地方院校圖書館贈書業務管理的探討

摘要:贈書業務是圖書館免費充實館藏的重要途徑之一，這無疑為經費短缺的地方院校圖書館館藏發展提供了新的契機，借鑒國內外行之有效的贈書制度，地方院校圖書館應該結合實際情況，制定恰當的贈書制度，采取積極主動、靈活多變的措施推動這項業務的開展，以突破自身發展的“瓶頸”。

關鍵詞:贈書;贈書制度;地方院校圖書館

中圖分類號:G25 文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)22—0215—02

一、贈書業務管理對于地方院校圖書館的重要性

1.最大限度地增加館藏量。圖書文獻館藏的多寡是圖書館評估的一項重要指標。根據教育部的對普通高等學校圖書館評估的相關要求，普通高校圖書館辦學條件合格的一級指標是:圖書館藏書總量必須達到生均圖書80～100冊，年購置圖書量必須達到生均3～4冊。按照此標準衡量，眾多地方高校圖書館的藏書量都會因為歷年“欠賬”而形成了一個巨大的缺口，并成為其可持續發展的“瓶頸”。在出版物價格逐年上漲，圖書館購買能力日益降低的情況下，經費限制使得贈書在采訪工作中更加重要。地方院校圖書館應多考慮采取此種免費途徑，以廣募圖書。

2.有利于圖書館館藏內涵的建設。館藏內涵建設是館藏廣度建設和館藏深度建設的統一。館藏的廣度建設主要指館藏的范圍和品種。從贈書的主體看，主要有在校師生、校友、社會人士、企事業機構和政府部門等等;從贈書的出版情況看，除正式的出版物外，也有并不對外公開發售的內部資料、會議論文、宣傳手冊和廣告等等;對于已絕版資料，更是只有通過索贈渠道獲得。且不論贈書質量如何，這些無疑都將會增加圖書館館藏的品種，有助于館藏廣度建設。館藏的深度建設主要指學科文獻的縱向積累。地方院校圖書館即使擁有充足的經費，有些學科的絕版舊書也難求。如果贈書工作開展有力，可能得到有價值的私人收藏的捐贈。比如，有些學者就擁有非常豐富的私人藏書，尤其是文史哲方面的資料。由于年代久遠，往往不容易收集。動員這些學者在退休之際，把私人藏書捐贈圖書館，那必將為本校學科建設做出不可磨滅的貢獻。

3.有利于圖書館館藏特色的建設。地方高校圖書館要想自己的館藏有特色，得在提供基礎服務的同時，找準自己的館藏發展方向。地方院校作為為本地區服務的科研機構和人力資源培養陣地，應該立足于地域特色。有關本地區的歷史文獻資料，是反映某一地區的政治沿革、經濟發展、文化教育交流、地理現狀和風俗民情的各種類型的文獻資料，也就是指一切記錄和反映某一地區的歷史和現狀的圖書文獻資料，它是地方圖書館藏書建設和服務工作中最富有特色和生命力的部分之一。

二、地方院校圖書館開展贈書業務的制度設計

1.贈書制度設計的基本原則:(1)必須保留對贈書的處理權，即圖書館有權對贈書進行適當處理，主要包括:圖書館沒有義務保留不符圖書館選書標準的任何贈書資料;圖書館有權丟棄任何外觀上不良的贈書資料;圖書館有權將復本資料提供其他機構或拍賣、轉贈;未被標準參考書索引或只有極少數讀者利用的贈書期刊，圖書館沒有義務保留過期卷期;圖書館有權決定那些贈書系屬參考資料或可提供外借。保留對贈書的處理權可以防止在對贈書剔舊時與捐贈人發生不必要的糾紛。(2)必須按圖書館繁榮館藏需要選書。圖書館歡迎社會各界人士贈書，但不能照單全收，這在贈書制度的總則上應該明確規定接受贈書的要求、種類和范圍等，委婉拒絕不適于館藏建設的贈書。

