信息技術應用通過削弱職能部門之間的交互式和順序式的相互依賴關系，進而降低組織的協調活動的成本。在組織的運營過程中，E-mail、網絡電話、視頻會議等先進的信息技術還可以起到“電子經紀”和“電子整合”的功能，這使得組織能夠有效的降低其傳輸信息的成本。信息技術還可以應用在組織的輔助生產、監控與績效評估、決策支持、交易處理、記錄和內外部溝通等領域，可以大幅降低組織的生產成本、交易成本、時間成本和管理成本。

第二，能夠改變組織內部的溝通方式，影響組織的業務流程。信息技術的發展改變了組織內部和組織間的信息溝通和流動的方式，這不僅使組織內成員都有機會獲得自己所需的信息和知識，而且有利于改造組織的業務流程，使得其資金流和物流能夠在信息流的科學管理下，實現合理有效的流動。組織內部的局域網改變了原有的溝通方式，促進了組織的生產方式、管理方式和組織結構的合理調整，使得知識能有效地在組織內部和組織間流動，增加知識共享的價值，進而全面增強組織的生產力。

第三，能夠改善組織的決策質量，幫助組織獲得持續的競爭力。科技是第一生產力，是組織重要的戰略資源之一，它是支撐組織獲取持續競爭優勢的關鍵資源。基于組織知識的視角探討組織信息技術的吸收過程使組織信息技術應用研究與組織競爭力、戰略價值等具備了相同的理論“內核”。基于知識基礎觀的組織競爭戰略理論認為，組織具備有價值的異質性的隱性知識及其獲取能力構成了組織競爭優勢和可持續競爭優勢的來源。

現代組織復雜信息技術的吸收過程實際上就是信息技術吸收中各種實體之間知識的交流與轉化過程，通過這一過程，組織獲得的不僅僅是作為一種實體存在的組織信息技術基礎設施資產，更重要的是獲得了組織管理信息技術的技巧和能力，而這種知識有可能成為組織可持續競爭優勢的來源。并且隨著信息技術在組織中的運用，使得組織能準確地鎖定目標顧客，有效地利用各種資源，有序地協調各種關系，增強了組織的管理能力和研發能力，進而幫助組織獲取持續的競爭能力。

第四，能夠增進組織成員間的信息交流，促進組織成員的參與度。在信息技術的條件下，各級員工不僅促進了成員間的交流，有利于組織內部知識的共享，而且還能夠使組織成員及時掌握與其工作活動有關的信息，這使高強度的參與和自我管理成為可能。員工對組織各方面信息的掌握，將促使他們能積極主動地參與解決問題、制定決策及推進組織變革發展的各項活動。

第五，能夠促進組織內部知識的傳播，為組織建立更新知識網絡。知識來源于信息和資料，如何處理、分析、整合這些紛繁雜蕪的信息數據，使其轉化為有用的知識是知識管理的首要任務。知識與信息和資料的最大區別是，知識具有主觀性、動態性、個性化的特征，并且有時知識會內隱于組織成員的心智模式內，難以客觀顯現。知識就是力量，就是財富，組織在無恰當的激勵機制的配合下，很難自覺地讓他人分享其專有知識。因此，如何促進組織內成員間的隱性知識交流和共享也是知識管理的核心內容。

知識網絡是知識得以產生、存儲、轉移和分享的基礎，所以組織的知識管理離不開其內部知識網絡。組織建立內部知識網絡可以幫助組織對內部所有的知識進行梳理，從而對組織內部包括顯性知識和隱性知識在內的各種知識從分布、結構、內容與屬性方面都有明晰的認識。而且通過將各個領域的工作人員帶進一個虛擬的環境或進行面對面交流而共享和創造知識，從而共享和放大重要的知識。

知識網絡還具有充分挖掘知識的利用潛能的作用，使知識創造在各個層次的知識子網的相互作用下表現出來，讓組織創造出新知識，從而提高整個組織內部知識網絡的知識存量。由于不同知識的屬性、來源、內容各不相同，其分布亦非井然有序，而知識網絡能夠將分散的組織知識和個人知識有機地整合起來，創造性地、有效地促進整個組織內部知識的優化配置，使組織的知識網絡不斷更新。組織的知識網絡框架如圖1所示。

