對電子文件的特性\\歸檔及管理的幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識

摘要:本文圍繞電子文件這個核心話題，對其利弊、如何歸檔、如何管理利用，作了簡要的分析與歸納;對于電子文件的操作實(shí)踐具有一定的指導(dǎo)價值。

關(guān)鍵詞:電子文件高效標(biāo)準(zhǔn)共享依賴安全歸檔管理 收集鑒定 分類網(wǎng)絡(luò)

在當(dāng)今的社會，計算機(jī)已經(jīng)進(jìn)入人們學(xué)習(xí)、工作和生活的各個方面，由此產(chǎn)生的電子文件已被普遍認(rèn)識。雖然它作為一種信息傳播方式的歷史很短，但卻具有其它介質(zhì)所不能比擬的優(yōu)勢。因此，在各個領(lǐng)域，電子文件的應(yīng)用和管理日益普及，并向著系統(tǒng)化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向迅猛發(fā)展。

一、電子文件的特性(電子文件的優(yōu)缺點(diǎn))

相對紙質(zhì)文件而言，電子文件是一種新生事物，是依托于計算機(jī)等電子設(shè)備而存在的數(shù)字化信息。電子文件的管理和利用，必須以深入了解電子文件的特性為基礎(chǔ)。任何事物都具有兩面性，電子文件亦不例外。那么，較其它介質(zhì)文件而言，電子文件的優(yōu)勢以及缺陷到底體現(xiàn)在哪里呢?

電子文件是經(jīng)過電子技術(shù)處理并存儲在磁帶、磁盤、光盤等介質(zhì)上的數(shù)字信息的集合體。比較而言，其優(yōu)勢有:

⑴信息的高效性

目前，計算機(jī)軟、硬件的水平已經(jīng)非常先進(jìn)，信息處理速度快，利用網(wǎng)絡(luò)，對電子文件進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，可同時傳遞給一個或多個接收者，相對于人腦和手工操作，它的效率可能高出成百甚至上千倍。

⑵數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化

電子文件一般是通過應(yīng)用一系列通用軟件或者專用軟件而產(chǎn)生的，在一個單位內(nèi)，它的外在形式和運(yùn)行規(guī)律是統(tǒng)一的。……