2.贈書制度設計的基本項目。一個合理的贈書制度包含的項目可以讓捐贈者對圖書館的贈書方式、處理方式和獎勵措施等有所了解，從而有助贈書工作的推動。良好的贈書制度應包括項目如下:(1)圖書館將接受贈書的一般敘述。就贈書的類型來看，主要可分成請求贈書、主動贈書及捐款等三類。請求贈書就是圖書館基于節省經費或是無法購得的書和某些特殊主題的書籍，向出版者或出版機關或收藏者“索贈”;主動贈書是由社會公眾主動贈送;捐款是由個人或團體捐款給圖書館作為購書經費。(2)敘述哪些項目是圖書館不接受的。主要有:不符合館藏發展政策的各類圖書資料;已失時效性者不收，如理工類圖書及電腦主題圖書;盜版或有違反著作權法規定者;館方已有復本者;破損不堪或殘缺不全者;有注記、眉批、劃線者;零星的單期期刊、報紙;各式宣傳廣告小冊子。(3)對于贈書圖書收藏入館后的處理方式。(4)敘述不接受贈書圖書處理的方式。(4)贈書是否納入館藏及其采用的評估標準。(5)建立獎勵辦法。應該明確:贈書雖然能為圖書館增加許多有價值的資料，而且與采購圖書相較，贈書的取得成本也較為低廉，但是沒有一本贈書是完全免費的。這樣，不僅能起到鼓勵贈書的效果，更有利于贈書品質的提升。

3.在贈書制度醞釀的過程中，既要考慮圖書館的館舍、財力、人力等實際館情，也要充分考慮贈書對圖書館的重要意義及帶來的系列問題，不能一味地索贈而最終影響圖書館的館藏建設。

三、地方院校圖書館開展贈書業務的具體措施

1.建立管理贈書業務的專門小組或部門。贈書業務不單是對接受贈予來的文獻資料進行有效管理，而且更包含對社會各界展開有效的公共關系，因此建立專門贈書業務管理部門非常必要。贈書業務管理部門日常工作包括:專門的贈書咨詢、聯系捐贈人、開展業務宣傳、接受捐贈等。盡管圖書館是公益事業，接受贈書是無可厚非，但對于推動贈書業務部門而言，必須把自己放到服務部門的地位，對于贈書無論多寡，盡當竭盡全力幫助捐贈者完成贈書。受贈之后，努力做好贈書的善后的工作，比如，在受贈資料上注明贈送者姓名、編目專門的贈書目錄、定期發函致謝與贈書者保持經常性聯系等，以實際行動詮釋“飲水思源”以吸引更多的捐贈者。

2.加大捐贈圖書的宣傳力度，吸引更多人士前來捐贈圖書。在網絡技術日益發展的今天，積極推進網絡環境下新的贈書模式，尤其是利用圖書館網頁功能，不僅可使贈書信息渠道暢通，而且可將贈書具體方式、質量要求、獎勵形式、贈者名錄或更多公布于眾，既方便快捷，又準確透明，便于贈書者理解和直觀了解有關內容，促使贈書業務更加規范化、制度化。在受贈后，加強對捐贈人的報道力度，通過校報、館刊登載有關情況，也可以在當地媒體上大力宣傳，擴大捐贈圖書的影響，拓展捐贈圖書的來源，吸引更多的用戶來查閱贈書，提供贈書的使用率。具體做法如下:(1)視捐款或捐款的價值大小，予以公開表揚或舉辦特展。(2)捐款圖書資料納入館藏，且達一定數量者，可依冊數的多寡，分別予以不同的致謝方式，如，公告捐款名錄、感謝信、借書證、榮譽校友等方式。(3)針對特殊捐款者，允許專室典藏或開辟專屬網頁。