三、知識管理對信息技術應用的影響

人類社會邁入知識社會，經濟發展越來越依賴于知識的積累與創新，對于知識的管理已經成為管理學研究的焦點。而作為管理學中的一種觀念、方法和組成部分，知識管理同其他組織管理因素是相互作用的，對知識管理的研究也不能單單局限于知識管理本身，更應當將其作為管理學中的一個構成因素，并將其與其他因素結合起來進行研究。我們在這里就是致力于研究知識管理與信息技術之間的關系和作用機制。隨著信息技術在組織中的應用，組織內部將會形成相應的技術資源和人力資源，它們與其他的組織資源相結合，共同發揮作用，就會對組織績效產生重大影響。知識管理在這個各種資源相結合的系統中，對信息技術應用的影響主要體現在兩個方面：

1 知識管理對信息技術的應用起到介質作用

依據知識的形態，組織中的知識可分為顯性和隱性兩種形態。顯性知識是指客觀的知識形態，即可以編碼，用系統、正式的語言傳遞的知識；隱性知識主要是指主觀的知識形態，即存儲在頭腦中、個人的、與特定語境相關的知識。組織通過對隱性知識的不斷轉化和積累形成其共享知識庫，組織中的每一個成員又通過共享這個知識庫來不斷地學習和成長。在這樣一個環境中，工作不是簡單的輸出，而是不斷輸入和輸出的過程，這也是學習型組織的實質。

認識隱性知識的價值會使人們從一個全新的視角評價員工的價值，并將組織產生的顯性知識與隱性知識交織起來進行管理。創造一種隱性知識與顯性知識互動的機制和平臺是知識管理的核心，只有知識的循環、轉換才有知識的不斷創新。這個轉換過程包括四種模式：從隱性知識到隱性知識；從顯性知識到顯性知識；從隱性知識到顯性知識；從顯性知識到隱性知識。知識的這種循環過程包括9個鏈條：知識的獲取、整理、保存、更新、應用、測評、傳遞、共享、創新的分立和組合(詳見圖2)。這種循環過程在知識管理系統運行的過程中又會生成知識生成過程、知識積累、知識應用、知識交流四個環節，它們形成一個封閉的環路，并依托信息技術有機的整合為一。

隨著信息技術的廣泛應用，它為組織中各部門之間合作解決問題提供了良好的平臺，有利于組織內部知識的共享和創造，并為組織決策提供必要的知識資源。而且信息技術可以將組織中的知識流轉化為信息流，便于組織進行搜集、整理、存取和傳遞，可以說信息技術是組織進行知識管理的推進器。因此，信息技術在組織中的廣泛應用，在一定程度上是通過知識管理得以實現的，即知識管理在信息技術的發展過程中起到了介質的作用。

2 知識管理對信息技術的應用起到促進的作用

組織的獲利能力不僅取決于某個部門和環節的信息化程度，而且還取決于人們如何分析和應用所提供的信息。信息技術是一種與組織的管理過程密切相關的戰略資源，它與其他組織資源和能力的關系并不是單向的，而是呈現相互作用的機制。就信息技術與知識管理的關系而言，信息技術的應用提高了知識管理能力，反過來知識管理也影響了信息技術應用的效果，信息技術與知識管理是相互作用的。

學習型組織能夠有效地獲取、共享有關信息技術應用的知識，更快地掌握與組織特征相符合的信息技術應用技能，進而充分利用組織的信息技術資源。例如，完善的組織記憶機制給信息技術的應用提供了經驗知識，有利于信息技術資源的價值實現，而組織的學習氛圍將更有利于改善信息技術資源的應用效果。因此，知識管理與信息技術應用之間的關系可以理解為“知識管理能力有利于提高信息技術應用的效果”。研究發現，信息技術的實踐價值和應用效果受到組織特征變量的影響，組織的知識管理能力越強，信息技術應用的效果越明顯。

總之，知識管理對信息技術的應用不僅發揮介質作用還發揮著促進作用，即它不僅可以成為促進信息技術應用的條件，而且可以影響其應用的強度和方向。而且這種關鍵的管理能力將有助于實現并提升信息技術的商業價值。