3.重視本校師生、校友贈書工作的開展。贈書人贈書畢竟帶有捐贈性和自愿性，并非義務使然，因而情感因素在贈書工作中起到非常重要的作用。本校師生、校友與本校圖書館有天然的情感聯系，應該是圖書館贈書業務關注的主體和重點。有不少師生不愿把所收藏圖書(包括自己的專著)捐贈給圖書館，究其原因是圖書館對其著作重視和宣傳不夠。(1)對于在校學生，應該建立捐贈圖書的長效機制，保證此工作的便利性和制度性。充分發動圖書館的義務館員，與各學院取得聯系，在全校范圍內體內通過廣播站、網站及在各學院公告欄內張貼宣傳材料進行組織動員，掀起大學生捐贈圖書活動的熱潮。由于捐贈圖書的復本量大，采取利用大學生參與的方式在各學院設立捐贈點進行收集、登記、粗選，將破損的同時剔除，按學科門類把各種復本量集中在一起整理后再統一運到圖書館，由專門的管理人員做進一步的細選、復查確認后，采編部人員則開始按新書驗收登賬、分類、編目、典藏，再由大學生完成貼磁條、書標、蓋館藏章等加工工作。之后在圖書網頁上專門設置“捐贈圖書”欄目，公示捐贈圖書的大學生名錄，營造關心學校建設和發展的氛圍，增強他們的責任感和使命感。(2)對于在校教師，為了激起更多教職工向學校捐贈的熱情，圖書館應成立本校教職工科研文庫，專門陳列這些花費了大量心血的著作。同時，在圖書館網頁進行宣傳、著手編輯、出版本校教職工的專著目錄。努力把文庫打造為一個展示本校科研成果的窗口。(3)加強與校友緊密聯系，號召他們捐錢贈書。有些校友可能已是某一學科的帶頭人，若能爭取到他們的贈書，無疑對館藏質量和學科建設大有裨益。

4.按照互惠原則進行特殊服務，以招引更多贈書。由于贈書與交換作業彼此關系密切，互有所長、互有所補，均為建立完整館藏而相輔相成。有些圖書館在贈書辦法上，也提及交換原則，提出以該校出版物或或他人贈送而來的復本圖書進行等值或等量的交換方式，以獲得所需的出版物，此法不失為低成本的征集模式。

5.進行贈書館藏使用評估，作為贈書制度的參考。贈書制度作為文獻典藏制度的重要組成部分，不僅要求贈書具有思想性、科學性和適用性，而且對贈書的復本量、物理狀況、時效性等也應與新購置圖書遵循同樣的評估標準。贈送得來的圖書文獻，如果圖書館照單全收，不僅消耗人力時間，對館藏的質量發展也未必有所益處，所以對受贈圖書進行使用評估非常必要。現在的圖書館基本上采用自動化系統，通過圖書管理系統的輔助，文獻流通量統計的分析數據的獲得變得更加的方便。文獻流通量的統計分析，可以用來評估贈書館藏，使圖書館得以從贈書的使用狀況判斷館藏的質量，并以此為依據來修訂贈書的選擇和募集原則。具體項目主要有:(1)從贈書的使用形態，辨認館藏的強弱，作為修正贈書原則選擇的依據;(2)找出旱用的贈書館藏主題，進行移架或注銷;(3)找出滿足率占流通量某百分比的核心館藏;(3)分析比較某主題的流通量在捐贈館藏總流通量所占比例，以確定該主題資料的讀者使用形態;(3)了解館藏使用的特點。

參考文獻:

[1]王麗君.淺談圖書館對捐贈圖書的管理和利用[J].山東圖書館季刊，2002，(3).

[2]鄭家杰.淺談高校圖書館對捐贈圖書的管理和利用[J].大學圖書館情報學，1999，(1).

[3]張佩.做好高校圖書館贈書管理工作[J].圖書館論壇，2002，(3).

[4]郭萬召.淺談圖書館贈書制度的建設和贈書工作的開展[J].圖書館論壇，2004，(5).

[5]許萍.優化圖書館贈書業務的探討[J].圖書館工作與研究，2009，(4).

[6]吳利萍，卓光.網絡環境下高校圖書館對捐贈圖書的管理研究[J].情報探索，2008，(7).(責任編輯/ 王建國)